Halos lahat ng organisasyon ay nagdaraos ng mga pagpupulong kung saan isinasaalang-alang ang mga isyu na may likas na pagpapatakbo. Kadalasan ang gayong mga pagpupulong ay tinatawag na mga pulong sa pagpapatakbo. Isinasagawa ng kanilang mga pinuno iba't ibang antas: mula sa pinuno ng organisasyon hanggang sa mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon. Ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay ginaganap sa mga regular na pagitan (karaniwan ay isang beses sa isang linggo) at karaniwang naitala. Kung ang yunit ng istruktura o ang pinuno na nagsasagawa ng pagpupulong ay walang kalihim, ang isa sa mga empleyado ng yunit ay maaaring pagkatiwalaan na panatilihin ang mga minuto ng pulong ng pagpapatakbo.

Pangkalahatang mga patakaran para sa pagpaparehistro ng protocol

Ang aming diksyunaryo

Protocol- isang dokumentong naglalaman ng pare-parehong talaan ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, kumperensya at pagpupulong ng mga collegial body.

Ang mga minuto ay iginuhit batay sa mga sound recording o draft na sulat-kamay na tala na itinatago sa panahon ng pulong ng sekretarya o iba pang empleyado, pati na rin ang mga materyales na inihanda para sa pulong (mga teksto ng mga ulat, talumpati, sanggunian, draft ng mga desisyon, agenda, listahan ng mga kalahok, atbp.).

Kung ang pulong ay audio-record, pagkatapos ng pulong ito ay muling i-print, pagkatapos ang nakasulat na teksto ay i-edit at kasama sa mga minuto sa naprosesong anyo. Ang termino para sa pagbubuo ng mga minuto ng pulong ay hindi dapat lumampas sa tatlo hanggang limang araw mula sa petsa ng pulong. Ang mga minuto ng operational meetings ay iginuhit at isinasagawa sa araw ng meeting o sa loob ng isa o dalawang araw pagkatapos ng meeting.

Ang mga protocol ay kumpleto at maikli. Kumpletuhin ang Protocol naglalaman ng talaan ng lahat ng talumpati sa pulong, mga tanong na ibinibigay sa tagapagsalita, mga talumpati ng mga taong nakibahagi sa talakayan, at mga desisyong ginawa.

Maikling Protocol kasama lamang ang mga pangalan ng mga nagsalita, ang paksa ng talumpati, isang buod ng talumpati, at mga desisyong ginawa.

Ang kurso ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo, bilang panuntunan, ay naitala sa maikling minuto.

Ang mga minuto ng pulong ay iginuhit sa isang karaniwang form, isang karaniwang sheet ng A4 na papel o isang espesyal na idinisenyong protocol form.

Mga mandatoryong detalye ng protocol ay:

• pangalan ng Kumpanya;
• Pangalan uri ng dokumento(MINUTES) na nagsasaad ng uri ng pagpupulong;
• petsa ng pagpupulong;
• numero ng pagpaparehistro protocol
• ang lokasyon ng pulong;
• mga lagda.

Ang petsa ng protocol ay ang petsa ng kaganapan.

Mga Problema at Solusyon

Ang pagkuha ng mga minuto ng operational meetings ay kadalasang mahirap. Isaalang-alang natin ang pinakakaraniwan.

■ Problema: ang sekretarya o isa sa mga nakababatang opisyal na kumukuha ng mga minuto ay maaaring hindi maunawaan ang kakanyahan ng isyung tinatalakay, at samakatuwid ay nahihirapang itala ang pag-usad ng talakayan ng isyu.

Anong gagawin? Sa ganitong mga sitwasyon, dapat makipag-ugnayan ang kalihim sa miyembro ng kawani na nagsalita sa pulong o sinumang iba pang miyembro ng kawani na maaaring magbigay ng paglilinaw.

■ Problema: dahil ang mga operational meeting ay madalas na gaganapin nang walang mahigpit na limitasyon sa oras, ang kalihim ay maaaring walang oras upang isulat ang lahat ng nangyayari sa panahon ng pulong.

Anong gagawin? Sa kasong ito, makakatulong ang pag-iingat ng sound recording sa panahon ng meeting at pagbuo ng protocol batay sa transcript nito.

■ Problema: kapag tinatalakay ang isang isyu, parehong mahalaga at hindi mahalaga o kahit na hindi gaanong mahalagang impormasyon ay maaaring ipahayag, at maaaring mahirap para sa kalihim na iisa ang pangunahing (mahahalagang) impormasyon, na dapat itala sa protocol.

Anong gagawin? Sa kasong ito, bago gumuhit ng mga minuto, dapat suriin ng kalihim ang lahat ng impormasyon, paghiwalayin ang pangunahing mula sa menor de edad at isama lamang ang pinakamahalagang impormasyon sa mga minuto.

Teksto ng maikling protocol

Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing.

Sa panimulang bahagi ang maikling protocol ay nagpapahiwatig ng mga pangalan ng chairman at kalihim, ang mga posisyon at pangalan ng mga kalahok (kasalukuyan) at mga inimbitahang tao, ang agenda. Kung mayroong higit sa 15 kalahok sa pagpupulong, pinapayagan itong ipahiwatig sa mga minuto kabuuan kalahok, at ang listahan ng mga naroroon kasama ang kanilang mga posisyon at pangalan ay ibinibigay sa annex sa protocol, halimbawa:

Kasalukuyan: mga miyembro ng direktor sa halagang 16 na tao. (nakalakip ang listahan).

Ang mga pangalan ng mga taong inimbitahan sa pulong ay ipinahiwatig pagkatapos ng salitang "Inimbitahan", na nagpapahiwatig ng posisyon ng tao at ang pangalan ng organisasyon.

Ang agenda ay nagpapahiwatig ng mga isyu na paksa ng pagsasaalang-alang, bilang karagdagan, ang posisyon at apelyido ng tagapagsalita (tagapagsalita) ay maaaring ipahiwatig. Kung mayroong ilang mga katanungan, binibilang ang mga ito ng mga numerong Arabe at inayos ayon sa pagkakasunud-sunod ng talakayan. Ang mga isyu sa agenda ay binuo gamit ang pang-ukol na "o" ("tungkol sa"), halimbawa:

tala

Ang mga bagay sa agenda ay dapat na mabalangkas nang tumpak at malinaw, na sumasalamin sa kakanyahan ng isyung tinatalakay. Hindi inirerekomenda na isama ang item na "Miscellaneous" o "Miscellaneous" sa agenda.

Text pangunahing bahagi Ang summary protocol ay binubuo ng magkakahiwalay na mga seksyon ayon sa bilang ng mga item sa agenda. Ang mga seksyon ay binibilang sa Arabic numeral alinsunod sa agenda. Ang bawat isa sa kanila ay itinayo ayon sa scheme:

Ang mga pangunahing salita para sa protocol ay naka-print malaking titik mula sa hangganan ng kaliwang margin at maaaring lumitaw nang naka-bold. Pagkatapos ng salitang LISTENED sa nominative case, ang apelyido ng tagapagsalita at ang agenda item ay ipinahiwatig, pagkatapos nito sa anyo ng ika-3 tao isahan maikling buod ng nilalaman ng talumpati.

Sa bahaging "DECIDED: (RESOLVED:)" maikli, tumpak, maigsi, para walang dobleng interpretasyon, ang desisyon ay naitala. Ang mga desisyon ay binuo sa isang prescriptive form: "Maghanda ...", "Hulaan ...", "Ipaalam ...". Maraming desisyon ang maaaring gawin sa isang isyu. Sa kasong ito, binibilang ang mga ito sa mga numerong Arabe na tumutukoy sa serial number ng isyu sa agenda, halimbawa:

Kung kinakailangan, kasama ang desisyon, ang mga resulta ng pagboto ay ipinahiwatig: ang bilang ng mga boto na inihagis "para sa", "laban", pati na rin ang mga abstention.

Mula sa teorya hanggang sa pagsasanay

Isipin na pagkatapos mag-decipher ng isang pag-record na ginawa sa pamamagitan ng kamay o sa isang dictaphone, nakatanggap kami ng isang teksto na batay sa kung saan kailangan naming gumuhit ng isang maikling protocol:

Aytem sa agenda: 2. Sa progreso ng muling pagtatayo ng bodega tapos na mga produkto № 2

Teksto ng pananalita:

Vasiliev P.R. Ayon sa plano ng muling pagtatayo, dapat na magsimula kaming mag-install ng mga rack at lifting mechanism sa katapusan ng buwan sa ika-25. CJSC "Profile" - ang aming supplier ng shelving equipment - lumalabag sa mga deadline. Sa ika-20 dapat naming matanggap ang unang batch, sa 10 araw - ang pangalawa. Sa amin - paghahatid ng dalawang pantay na partido, kaya sa kontrata. Nagbayad kami ng buo, iyon ay, 100% nang maaga, dahil noong huling beses na na-convert namin ang unang bodega, wala kaming problema sa kanila. Ngayon ay ika-28 at hindi pa namin ito natatanggap. Pinadala sa kanila ang mga fax, tumawag, kahapon sinagot nila na ang unang batch ay ipinadala, ngunit ito ay aabutin ng dalawa o tatlong araw, iyon ay, mayroon kaming delay dahil sa supplier. Sa tingin ko kailangan nilang pormal na magsampa ng claim para sa paglabag sa oras ng paghahatid.

Upang makagawa ng isang protocol entry, ito ay kinakailangan upang piliin ang pinaka mahalagang impormasyon. Para magawa ito, subukan nating maglagay ng ilang tanong at makakuha ng mga sagot sa kanila. Mula sa teksto sa itaas, makakakuha tayo ng mga sagot sa mga sumusunod na tanong:

Nakikita namin na ang teksto ay naglalaman ng impormasyon na hindi makikita sa mga sagot: binayaran ng organisasyon ang mga produkto nang buo, at 100% ang paunang pagbabayad ay ginawa, dahil may positibong karanasan sa pakikipagtulungan sa CJSC Profile. Ginagawa ba ito impormasyong ito halaga para sa sitwasyon na pinag-uusapan? Malinaw na hindi, samakatuwid, ang isang ito ay hindi kailangang isama sa protocol. Kaya, batay sa mga sagot sa mga tanong na natanggap namin, maaari kaming gumawa ng isang maikling protocol ng talumpati:

2. NAKINIG:

Vasiliev P.R.

Ang pagpapadala ng unang batch ng racking equipment ay ginawa ng supplier CJSC Profile na lumalabag sa deadline, bilang resulta kung saan ang mga deadline para sa muling pagtatayo ng warehouse No. 2 ay hindi natugunan. Ang unang batch ng kagamitan ay dapat na dumating noong Disyembre 20, ang pangalawa - sa 10 araw. Ang pag-install ng mga istante at pag-install ng mga mekanismo ng pag-aangat ay dapat na magsimula sa ika-25 ng Disyembre. Ayon sa supplier, ang unang batch ng kagamitan ay darating nang hindi mas maaga sa Disyembre 30-31. Inaalok na magpadala ng claim para sa paglabag sa oras ng paghahatid.

tala

Kung ang mga expression na "ika-20", "ika-25", atbp. ay ginamit sa talumpati, isang partikular na buwan ang dapat ipahiwatig sa protocol, halimbawa: "Disyembre 20", "Disyembre 25", atbp.

Ipagpalagay na sa pulong sa panahon ng talakayan ng kasalukuyang sitwasyon, ang panukala na magpadala ng isang paghahabol ay hindi suportado. Napagpasyahan na magpadala ng sulat ng demand sa supplier tungkol sa pangangailangang sumunod sa mga deadline ng paghahatid na itinatag ng kontrata. Ang desisyon sa kasong ito ay dapat na maitala sa mga minuto tulad ng sumusunod:

NAGPASIYA:

Maghanda at magpadala sa CJSC Profile ng liham ng kahilingan sa pangangailangang matugunan ang mga takdang oras para sa paghahatid ng mga kagamitan sa istante.

Responsableng tagapagpatupad - Vasiliev P.R.

Deadline - (petsa).

Isaalang-alang natin ang isa pang halimbawa.

Aytem sa agenda: 5. Sa pagsasagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay ng kumpanya sa lungsod ng Perm

Teksto ng pananalita:

Medvedev V.V. Sa taong ito, ang departamento ng pananalapi at ang aming departamento ng accounting ay paulit-ulit na nakatagpo ng katotohanan na ang sangay sa Perm ay nagpakita sa amin ng mga pagkakamali sa pag-uulat. Dalawang beses sila mismo ang nakatuklas ng mga pagkakamaling ito, nagpaalam sa amin tungkol dito at pagkatapos ay nagpadala ng mga naitama na ulat. Dalawang beses na natagpuan ng aming departamento ng accounting ang mga pagkakamali sa mga kalkulasyon, gayundin sa katotohanan na ang mga gastos ng sangay ay isinagawa sa ilalim ng mga maling bagay kung saan dapat itong ginawa. Kung ang mga error na ito ay hindi naitama sa oras, maaari itong humantong sa mga problema sa pagbabayad ng mga buwis. Gayundin, binigyang pansin ng aming mga espesyalista ang katotohanan na ang mga deadline ay patuloy na nilalabag pagtatanghal ng mga ulat sa gastos sa hospitality. Ang punong accountant ng sangay ay dalawang beses sa isang paglalakbay sa negosyo sa amin, hinarap namin ang mga pagkakamali na ginawa ng sangay, ngunit ang sitwasyon ay hindi gaanong nagbago. Pinuno ng serbisyong administratibo at pang-ekonomiya Polozov R.A. nagreklamo din na may ilang mga problema sa mga gastos sa transportasyon sa Perm. Ang katotohanan ay sa una ang mga ulat sa mga gastos sa transportasyon ay isinumite sa kanya, at pagkatapos ay nagsumite siya ng isang pinagsama-samang ulat para sa lahat ng mga sangay sa departamento ng accounting. Isinasaalang-alang ang lahat ng ito, sa palagay ko ay kinakailangan na ayusin at magsagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm, upang hindi magkaroon ng mga problema sa hinaharap.

Superbisor: Sino sa palagay mo ang dapat isama sa komisyon at gaano katagal bago magsagawa ng on-site na inspeksyon?

Medvedev V.V. Sa tingin ko tatlong tao ang kailangan: isa para sa accounting, isa pa para sa departamento ng pananalapi, at isang pangatlo para sa serbisyong administratibo at pang-ekonomiya at ang departamento ng logistik. Dati, napag-usapan namin ang mga pinuno ng mga departamento kung sino ang maaaring pumunta, kaya iminumungkahi ko ang tatlong tao: deputy. punong accountant na si Somov S.S., auditor Yastrebova A.A. at nangungunang inhinyero na si Sokolov B.B. Ang pag-verify ay maaaring isagawa sa loob ng 3-5 araw.

Suriin natin ang teksto ng pangunahing talumpati ayon sa nakaraang pamamaraan:

	1) Kagawaran ng pananalapi at departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya 2) Sangay sa Perm
Ano ang (ginawa)?	1) (Sangay sa lungsod ng Perm) ay nagsusumite ng mga ulat na may mga pagkakamali, gumagastos sa mga maling bagay kung saan ito dapat gawin, lumalabag sa mga deadline pagtatanghal ng mga ulat sa gastos sa hospitality. 2) (Kagawaran ng pananalapi at departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya) ay sinuri ang mga pagkakamaling nagawa sa punong accountant ng sangay. 3) (Ang departamento ng pananalapi at ang departamento ng accounting ng pangunahing kumpanya) ay nagmumungkahi na ayusin at magsagawa ng pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm sa pamamagitan ng pagpapadala ng tatlong empleyado ng organisasyon
	Sa taong ito
	positibong resulta Hindi

At sa kasong ito, nakikita namin na ang impormasyon ng pangalawang plano ay nananatili sa teksto. Una sa lahat, ito ay isang pagbanggit ng pinuno ng administratibo at pang-ekonomiyang serbisyo na si Polozov R.A., na nagreklamo din na ang sangay ay may ilang mga problema sa mga gastos sa transportasyon. Inuri namin ang impormasyong ito bilang pangalawa dahil sa ang katunayan na ang mga ulat sa mga gastos sa transportasyon ay una lamang na isinumite sa pinuno ng serbisyong administratibo para sa paghahanda ng isang pinagsama-samang ulat. Dahil ang pag-uulat ng mga gastos sa transportasyon ay iba sa kasalukuyan, ang impormasyong ito ay upang masuri ang kasalukuyang sitwasyon ng malaking kahalagahan ay wala.

Ang pangalawang impormasyon ay dapat ding isama ang pagbanggit na ang sangay mismo ay nakakita ng mga pagkakamali nang dalawang beses, at dalawang beses - ang departamento ng accounting ng punong organisasyon. Masasabi mo lang na paulit-ulit na natagpuan ang mga error.

Ang mga maikling protocol ay hindi sumasalamin sa mga tanong na ibinibigay sa tagapagsalita. Gayunpaman, kung mayroong makabuluhang impormasyon sa sagot sa tanong, ito ay naitala sa mga minuto ng talumpati. Sa halimbawa sa itaas, ito ay impormasyon tungkol sa kung sino ang iminungkahing isama sa komisyon.

Batay sa mga natanggap na sagot, maaari tayong gumawa ng protocol record ng talumpati:

NAKINIG:

Medvedev V.V.

Sa taong ito, ang sangay sa Perm ay paulit-ulit na nagsumite ng mga ulat na may mga pagkakamali, nag-post ng mga gastos sa mga maling bagay kung saan ito dapat gawin, at nagharap ng mga ulat tungkol sa mga gastusin sa hospitality na may paglabag sa mga deadline. Sa kabila ng pagsusuri ng mga pagkakamali sa punong accountant ng sangay, hindi nagbago ang sitwasyon. Isinasaalang-alang niya na kinakailangan na magsagawa ng isang pag-audit ng mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay, kasama na sa komisyon ang representante. punong accountant na si Somov S.S., auditor Yastrebova A.A. at nangungunang inhinyero na si Sokolov B.B.

Kung sa panahon ng talakayan ng isyu ay isang desisyon ang ginawa upang magsagawa ng pag-audit, ang desisyon ay dapat na buuin sa protocol tulad ng sumusunod:

NAGPASIYA:

Maghanda ng isang draft na order sa pagtatatag ng isang komisyon upang i-audit ang mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng sangay sa Perm, sumang-ayon sa petsa ng pag-audit sa direktor ng sangay sa Perm.

Responsableng tagapagpatupad - Medvedev V.V.

Deadline - (petsa)

V.F. Yankova,
cand. ist. agham, kinatawan Direktor ng VNIIDAD

Panimula.

Ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay sumasaklaw sa lahat ng mga proseso na may kaugnayan sa pag-record (pag-aayos) sa iba't ibang media at pagproseso, ayon sa itinatag na mga patakaran, ang impormasyong kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga aksyon sa pamamahala. Ang dokumentasyon ay isinasagawa sa natural na wika (sulat-kamay, makinilya na mga dokumento, kabilang ang mga telegrama, telephonograms, machinograms), gayundin sa mga artipisyal na wika gamit ang bagong media (mga punched card, punched tape, magnetic tape, card, floppy disk, atbp.)"

Ang komposisyon ng mga dokumento ng pamamahala ay tinutukoy ng kakayahan at pag-andar ng organisasyon, ang pamamaraan para sa paglutas ng mga isyu, ang dami at likas na katangian ng mga relasyon sa ibang mga organisasyon, at naayos sa report card. Ang pagkakaisa ng mga patakaran para sa pagdodokumento ng mga aksyon sa pamamahala sa lahat ng antas ng pamamahala ay sinisiguro ng aplikasyon Sistema ng estado suporta sa pamamahala ng dokumentasyon (GSDOU) at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon (UDS).

Ang pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay isang hanay ng mga magkakaugnay na dokumento na nilikha ayon sa magkatulad na mga patakaran at kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na lugar ng aktibidad. Ang DDD ay inilaan para magamit kapwa sa tulong ng teknolohiya ng computer, at sa tradisyonal na pamamaraan pagproseso ng impormasyon.

Ang mga dokumento ng pamamahala para sa pangalan, anyo at komposisyon ng mga detalye ay dapat sumunod sa DDD, mga kinakailangan ng Mga Pamantayan ng Estado ng Ukraine, mga regulasyon (charter) sa organisasyon ng iba pang mga dokumento ng regulasyon A na naglalaman ng mga panuntunan sa dokumentasyon.

Ito kontrol sa trabaho ay upang ibigay ang konsepto ng isang protocol, ipakita ang mga panuntunan para sa disenyo nito, at ipakita din kung anong mga anyo ng mga protocol ang mayroon.

1. Ang konsepto ng protocol at ang layunin nito.

Sa isang bilang ng mga dokumento ng pamamahala, ang isang espesyal na lugar ay kabilang sa mga protocol. Bahagi sila ng pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo.

Minutes - isang dokumento na nag-aayos ng kurso ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pulong, sesyon, kumperensya

Dapat tandaan na sa mga aktibidad ng mga organisasyon at negosyo, ang mga dokumento na tinatawag na "Mga Protocol" ay madalas na iginuhit, ngunit hindi sila nahuhulog sa ilalim ng kahulugan sa itaas. Kaya, sa larangan ng mga relasyong kontraktwal, mga protocol ng layunin, mga protocol ng hindi pagkakasundo, mga protocol ng pag-apruba ay iginuhit; kabilang sa mga pangunahing dokumento pangkalahatang pulong shareholders, tinatawag ng batas ang mga protocol ng counting commission, atbp. Ang mga ganitong uri ng protocol ay magkatulad sa layunin ng mga kilos: inirerekord at kinukumpirma ng mga ito ang mga katotohanan o kaganapan.

Ang mga protocol ay iginuhit sa anumang organisasyon kung saan mayroong pansamantala o permanenteng mga katawan ng kolehiyo, komisyon, atbp. Ang anyo ng kanilang aktibidad ay ang pagtalakay sa mga kasalukuyang isyu sa mga pagpupulong o pagpupulong at magkasanib na paggawa ng desisyon, kadalasan sa pamamagitan ng pagboto.

Sa pagdating ng joint-stock companies sa ating bansa, tumaas ang atensyon sa ganitong uri ng dokumento. Kataas-taasang katawan Ang pamamahala ng isang joint-stock na kumpanya ay collegial, at ang mga protocol na nagpapakita ng kanilang mga aktibidad ay naging isa sa pinakamahalagang dokumento ng pamamahala. Ito ay tungkol sa mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, mga pulong ng lupon ng mga direktor at lupon. Hindi nagkataon ang pederal na batas"Tungkol sa joint-stock na kumpanya" at iba pa mga legal na gawain bigyang-pansin ang nilalaman ng mga dokumentong ito.

2. Mga panuntunan para sa pagpaparehistro ng mga protocol

Minutes - isang dokumento na naglalaman ng pare-parehong talaan ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, kumperensya at pagpupulong ng mga collegial body.

Ang protocol ay sumasalamin sa mga aktibidad ng magkasanib na paggawa ng desisyon ng isang collegial body o isang grupo ng mga empleyado. Mula sa mga minuto ng mga pagpupulong na nilikha sa mga aktibidad ng pamamahala ng mga organisasyon, dapat makilala ng isa ang pagitan ng mga minuto ng pagsisiyasat, ilang mga administratibong katawan at mga katawan ng pampublikong kaayusan (halimbawa, ang protocol ng isang sanitary inspector, ang protocol ng isang aksidente sa trapiko, atbp.) , pati na rin ang mga protocol ng isang uri ng kontraktwal (mga minuto ng hindi pagkakasundo, mga protocol na negosasyon ng mga hindi pagkakasundo, mga protocol ng negosasyon sa presyo, atbp.).

Mga pagpupulong ng permanente at pansamantalang mga katawan ng kolehiyo (collegiums mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap, mga pagpupulong ng mga kolektibo ng paggawa, mga pagpupulong ng mga shareholder, mga pulong ng mga lupon ng mga direktor, atbp.). Ang mga minuto ay iginuhit batay sa isang talaan ng kurso ng mga pagpupulong, mga transcript, mga sound recording at mga materyales na inihanda para sa pulong (mga teksto ng mga ulat, mga talumpati, mga sanggunian, mga draft na desisyon, agenda, mga listahan ng mga inanyayahan, atbp.).

Ang mga minuto ay sumasalamin sa lahat ng mga opinyon sa mga isyu na isinasaalang-alang at lahat ng mga desisyon na kinuha. Ang mga minuto ay itinatago ng sekretarya o iba pang itinalagang tao. Ang tagapangulo at ang kalihim na namumuno sa mga pagpupulong ay may pananagutan para sa kawastuhan ng mga naitala sa mga katitikan. Ang mga mandatoryong detalye ng protocol ay:

· pangalan ng Kumpanya;

ang pangalan ng uri ng dokumento;

petsa at numero ng pagpaparehistro;

lugar ng compilation o publikasyon;

pamagat sa teksto

mga lagda.

3.Mga uri ng protocol

Mayroong dalawang uri ng mga protocol: buo at maikli.

Puno protocol naglalaman ng talaan ng lahat ng mga talumpati sa mga pagpupulong.

Maikling Protocol - ang mga pangalan lamang ng mga nagsasalita at isang maikling tala tungkol sa paksa ng talumpati.

Ang desisyon sa kung anong uri ng protocol ang dapat panatilihin sa pulong ay ginawa ng pinuno ng collegial body o ng pinuno ng organisasyon.

Ang pamagat ng protocol ay ang pangalan ng collegiate body o meeting (Minutes of the meeting of the attestation commission ...; minutes of the meeting ...).

Ang teksto ng buong protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing.

Ang panimulang bahagi ay iginuhit sa parehong paraan nang buo at maikling porma protocol. Ipinapahiwatig nito ang mga pangalan ng chairman at sekretarya, ang mga pangalan o kabuuang bilang ng mga kalahok sa pulong at mga inimbitahang tao (kung maraming kalahok, isang tala ay ginawa sa tabi ng kanilang numero - "Ang listahan ng mga kalahok ay nakalakip"), ang agenda.

Ang mga pangalan ng mga naroroon ay naitala sa mga minuto, kung mayroong hindi hihigit sa 15, - in pagkakasunod-sunod ng alpabeto, na nagpapahiwatig ng lugar ng trabaho at posisyon; kung marami pang naroroon, bubuo ng hiwalay na listahan. Sa mga minuto ng permanenteng pagpupulong at komisyon, ang mga posisyon ng mga naroroon ay hindi ipinahiwatig. Ang enumeration ng mga naroroon ay iginuhit sa buong lapad ng linya sa pamamagitan ng isang line spacing.

Sa kasong ito, ang mga salitang "Chairman", "Secretary", "Attended" (nang walang mga panipi) ay naka-print sa kaliwa ng field, na pinaghihiwalay ng dalawang pagitan mula sa pamagat at mula sa bawat isa.

Ang panimulang bahagi ay nagtatapos sa agenda. Ang mga bagay sa agenda ay isinaayos ayon sa kanilang antas ng pagiging kumplikado, kahalagahan at tinantyang oras ng talakayan. Binubuo ang mga tanong sa nominative case, na binibilangan ng Arabic numerals at nagsisimula sa mga preposisyon na "O", "About". Hindi inirerekomenda na bumalangkas ng isang tanong o isang pangkat ng mga tanong na may salitang "Miscellaneous". Kasama ng tanong, ang pangalan ng nagsasalita ay ipinahiwatig na may indikasyon ng kanyang posisyon.

Ang mga salitang "Agenda" ay nakasentro sa dalawa o tatlong pagitan mula sa listahan ng mga kalahok.

Ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol para sa bawat isyu sa agenda ay itinayo ayon sa pamamaraan: NAKINIG ... NAGSASALITA ... NAGPASIYA (NAGDESISYON) ...

Sa seksyong "HEARD" sa maikling protocol, ang pangalan ng tagapagsalita (tagapagsalita) at ang paksa ng kanyang talumpati ay ipinahiwatig. SA buong mga form Ang protocol ay naglalaman ng apelyido at inisyal ng tagapagsalita, ang nilalaman ng kanyang ulat (mensahe, impormasyon, ulat). Kung ang teksto ng ulat ay iniharap ng tagapagsalita sa pagsusulat, pagkatapos ipahiwatig ang paksa ng talumpati, pinapayagang gumawa ng tala: "nakalakip ang teksto ng ulat." Sa seksyong "ANG MGA NAGSASALITA" sa mga maikling protocol ay ipinahiwatig lamang ang mga pangalan ng mga taong nagsalita sa talakayan, sa buong protocol ay nakatala din ang kanilang mga talumpati, kasama ang mga tanong sa tagapagsalita. Kung kinakailangan, pagkatapos ng pangalan ng tagapagsalita, ang kanyang posisyon ay ipinahiwatig. Sa seksyong "DECIDED (DECIDED)" ang pinagtibay na desisyon ay naitala, na binabalangkas nang maikli, tiyak, maigsi upang maiwasan ang dobleng interpretasyon. Kasama ng desisyon, ang bilang ng mga boto na "para sa", "laban", "mga pag-abstention", pati na rin ang isang listahan ng mga taong hindi lumahok sa pagboto, ay ipinahiwatig. Ang desisyon ay maaaring maglaman ng isa o higit pang mga item, ang mga ito ay nakaayos ayon sa kahalagahan, ang bawat isa sa kanila ay binibilang.

Ang salitang "HEARD" ay pinangungunahan ng isang numero alinsunod sa agenda. Ang mga salitang "HEARD", "SPEAKED", "RESOLVED (DECIDED)" ay nai-type mula sa kaliwang margin sa malalaking titik at nagtatapos sa isang tutuldok. Ang teksto ng mga seksyong "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED (DECIDED)" ay naka-print na may 1.5 line spacing mula sa pulang linya. Ang bawat apelyido at inisyal ng mga nagsasalita ay naka-print mula sa isang bagong linya sa nominative case, ang talaan ng talumpati ay pinaghihiwalay mula sa apelyido sa pamamagitan ng isang gitling.

Ang isang kalahok sa isang pagpupulong o pagpupulong ay maaaring magsumite ng dissenting opinion sa desisyong ginawa, na nakalagay sa isang hiwalay na sheet at nakalakip sa mga minuto. Ang pagkakaroon ng dissenting opinion ay dapat itala sa mga minuto pagkatapos ng pagtatala ng desisyon.

Ang teksto ng maikling protocol ay binubuo rin ng dalawang bahagi. Sa pambungad na bahagi, ang mga inisyal at apelyido ng namumuno (tagapangulo), gayundin ang mga posisyon, inisyal, apelyido ng mga taong naroroon sa pulong ay ipinahiwatig.

Ang salitang "Dinaluhan" ay nakalimbag mula sa hangganan ng kaliwang margin, may salungguhit, isang tutuldok ang inilalagay sa dulo ng salita. Nasa ibaba ang mga pangalan ng mga posisyon, inisyal at apelyido ng mga naroroon. Maaaring generic ang mga titulo ng trabaho. Ang mga multi-line na titulo ng trabaho ng mga naroroon ay ipinahiwatig na may 1 line spacing. Ang listahan ay pinaghihiwalay mula sa pangunahing bahagi ng protocol sa pamamagitan ng isang solidong linya.

Kasama sa pangunahing bahagi ng protocol ang mga isyung isinasaalang-alang at ang mga desisyong ginawa sa mga ito. Ang pangalan ng tanong ay binibilangan ng Roman numeral at nagsisimula sa pang-ukol na "O" ("Tungkol sa"), ay nakalimbag sa gitna sa laki ng font No. 15 at sinalungguhitan ng isang linya sa ibaba ng huling linya. Nasa ibaba ng linya ang mga pangalan ng mga opisyal na nagsalita sa talakayan. ang isyung ito. Ang mga apelyido ay naka-print na may 1 line spacing. Pagkatapos ay ipinahiwatig ang desisyon na ginawa sa isyu.

Dokumentasyon ng Pamamahala

Kontrolin

Opsyon 4

1. Protocol, mga uri ng protocol, mga tampok ng disenyo 4

2. Pangangasiwa ng papalabas na mail 9

3. Mag-isyu ng isang pagkilos ng pagtanggal ng ari-arian 11

4. Bumuo ng isang memorandum 12

Mga Sanggunian 14

1. Protocol, mga uri ng mga protocol, mga tampok ng disenyo

Minutes - isang dokumento na nag-aayos ng kurso ng talakayan at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong at pagpupulong ng mga collegial body.

Ang isang tampok ng protocol ay ginagamit ito upang idokumento ang mga aktibidad ng mga collegial body: pansamantala (mga pulong, kumperensya, pagpupulong, komisyon) at permanenteng (mga lupon ng mga ministri at komite, mga konsehong pang-akademiko. mga institusyong pang-agham, mga presidium).

Ang paghahanda at pagpapatupad ng mga protocol ay ipinagkatiwala sa mga kalihim ng mga nauugnay na katawan ng kolehiyo (regular o inihalal sa kurso ng kanilang trabaho). Ang sekretarya, kasama ang chairman ng collegiate body, ay may pananagutan sa katumpakan ng impormasyong nakapaloob sa mga minuto. Ang protocol ay iginuhit batay sa sulat-kamay, kabilang ang verbatim o tape recording ng pulong, pati na rin ang mga dokumentong inihanda para sa pulong: agenda, mga teksto o abstract ng mga ulat at talumpati, mga draft na desisyon.

Ang mga pangunahing uri ng protocol:

Maikling protocol - inaayos ang mga isyu na tinalakay sa pulong, ang mga pangalan ng mga tagapagsalita at ang mga desisyong ginawa. Inirerekomenda na isagawa ito sa mga kaso kung saan ang pagpupulong ay isang katangian ng pagpapatakbo.

Itinala ng buong protocol hindi lamang ang mga isyung tinalakay, ang mga desisyong ginawa at ang mga pangalan ng mga tagapagsalita, kundi pati na rin ang nilalaman ng mga ulat at talumpati ng mga kalahok sa pulong sa sapat na detalye.

Ang verbatim record ay iginuhit batay sa verbatim record ng pulong (transcript) at ang verbatim ay naghahatid ng proseso ng pagtalakay sa bawat isyu at paggawa ng desisyon tungkol dito.

Ang mga minuto ay iginuhit sa letterhead ng organisasyon at naglalaman ng mga sumusunod na detalye: ang pangalan ng organisasyon, ang pangalan ng uri ng dokumento, ang petsa ng pulong, ang bilang ng mga minuto, ang lugar kung saan iginuhit ang mga minuto. (ang lugar kung saan ginanap ang pagpupulong), ang pamagat ng teksto, ang teksto, mga lagda, mga visa para sa familiarization. Ang heading sa text ng protocol ay ang pangalan ng event na nire-record (meeting, session, meeting) at ang pangalan ng collegial body na ang trabaho ay nire-record.

Ang teksto ng protocol ay binubuo ng dalawang bahagi: panimula at pangunahing. Ang panimulang bahagi ng teksto ng protocol ay dapat magpakita ng: kung sino ang nanguna sa kaganapang naitala; na nag-iingat ng protocol; na naroon sa pulong (session, pulong, atbp.) mula sa mga opisyal na miyembro ng collegiate body na nagdaraos ng pulong; na inimbitahan (kung kinakailangan) sa pulong mula sa mga empleyado ng organisasyon o mula sa iba pang mga organisasyon; anong mga isyu ang tinalakay sa pulong.

Ang impormasyon tungkol sa pinuno ng pagpupulong, ang sekretarya at ang mga naroroon ay kinabibilangan ng mga pangalan at inisyal ng mga opisyal, na ipinahiwatig ayon sa pagkakabanggit pagkatapos ng mga salitang: "Chairman", "Secretary", "Attended" (nang walang mga panipi). Para sa mga taong karagdagang inimbitahan sa pulong mula sa mga empleyado ng organisasyon, bilang karagdagan sa apelyido at inisyal, ang posisyon na gaganapin ay ipinahiwatig, at para sa mga espesyalista mula sa iba pang mga organisasyon, ang posisyon at pangalan ng organisasyon. Ang impormasyon tungkol sa mga taong inimbitahan sa pulong ay maaaring isama sa seksyong "Pagdalo" o sa espesyal na seksyong "Mga Inanyayahan."

Sa mga kolektibong kaganapan tulad ng mga pagpupulong, kadalasan ay may malaking bilang ng mga kalahok, na naglilista na sa panimulang bahagi ng teksto ng protocol ay hindi naaangkop. Sa kasong ito, ang isang hiwalay na listahan ng mga naroroon sa pulong ay iginuhit, na kasunod na nakalakip sa mga minuto.

Sa mismong protocol, sa seksyong "Attendance", tanging ang kabuuang bilang ng mga naroroon na may link sa nakalakip na listahan ang ipinahiwatig. Dapat itong bigyang-diin na ang mga seksyong "Dinaluhan" at "Inimbitahan" ay partikular na kahalagahan kaugnay ng iba pang mga seksyon ng protocol, dahil direktang nakakaapekto ang mga ito sa legal na puwersa ng dokumentong ito, na nagpapakita ng pagiging lehitimo ng pagdaraos ng isang sama-samang kaganapan. Ang mga seksyong ito ay sumasalamin sa pagkakaroon ng isang korum ng pulong, i.e. ang minimum na kinakailangang bilang ng mga miyembro ng collegiate body na sapat upang simulan ang gawain ng pulong (sessions, conferences). Kung walang quorum (simple majority o 2/3) na itinatag para sa collegial body na ito, hindi katanggap-tanggap ang pulong, dahil magiging ilegal ang mga desisyon nito. Ang mga salitang "Chairman", "Secretary", "Attended", "Invited" ay naka-print mula sa zero na posisyon ng printing device, ang isang gitling ay inilalagay mula sa ika-2 posisyon, ang mga apelyido ay nakasulat sa nominative case, pagkatapos ay ang mga inisyal ay ilagay. Ang mga pangalan ng mga naroroon at inimbitahan ay nakaayos sa alpabetikong pagkakasunud-sunod at naka-print na may 1 line spacing.

Ang mga isyu na tinalakay sa pulong ay nakalista sa seksyon ng AGENDA. Ang mga salitang AGENDA ay naka-print mula sa zero na posisyon ng printing device, na sinusundan ng colon. Ang mga item sa agenda ay binibilang. Ang bawat bagong tanong ay tina-type mula sa 1st tab stop. Ang pagkakasunud-sunod ng mga tanong ay tinutukoy ng antas ng kanilang kahalagahan. Ang mga salita ng mga item sa agenda ay dapat magsimula sa mga preposisyon tungkol sa (tungkol sa), ang pangalan ng posisyon at ang apelyido ng nagsasalita ay ibinigay sa genitive case. Ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol ay binuo alinsunod sa mga item sa agenda. Ang pagbuo ng talaan ng talakayan ng bawat isyu sa agenda ay isinasagawa ayon sa iskema: LISTENED SPEECHED RESOLVED (DECIDED). Ang mga salitang ito ay nakalimbag sa malalaking titik. Bago ang salitang LISTENED ilagay ang numero ng agenda item, pagkatapos ng colon. Ang apelyido ng nagsasalita ay naka-print sa nominative case mula sa 1st position ng printing device; pagkatapos ng apelyido ilagay ang mga inisyal, pagkatapos ay isang gitling at may malaking titik isulat ang nilalaman ng ulat sa anyo ng direktang pananalita. Kung ang teksto ng ulat (speech) ay verbatim o iniharap ng tagapagsalita sa pagsusulat, pagkatapos pagkatapos ng gitling, na may malaking titik din, isinusulat nila ang "Ang ulat ay nakalakip" (sa protocol na walang mga panipi).

Ang pagtalakay sa ulat ay maaaring unahan ng mga tanong sa tagapagsalita, na kasama ang mga sagot, ay kasama sa seksyong NAKINIG. Bago itala ang bawat tanong, ang mga inisyal, apelyido at posisyon ng may-akda nito ay ipinahiwatig at nilagyan ng gitling. Ang nilalaman ng tanong ay nakasulat na may malaking titik sa anyo ng direktang pananalita. Bago bumalangkas ng sagot, ang salitang "Sagot" ay nakasulat (sa protocol na walang mga panipi), isang gitling ay inilalagay at ang sagot ay nakasulat sa anyo ng direktang pagsasalita. Ang pag-unlad ng talakayan ng ulat ay makikita sa seksyong MGA NAGSASALITA. Ang isang tutuldok ay inilalagay pagkatapos ng salitang NAGSALITA. Ang apelyido ng tagapagsalita ay nakasulat sa nominative case mula sa unang posisyon ng aparato sa pag-print, pagkatapos ay ipinahiwatig ang mga inisyal at posisyon ng tagapagsalita, inilalagay ang isang gitling at ang nilalaman ng talumpati ay nakalimbag sa malalaking titik sa anyo ng di-tuwirang pananalita.

Ang mga pinagtibay na desisyon ay nakapaloob sa seksyong NARESOLVE (NAGDESISYON). Kung mayroong ilang mga solusyon, ang mga ito ay binibilangan ng mga Arabic numeral na may tuldok. Bilang isang patakaran, ang bawat desisyon ay sinamahan ng isang indikasyon ng posisyon, apelyido at inisyal ng taong responsable para sa pagpapatupad nito at naglalaman ng deadline para sa pagpapatupad. Ang mga desisyong ginawa ng sama-sama ay kadalasang nangangailangan ng boto. Sa kasong ito, pagkatapos ng RESOLVE na seksyon, ang sumusunod ay ipinahiwatig: "Pagboto" o "Bumoto" (nang walang mga panipi sa minuto) at ang mga resulta ng pagboto ay ibinibigay: nang nagkakaisa o para sa ..., laban sa ..., abstain .. .

Sa pagsasagawa, ang mga pinaikling at maiikling anyo ng mga protocol ay kadalasang ginagamit kapag ang isang detalyadong talaan ng talakayan ng mga isyu ay hindi kinakailangan. Sa pinaikling minuto, pagkatapos ng listahan ng mga naroroon o naimbitahan, ang serial number ng isyu sa agenda ay ipinahiwatig at ang pamagat ng ulat ay nai-print. Ang huling linya ng pamagat ng ulat (aytem sa agenda) ay may salungguhit, at sa ilalim ng linya (sa mga bracket) ang mga pangalan ng mga nagsasalita ay nakalimbag sa pagkakasunud-sunod ng kanilang presentasyon. Ang pamagat ng bawat ulat ay nagtatapos sa isang protocol na desisyon o resolusyon. Ang mga minuto ng maikling form ay nagpapahiwatig lamang ng mga isyu na isinasaalang-alang at ang mga desisyon na ginawa. Ang gumaganang bahagi ng teksto ng protocol ay maaaring maglaman ng isang sugnay sa pag-apruba ng anumang dokumento. Sa kasong ito, ang naaprubahang dokumento ay naka-attach sa protocol at may reference sa numero at petsa nito. Sa pagsasagawa, madalas na kailangan mong gumawa ng mga extract mula sa mga protocol. Ang isang extract mula sa protocol ay naglalaman ng mga sumusunod na detalye:

lahat ng mga detalye ng heading na bahagi ng minuto: pangalan ng organisasyon, pangalan ng uri ng dokumento (EXTRACT MULA SA MINUTO), petsa (petsa ng pulong), numero ng minuto (serial number ng pulong), lugar ng compilation (lugar ng pulong);

pamagat ng teksto;

lahat ng mga detalye ng panimulang bahagi ng teksto ng protocol: "Chairman", "Secretary", "Attended", "Invited", "AGENDA";

hiwalay na mga detalye ng pangunahing bahagi ng teksto ng protocol: "NARINIG", "NAGDESISYON", "Pagboto";

mga detalye ng bahagi ng pag-format ng mga minuto: mga detalye ng "Lagda", kasama ang mga salitang "Chairman", "Secretary", mga inisyal at apelyido ng chairman at sekretarya (nang walang kanilang mga personal na pirma, bilang mga extract, bilang panuntunan, ay hindi nilagdaan ng orihinal na mga lagda, ngunit pinatunayan ng kalihim); kopyahin ang marka ng sertipikasyon.

Kaya, ang mga elemento lamang na kailangang ibigay sa atensyon ng mga interesadong opisyal ay kinuha mula sa nilalaman ng protocol. Upang kumpirmahin ang itinatag na mga katotohanan at kaganapan, ang isang kilos ay iginuhit ng ilang mga tao. Ang mga kilos ay iginuhit batay sa mga resulta ng mga pag-audit ng negosyo o nito yunit ng istruktura at mga indibidwal na opisyal, kapag tumatanggap at naglilipat ng mga kaso, naghahanda ng mga dokumento para sa pagkawasak, pagtanggap ng mga bagay para sa operasyon.

Ang mga pagpupulong ay ginaganap sa maraming organisasyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari nila. Para sa kanila, ipinagpapalit ang mga manggagawa at tagapamahala mahalagang impormasyon gumawa ng desisyon. Para maging epektibo ang kaganapan, gagawin ang mga minuto ng pulong. Ang sample ng dokumentong ito sa mga organisasyon ay halos pareho. Ang mga patakaran ay tinalakay sa ibaba.

Mga uri ng pagpupulong

Maaaring mabigo ang mga aktibidad na ito kung hindi ka maghahanda para sa mga ito. Ang function na ito nahuhulog sa pinuno. Dapat itong matukoy ang likas na katangian ng kaganapan. Nakikilala ng mga espesyalista ang ilang uri ng mga pagpupulong:

1. Pagsasanay (kumperensya), ang layunin kung saan ay magbigay ng kaalaman sa mga empleyado, pagbutihin ang kanilang mga kasanayan.
2. Pang-impormasyon. Ang kaganapan ay kinakailangan upang ibuod ang impormasyon at galugarin ang iba't ibang mga pananaw sa mga umuusbong na isyu.
3. Paliwanag. Sa ganitong mga pagpupulong, kinukumbinsi ng mga tagapamahala ang mga manggagawa sa kawastuhan ng patakarang pang-ekonomiya na hinahabol.
4. Problematiko. Ang kaganapan ay gaganapin upang bumuo ng isang paraan para sa paglutas ng mga aktwal na problema.

Anuman ang uri ng pagpupulong, dapat itong idokumento. Ito ay nagpapahintulot na ito ay maisagawa nang may kakayahan at sa isang organisadong paraan.

Paghahanda

Para maging epektibo ang isang pulong, kailangang malaman ng mga pinuno ang mga sumusunod na alituntunin:

1. Ito ay kinakailangan upang malinaw na tukuyin ang paksa at ang nais na mga resulta. Makakatulong ito na mapanatiling maayos ang kaganapan.
2. Maingat na pagbuo ng agenda. Kinakailangang itatag ang pagkakasunod-sunod ng pagsasaalang-alang ng mga tanong. Kasabay nito, mas mahusay na magsimula sa mga madaling tanong, lumipat sa mas kumplikado.
3. Dapat ipaalam sa mga kalahok ang mga katotohanang tatalakayin. Pinakamabuting gawin ito bago ang pulong.
4. Ang isang imbitasyon ay dapat ipadala nang maaga sa mga taong dapat dumalo. Kung ang ilan ay hindi makakatulong sa paglutas ng mga isyu, ngunit kailangang malaman ang mga resulta ng kaganapan, pagkatapos ay kailangan nilang magbigay ng isang protocol.
5. Ang lokasyon ng pagpupulong ay dapat piliin batay sa mga layunin nito. Ang mga kondisyon para sa pagtanggap ng mga tao ay kahalagahan sa paglikha ng isang kapaligiran sa negosyo.

Ang mga nuances na ito ay ang mga pangunahing sa paghahanda para sa pulong. Kung sila ay masusunod, ang kaganapan ay gaganapin nang mahusay at sa isang organisadong paraan.

Bakit kailangan ang mga minuto ng pagpupulong?

Ang bawat organisasyon ay may regular na pagpupulong. Ang ganitong uri ng aktibidad ay nakakatulong upang malutas ang marami matinding problema upang makagawa ng mga napapanahong desisyon sa kumplikadong mga gawain, lumikha ng isang diskarte para sa pag-unlad ng kumpanya. Kadalasan ang mga pagpupulong ay hindi naitala sa mga minuto, na itinuturing na pamantayan. Maaaring independiyenteng matukoy ng pamamahala ang listahan ng mga kaganapan kung saan itinatago ang talaan. Itinatag din nila kung saan hindi kinakailangan na gawin ito.

Ang pangunahing layunin ng protocol ay upang maitala sa pagsulat ang lahat ng mga tanong, gawain at opinyon na ibinangon sa pulong, pati na rin ang magkasanib na paggawa ng desisyon. pinakamahusay na anyo itinuturing na isang detalyadong protocol. Karaniwan, ang naturang dokumento ay ginagamit sa mga kaganapan na makakaapekto sa hinaharap na pag-unlad ng kumpanya. Bilang karagdagan, kinakailangan na i-record ang nilalaman ng mga pagpupulong sa mga negosyo at empleyado ng mga institusyon ng estado. Mga halimbawang minuto ng pagpupulong para sa iba't ibang anyo Ang mga kaganapan ay magkatulad, mayroon lamang maliit na pagkakaiba.

ginagawa

Ang mga minuto ng pulong ay itinatago ng pinuno ng negosyo. Ngunit ang pagpapaandar na ito ay maaaring gawin ng ibang manggagawa. Bago ang kaganapang ito, ang kalihim ay binibigyan ng listahan ng mga imbitado at tinatayang listahan ng mga tanong. Ang mga kalahok ay binibigyan ng mga abstract ng mga ulat. Papayagan ka nitong maghanda ng template ng dokumento upang mapabilis ang gawain sa pagbalangkas ng dokumento. Ang mga halimbawang minuto ng mga pagpupulong sa mga naturang kaganapan ay magkatulad sa lahat ng mga negosyo.

Kapag maraming kalahok, mas mabuting magkaroon ng registration sheet, kung saan itatala ang buong pangalan ng mga lalabas. Sa pagsisimula ng pulong, ang listahan ng mga dumalo ay inaprubahan ng kalihim. Ang talaan ng impormasyon ay itinala ng kalihim sa panahon ng kaganapan. Ang mga pag-record ng dictaphone ay ginagamit upang mapabuti ang katumpakan ng pag-log. Ang lahat ng mga salita ay naitala sa isang digital na medium, at pagkatapos ay muling ginawa sa panahon ng huling pagpaparehistro ng protocol.

Kung maraming kalahok sa pulong, 2 kalihim ang iniimbitahan na kumuha ng minuto. Ang ganitong gawain ay nagpapabilis sa proseso kung ang kaganapan ay naantala. Ang mga tugon, komento, komento na hindi nauugnay sa paksa ng pulong ay hindi kasama sa nilalaman ng dokumento. Kasama sa protocol ang pangkalahatang kahulugan ng mga ulat, tanong at panukala. Ang mga desisyon at tagubilin ay tumpak na naitala, na ibinibigay ng ulo sa mga indibidwal na empleyado.

Kung kailangan ng tagapamahala ng tumpak na impormasyon, maaaring kailanganin niya ang isang ulat na pinirmahan ng responsableng tao. Tinatalakay ng mga pulong ang estado ng mga pangyayari sa pangkalahatan, kaya hindi na kailangang gumawa ng mga detalyadong tala. Bilang resulta, kasama sa protocol ang kurso ng pulong: mga paksang tinalakay, mga isyu, mga desisyon. Minsan ang mga pinuno ay nangangailangan ng verbatim fixation ng lahat ng mga parirala. Nangyayari ito sa mga pagpupulong. modernong organisasyon, na lumulutas ng maraming isyu sa pagpapatakbo.

Dekorasyon

Mga pagpupulong? Kasama sa sample ang pangunahing impormasyon na dapat isama sa dokumento. Sa mga departamento ng gobyerno, ang mga protocol ay pinananatili batay sa mga espesyal na form. Ang karaniwang anyo ng isang sample na minuto ng isang pulong ay binubuo ng:

1. Mga kinakailangang detalye (petsa, numero, pangalan ng negosyo, uri ng dokumento na may pagtatalaga ng kaganapan, lugar).
2. Listahan ng mga naroroon (buong pangalan, posisyon ng mga kalahok). Maaaring gumamit ng turnout sheet, kung saan pumirma ang lahat ng dumating.
3. Kung ang kaganapan ay dinaluhan ng mga tao mula sa ibang mga institusyon, dapat silang maipasok sa seksyong "Inimbitahan".
4. pangunahing bahagi. Ito ay nagpapahiwatig ng 3 bahagi: nakinig (buong pangalan at posisyon ng mga tagapagsalita, mga paksa ng mga talumpati, pagtatanghal ng kakanyahan), nagsalita (buong pangalan at posisyon ng taong nagtanong o nagbigay ng mga komento), nagpasya (ang ulo ay nagbibigay ng mga tagubilin o isang resolusyon ay ipinataw, ang mga takdang oras para sa pagkumpleto ng mga gawain ay itinakda).
5. Sa dulo ng lagda inilalagay ang sekretarya at ang pinuno. Hindi kailangan ang pag-print.

Ayon sa sample na protocol na ito, posible na gumuhit ng isang karampatang dokumento. Dapat itong bilangin upang makontrol ang pag-usad ng pulong. Ang huling papel ay inihanda ilang oras pagkatapos ng pulong. Maaaring tumagal ito ng ilang oras o kahit na mga araw, depende ang lahat sa dami ng impormasyon.

Ang halimbawang minuto ng pagpupulong kasama ang direktor ay eksaktong kapareho ng isa na gaganapin nang wala siya. Pagkatapos ang dokumento ay isinumite para sa lagda sa pinuno na namamahala sa kaganapan. Ang protocol ay ipinadala sa mga interesadong partido o ang mga opisyal na extract ay nilikha na may mga tagubilin para sa mga gumaganap.

Kung ang mga minuto ng isang teknikal na pagpupulong ay iginuhit, ang isang sample nito ay maaaring kasama ang mga partikular na nuances ng kaganapang ito. Ngunit sa pangkalahatan, dapat itong maglaman ng pangunahing diwa, mga problema at mga isyu na tinalakay ng mga kalahok. Ang mga halimbawang minuto ng workshop na ipinakita sa artikulo ay maaaring magsilbing halimbawa sa paghahanda ng dokumentong ito.

pulong ng pagpapatakbo

Ang kaganapang ito ay may mga sumusunod na tampok:

1. Ang partikular na dalas, halimbawa, bawat linggo.
2. Isang tiyak na komposisyon ng mga naroroon.
3. Katulad na paksa at tanong.
4. Maiksing panahon.

Ang sample na protocol para sa isang operational meeting ay kapareho ng para sa isang regular na kaganapan. Tanging ang sekretarya lamang ang unang nakakakilala sa algorithm ng trabaho, mga tanong para sa talakayan. Pinapabilis nito ang gawain sa dokumento, dahil karamihan sa mga ito ay nabuo nang maaga. Ang protocol ay mabilis na inihanda, ang dokumento ay agad na isinumite para sa lagda sa pamamahala.

Imbakan

Upang malutas ang isyu ng pag-iimbak ng mga protocol, kailangang maging pamilyar ang kalihim panloob na mga dokumento mga organisasyon. Depende ito sa mga detalye ng negosyo. Ang mga dokumento sa mga pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor o mga shareholder ng JSC ay permanenteng pinananatili. Ang mga protocol ay naiwan sa lokasyon ng kasalukuyang katawan ng organisasyon. Ang mga dokumento ng pagpupulong ay karaniwang itinatago sa loob ng 3 o 5 taon at pagkatapos ay i-archive at sinisira batay sa mga tagubilin.

Konklusyon

Ang mga minuto ng pulong ay nagbibigay-daan sa mga dadalo na matandaan ang agenda at kumpletuhin ang mga takdang-aralin sa oras. Ngayon ay may mga elektronikong mapagkukunan para sa pagpapatakbo ng paghahanda at pamamahagi ng dokumentasyong ito. Samakatuwid, magiging maginhawa para sa kalihim na magpakita ng isang bersyon ng protocol sa mga interesadong partido.

Bagong pahina 1

Protocol bilang salamin ng collegial na paraan ng paggawa ng mga desisyon

Ang mga minuto ng pulong ay ginagamit upang idokumento ang mga aktibidad ng mga collegiate at advisory body (kolehiyo, konseho, komisyon, pagpupulong, pagpupulong, atbp.), parehong permanente at pansamantala. Kadalasan, ang mga minuto ng mga pagpupulong ay itinatago sa mga pagpupulong ng negosyo, mga negosasyon upang ayusin ang mga kasunduan na naabot ng mga partido o iba pang mga kundisyon na pinagsama-samang pinagsama-sama.

Minutes ng pulong - isang dokumento na naglalaman ng pare-parehong talaan ng talakayan ng mga isyu at ang pagpapatibay ng mga desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, kumperensya, pagpupulong ng mga collegial o advisory body.

Ang mga minuto ng pulong ay sumasalamin sa mga aktibidad para sa magkasanib na pag-unlad at pagpapatibay ng mga desisyon sa pamamahala. Bilang isang tuntunin, ang pinakamahalaga at pangunahing mga isyu sa mga aktibidad ng organisasyon na nangangailangan ng sama-sama, magkasanib na talakayan at paggawa ng desisyon ay napapailalim sa collegial na desisyon.

Ang collegial na paraan ng paggawa ng desisyon ay ginagamit sa mga aktibidad ng halos anumang organisasyon, anuman ang organisasyonal at legal na anyo nito at ang likas na katangian ng aktibidad. , halimbawa, sa mga organisasyon na may anyo ng isang joint-stock na kumpanya, ang pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholders, ang lupon ng mga direktor (supervisory board), ang lupon, ang komisyon sa pag-audit, at ang komisyon sa pagbibilang ay nagpapatakbo sa batayan ng collegiality. Bilang karagdagan, sa anumang organisasyon na may nag-iisang executive body, halimbawa, sa ilalim ng pangkalahatang direktor, ang mga direktoryo, mga konseho, mga komisyon ay maaaring malikha para sa magkasanib na talakayan at paglutas ng iba't ibang mga isyu ng mga aktibidad ng organisasyon.

Yugto ng paghahanda

Bilang isang patakaran, ang isang pulong ay nangunguna sa maraming gawaing paghahanda: paghahanda ng agenda ng pulong, pagpapaalam sa mga miyembro ng collegial body at iba pang mga interesadong partido, paghahanda ng mga materyales para sa pagsasaalang-alang sa pulong alinsunod sa agenda (karaniwan, ito ay isang pahayag sa isyu o abstract ng talumpati at isang draft na desisyon), ang kanilang pagkopya at pamamahagi sa lahat ng mga kalahok ng pulong para sa paunang kakilala, paghahanda ng lugar para sa pulong, atbp.

Ang pagpupulong ng collegial body ay nauuna sa pagpaparehistro ng mga kalahok, na maaaring isagawa sa iba't ibang anyo: mula sa pagtatala ng mga pangalan ng mga naroroon nang direkta sa draft protocol (kung ang bilang ng mga kalahok sa pulong ay hindi lalampas sa 15 katao), pag-iipon ng isang listahan ng mga miyembro ng collegial body na naroroon sa pulong at ang mga inanyayahan, na nagpapahiwatig ng lahat ng kinakailangang impormasyon tungkol sa kanila (posisyon, lugar ng trabaho) bago ang pagpaparehistro ng mga kalahok gamit teknikal na paraan. Kapag nagsasagawa ng mga pagpupulong ng mga pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder ng joint-stock na kumpanya, ang listahan ng mga shareholder at proxy na naroroon sa pulong ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng pirma ng chairman ng pulong. Ang mga trustee ay maaaring isama sa listahan ng mga naroroon lamang sa pagtatanghal ng isang kapangyarihan ng abogado para sa karapatang kumatawan sa mga interes ng shareholder. Ang pagpaparehistro ng mga naroroon sa pulong ay labis mahalagang punto, dahil ang mga desisyon ng collegial body ay may legal na puwersa lamang kung mayroong isang korum, at gayundin kung ang lahat ng kalahok sa pulong ay may sapat na awtoridad na bumoto sa mga desisyong ginawa.

Ang mga minuto ay iginuhit batay sa transcript ng pulong, audio recording ng pulong o sa batayan ng draft na sulat-kamay na tala na itinatago sa panahon ng pulong, pati na rin ang mga materyales na inihanda para sa pulong (mga teksto ng mga ulat, mga talumpati , mga sanggunian, draft na desisyon, agenda, listahan ng mga kalahok, atbp.).

Kung ang pulong ay na-transcribe o sound-record , pagkatapos ng pulong, ang transcript ay isinasalin, sinusuri laban sa sound recording at iginuhit (ang mga naturang recording ay tinatawag na mga transcript o verbatim protocol). Ang mga transcript o sound recording ng pulong ay isinasagawa alinman sa mga bahagi sa panahon ng pulong mismo, o kaagad pagkatapos ng pulong, ngunit sa anumang kaso, ang oras na inilaan para sa paghahanda ng transcript at mga minuto ng pulong ay hindi dapat lumampas sa 3-5 araw mula sa araw kung kailan ginanap ang pulong.

Kung ang takbo ng pulong ay naitala sa tape o voice recorder , pagkatapos ng transkripsyon ng recording, compilation at execution ng transcript at (o) minuto, ang cassette na may sound recording para sa isang tinukoy na panahon (bilang panuntunan, sa loob ng dalawang linggo) ay naka-imbak sa unit na nagbibigay ng sound recording ng mga pulong, at pagkatapos ay na-demagnetize. Ang oras na ito ay kinakailangan upang alisin ang mga posibleng tanong at linawin ang teksto ng protocol. Sa pamamagitan ng desisyon ng pinuno ng katawan ng kolehiyo, ang sound recording ng pulong ay maaaring mailabas para sa pangmatagalang imbakan ng archival.

Pagpaparehistro ng mga detalye ng protocol

Mula sa punto ng view ng pagkakumpleto ng pagmuni-muni ng kurso ng pulong, ang buong at maikling minuto ay nakikilala.

Kumpletuhin ang Protocolnaglalaman ng talaan ng lahat ng mga talumpati sa pulong, maikli- ang mga pangalan lamang ng mga nagsasalita at ang paksa ng talumpati. Aling protocol ang dapat panatilihin sa bawat partikular na kaso ay itinatag sa mga regulasyon ng collegial body o napagpasyahan ng chairman ng collegiate body.

Ang mga minuto ng pulong ay iginuhit sa karaniwang mga sheet ng A4 na papel. Ang mga ipinag-uutos na detalye ng protocol ay: pangalan ng organisasyon, pangalan ng uri ng dokumento (PROTOCOL), petsa ng dokumento, numero ng pagpaparehistro, lugar ng paghahanda ng dokumento, heading sa teksto, mga lagda.

Ang pagpaparehistro ng mga detalye ng protocol ay dapat sumunod sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Petsa ng protocolay ang petsa ng kaganapan (pagpupulong, pagpupulong). Ang petsa ay inisyu nang digital o pasalita-digital: 02/05/2005 o Pebrero 05, 2005.

Numero ng pagpaparehistro ng protocol ay ang sequence number ng pulong sa taon ng kalendaryo o sa panahon ng termino ng inihalal na lupon. Kapag nagrerehistro ng mga protocol, ang mga espesyal na form sa pagpaparehistro at accounting (journal, file cabinet) ay hindi itinatago; ang bawat bagong protocol ay itinalaga ng serial number kasunod ng numero ng protocol na huling nai-file sa file.

Lugar ng compilation protocol ay ipinahiwatig alinsunod sa tinatanggap na administrative-territorial division. Ang pangalan ng lugar ng paghahanda ng dokumento ay maaaring tanggalin kung ang pangalan ng teritoryo ay kasama sa pangalan ng organisasyon: Moscow City Duma, Legislative Assembly ng Tver Region.

Pamagat sa teksto ay isang mandatoryong elemento ng protocol. Dapat itong naaayon sa gramatika sa pangalan ng uri ng dokumento:

MINUTES (ng ano?) ng pulong ng komisyon para sa muling pagsusuri ng mga fixed asset

MINUTES (ng ano?) Mga pulong ng Direktor

Teksto ng protocolay binubuo ng dalawang bahagi - panimula at pangunahin. Ang panimulang bahagi ay iginuhit nang magkapareho sa buo at maikling mga anyo ng protocol. Ito ay nagpapahiwatig: ang mga pangalan ng chairman at kalihim ng pulong, ang mga pangalan o kabuuang bilang ng mga kalahok sa pulong at mga inimbitahang tao, ang agenda. Ang mga pangalan ng mga miyembro ng collegial body o mga taong kalahok sa pulong na may karapatang bumoto ay nakalista ayon sa alpabeto nang hindi nagsasaad ng mga posisyon. Kung ang kabuuang bilang ng mga naroroon ay ipinahiwatig, ang kanilang pangkalahatang pangalan ay ibinigay at isang marka ay ginawa sa pagkakaroon ng isang listahan ng pagpaparehistro:

Kasalukuyan: mga miyembro ng Scientific and Technical Council sa halagang 25 katao. (nakalakip ang listahan).

Ang mga taong hindi miyembro ng collegial body at inimbitahan sa pulong bilang mga eksperto sa mga isyung tinatalakay o mga interesadong tao ay nakalista pagkatapos ng salitang "Invited:", ayon din sa alpabetikong pagkakasunud-sunod, ngunit nagpapahiwatig ng kanilang mga posisyon at lugar ng trabaho, kung sila ay mga kinatawan ng iba pang mga organisasyon.

Dapat ipahiwatig ng agenda ng pulong ang isyu o mga isyu na pinag-uusapan sa pulong, ang posisyon at apelyido ng tagapagsalita. Kung mayroong ilang mga katanungan, binibilang ang mga ito ng mga numerong Arabe at inayos ayon sa antas ng kanilang pagiging kumplikado, kahalagahan at sa pagkakasunud-sunod ng talakayan. Ang mga item sa agenda ay binuo ayon sa formula na "tungkol saan?":

Ang mga aytem sa agenda ay dapat na bumalangkas nang tumpak at malinaw, na sumasalamin sa kakanyahan ng mga isyung tinatalakay. Hindi inirerekomenda na isama ang item na "Miscellaneous" sa agenda.

Ang teksto ng pangunahing bahagi ng protocol ay binubuo ng magkakahiwalay na mga seksyon ayon sa bilang ng mga item sa agenda, ang bawat isa ay binuo ayon sa scheme:

1. NAKINIG:

GINAWA:

NAGDESISYON: ( o: RESOLVED :)

Ang mga pangunahing salita para sa protocol ay nakalimbag sa malalaking titik at mula sa pulang linya. Ang mga seksyon ay binibilang sa Arabic numeral alinsunod sa agenda. Pagkatapos ng salita "NARINIG:" ang apelyido ng nagsasalita ay ipinahiwatig sa nominative case at ang nilalaman ng ulat ay nakasaad sa anyo ng 3rd person na isahan o may pang-ukol na "o". Kung ang teksto ng ulat ay magagamit, ang isang marka ay ginawa pagkatapos ng pangalan ng tagapagsalita: (Ang teksto ng ulat ay nakalakip).

Sa kabanata "PRESENT:" ipahiwatig sa pagkakasunud-sunod ang mga pangalan ng mga taong nakibahagi sa talakayan ng ulat, at ang mga opinyon na ipinahayag ng mga ito ay nabuo. Ang mga pangalan ng mga tagapagsalita at ang nilalaman ng kanilang mga talumpati ay naitala sa parehong paraan tulad ng pagsasalita ng pangunahing tagapagsalita sa nakaraang bahagi ng protocol.

Kung kinakailangan, ang parehong seksyon ng protocol ay nagtatala ng mga tanong na ibinigay sa tagapagsalita at ang kanyang mga sagot sa sumusunod na anyo:

Tanong: Kung ang isang desisyon ay ginawa upang mag-isyu ng mga pagbabahagi ng kumpanya, ito ba ay inaasahang mag-isyu ng mga ginustong pagbabahagi?

Sagot: Hindi, ordinaryong shares lang ang ibibigay.

Maaaring hindi ipahiwatig ang pangalan ng taong nagtanong.

Sa kabanata "NAGDESISYON:" ("RESOLVE:") ang desisyon na ginawa ay isinulat, sa madaling sabi, tumpak, maigsi - upang walang dobleng interpretasyon. Ang mga desisyon na ginawa ay binuo sa isang prescriptive form: "Aprubahan...", "Hulaan...", "Gumawa ng mga pagbabago...". Maraming mga pagpapasya ang maaaring gawin sa isang isyu, kung saan ang mga ito ay binibilangan ng mga Arabic numeral. Kung kinakailangan, kasama ng desisyon, ang mga resulta ng pagboto ay ipinahiwatig: ang bilang ng mga boto "para sa", "laban", "pag-abstention", at gayundin, kung ang pagboto ay lihim, ang bilang ng mga naibigay na balota na natanggap bilang resulta ng pagboto at idineklara na hindi wasto.

Ang isang kalahok sa isang pagpupulong o pagpupulong ay maaaring magsumite ng dissenting opinion sa desisyong ginawa, na nakalagay sa isang hiwalay na sheet at nakalakip sa mga minuto. Ang nilalaman ng hindi sumasang-ayon na opinyon ay naitala sa mga minuto pagkatapos maitala ang kaukulang desisyon.

Kung ang anumang dokumento ay inaprubahan ng protocol, dapat itong naka-attach sa protocol at may stamp ng pag-apruba, halimbawa:

Mga lagda ng chairman at kalihim kumpletuhin ng mga pagpupulong ang protocol. Isang kopya ng protocol ang nilagdaan. Sa kaliwa ay ang pirma ng chairman, sa kanan - ang sekretarya.

Alinsunod sa kasalukuyang batas, sa ilang mga kaso, ang mga minuto ng mga pulong ay nilagdaan lamang ng tagapangulo (namumuno) sa pulong. Nagbibigay din ang batas para sa mga kaso ng paglagda sa mga protocol ng lahat ng miyembro ng katawan na gumagawa ng desisyon. Halimbawa,Ang Pederal na Batas "On Joint Stock Companies" (mula dito ay tinutukoy bilang ang Batas) ay nagbibigay (Artikulo 68) na ang mga minuto ng isang pulong ng lupon ng mga direktor (supervisory board) ng isang kumpanya ay nilagdaan ng tagapangulo ng pulong, na ay responsable para sa kawastuhan ng mga minuto.

Tulad ng para sa pagpapatupad ng mga minuto ng pulong ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, ang batas ay hindi nagtatakda ng pamamaraan para sa pagpirma nito sa lahat, sa Art. Ang 63 ng Batas ay nagtatatag lamang kung anong impormasyon ang ipinahiwatig sa protocol:

- ang lugar at oras ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder;

- chairman (presidium) at kalihim ng pulong, agenda ng pulong.

Sinasabi rin ng Batas na ang mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder ng kumpanya ay dapat maglaman ng mga pangunahing probisyon ng mga talumpati, mga isyu na ibinoto at ang mga resulta ng pagboto sa kanila, mga desisyon na kinuha ng pulong.

Isang pinaikling bersyon ng protocol

Pinapayagan ang isang pinaikling bersyon ng protocol, kung saan ang mga salita NAKINIG, NAGSASALITA, NAGPASIYA (NAGDESISYON) ay hindi nakalimbag. Pagkatapos ng numerong nagsasaad ng bilang ng isyu sa agenda, nakasaad ang nilalaman ng isyu (agenda item). Ang huling linya ng nilalaman ng tanong ay may salungguhit, at ang mga pangalan ng tagapagsalita at ng mga nagsalita sa talakayan ay nakalimbag sa ilalim ng linya (ang pangalan ng pangunahing tagapagsalita ay unang ipinahiwatig, at pagkatapos ay ang mga pangalan ng mga tagapagsalita - sa ang pagkakasunud-sunod ng kanilang presentasyon). Pagkatapos ipahiwatig ang mga pangalan, kung kinakailangan, ang kakanyahan ng isyu na isinasaalang-alang ay maikling nakasaad, at sa ibaba ay ang desisyon (decree).

I-extract mula sa protocol

Upang ipaalam sa mga interesadong organisasyon at indibidwal ang tungkol sa mga desisyong ginawa, gayundin upang kumpirmahin mga desisyong ginawa ang mga extract mula sa protocol ay maaaring mailabas.

Extract mula sa protocol - isang dokumento na isang kopya ng isang bahagi ng protocol. Binubuo ng extract ang panimulang bahagi ng protocol (mga detalye ng form, impormasyon tungkol sa chairman, sekretarya, mga naroroon), ang agenda item kung saan inihahanda ang extract, at isang bahagi ng teksto na sumasalamin sa pagsasaalang-alang ng isyu at ang mga desisyong ginawa tungkol dito. Ang katas ay hindi pinatunayan ng mga lagda ng chairman at ng kalihim. Upang magbigay ng legal na puwersa sa isang katas mula sa mga minuto, ang mga props na "Tala ng sertipikasyon ng isang kopya" ay ginagamit, na iginuhit ng kalihim. Kung ang isang katas mula sa isang dokumento ay inisyu para isumite sa ibang organisasyon, ito ay pinatunayan ng selyo ng organisasyon.