Gotovo sve organizacije održavaju sastanke na kojima se raspravlja o operativnim pitanjima. Vrlo često se takvi sastanci nazivaju operativnim. Sprovode ih njihove vođe različitim nivoima: od rukovodioca organizacije do rukovodilaca strukturnih odjeljenja. Operativni sastanci se održavaju u redovnim intervalima (obično jednom sedmično) i obično se snimaju. Ako strukturna jedinica ili rukovodilac koji održava sednicu nema sekretara, vođenje zapisnika sa operativnog sastanka može se poveriti jednom od zaposlenih u jedinici.

Opća pravila za sastavljanje protokola

Naš rječnik

Protokol- dokument koji sadrži dosljednu evidenciju o toku razmatranja pitanja i odlučivanja na sjednicama, sjednicama, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Zapisnik se sastavlja na osnovu zvučnih zapisa ili grubih rukopisnih beleški koje tokom sastanka vodi sekretar ili drugi službenik, kao i materijala pripremljenih za sednicu (tekstovi izveštaja, govora, uverenja, nacrta odluka, dnevnog reda, spiskova učesnici, itd.).

Ako je na sastanku napravljen zvučni zapis, nakon sastanka se ponovo štampa, zatim se pisani tekst uređuje i u obrađenom obliku unosi u zapisnik. Rok za sastavljanje zapisnika sa sjednice ne bi trebao biti duži od tri do pet dana od dana održavanja sjednice. Zapisnici operativnih sastanaka se sastavljaju i obrađuju na dan sastanka ili u roku od jednog do dva dana nakon sastanka.

Protokoli mogu biti potpuni ili kratki. Potpuni protokol sadrži zapisnik svih govora na sastanku, postavljena pitanja govorniku, govore lica koja su učestvovala u raspravi i donesene odluke.

Kratak protokol uključuje samo imena onih koji su govorili, temu govora, sažetak govora i donesenih odluka.

Napredak operativnih sastanaka se, po pravilu, evidentira u kratkim zapisnicima.

Zapisnik se sastavlja na opštem obrascu, standardnom listu A4 ili posebno izrađenom zapisniku.

Obavezni detalji protokola su:

• naziv kompanije;
• Ime vrsta dokumenta(MINUTES) koji označava vrstu sastanka;
• datum sastanka;
• matični broj protokol;
• mjesto sastanka;
• potpisi.

Datum protokola je datum događaja.

Problemi i rješenja

Sastavljanje zapisnika sa operativnih sastanaka je često teško. Pogledajmo one najčešće.

■ Problem: sekretar ili neko od nižih službenika koji vodi zapisnik možda neće razumjeti suštinu pitanja o kojem se raspravlja i stoga ima poteškoća da evidentira tok rasprave o pitanju.

sta da radim? U takvim situacijama, sekretar bi trebao kontaktirati člana osoblja koji je govorio na sastanku ili bilo kojeg drugog člana osoblja koji može dati pojašnjenje.

■ Problem: Budući da se operativni sastanci često održavaju bez strogih pravila, sekretar možda neće imati vremena da snimi sve što se dešava tokom sastanka.

sta da radim? U ovom slučaju može pomoći snimanje zvuka tokom sastanka i sastavljanje zapisnika na osnovu njegovog transkripta.

■ Problem: Prilikom rasprave o nekom pitanju mogu se iznijeti i bitne i beznačajne ili čak nevažne informacije, a sekretaru može biti teško da identifikuje glavne (bitne) informacije koje se moraju upisati u zapisnik.

sta da radim? U tom slučaju, prije sastavljanja protokola, sekretar mora analizirati sve podatke, odvojiti bitne od nebitnih i u protokol uključiti samo najvažnije podatke.

Tekst kratkog protokola

Tekst protokola sastoji se iz dva dijela: uvodnog i glavnog.

U uvodni dio U kratkom protokolu navode se imena predsjedavajućeg i sekretara, pozicije i imena učesnika (prisutni) i pozvanih lica, te dnevni red. Ako na sastanku ima više od 15 učesnika, dozvoljeno je naznačiti u zapisniku ukupno učesnika, a u prilogu zapisnika dat je spisak prisutnih sa naznakom njihovih pozicija i imena, na primjer:

Prisutni: članovi uprave u broju od 16 ljudi. (lista je u prilogu).

Imena osoba pozvanih na sastanak se navode iza riječi „Pozvane“, naznačujući položaj osobe i naziv organizacije.

Na dnevnom redu se navode pitanja koja su predmet razmatranja, a dodatno se može navesti pozicija i prezime izvjestioca (govornika). Ako postoji više pitanja, ona su numerisana arapskim brojevima i poredana po redosledu diskusije. Točke dnevnog reda formuliraju se s prijedlogom "o" ("o"), na primjer:

Bilješka

Tačke dnevnog reda moraju biti formulisane precizno i ​​jasno, odražavajući suštinu pitanja o kojem se raspravlja. Ne preporučuje se uvrštavanje tačke „Razno” ili „Razno pitanje” na dnevni red.

Tekst glavni dio Kratak protokol se sastoji od posebnih odjeljaka prema broju pitanja na dnevnom redu. Sekcije su numerisane arapskim brojevima u skladu sa dnevnim redom. Svaki od njih je izgrađen prema sljedećoj shemi:

Ove ključne riječi za protokol su odštampane velikim slovima od ruba lijeve margine i može biti podebljano. Nakon riječi SLUŠAO u nominativu navodi se prezime govornika i tačka dnevnog reda, nakon čega se u 3. licu navodi jednina Sadržaj govora je ukratko sažet.

U delu „ODLUČIO: (ODLUČIO:)“ doneta odluka je zapisana kratko, precizno, lakonski, tako da nema dvostrukog tumačenja. Odluke su formulisane u preskriptivnom obliku: „Pripremiti...”, „Obezbediti...”, „Informisati...”. O jednom pitanju može se donijeti više odluka. U ovom slučaju, oni su numerisani arapskim brojevima povezanim sa serijskim brojem tačke dnevnog reda, na primjer:

Po potrebi se uz odluku navode rezultati glasanja: broj glasova za, protiv i uzdržanih.

Od teorije do prakse

Zamislimo da smo nakon prepisivanja snimka napravljenog rukom ili diktafonom dobili tekst na osnovu kojeg trebamo sastaviti kratak protokol:

Tačka dnevnog reda: 2. O toku rekonstrukcije skladišta gotovih proizvoda № 2

Tekst govora:

Vasiliev P.R. Planom rekonstrukcije trebalo je da počnemo sa postavljanjem regala i ugradnjom mehanizama za podizanje krajem mjeseca 25. CJSC "Profil" - naš dobavljač regalne opreme - krši rokove. 20. smo trebali primiti prvu seriju, 10 dana kasnije drugu. Isporuku imamo u dvije jednake partije, kako je navedeno u ugovoru. Platili smo u potpunosti, odnosno 100% avansno, jer zadnji put kada smo prenamjenili prvo skladište nismo imali problema sa njima. Danas je 28. i još ga nismo dobili. Poslali smo im faksove, zvali, juče su nam odgovorili da je prva partija poslata, ali bi trebalo dva-tri dana, odnosno imali smo kašnjenje zbog dobavljača. Mislim da im treba formalno uložiti žalbu zbog kršenja rokova isporuke.

Za unos protokola potrebno je odabrati najviše važna informacija. Da bismo to učinili, pokušajmo postaviti niz pitanja i dobiti odgovore na njih. Iz gornjeg teksta možemo dobiti odgovore na sljedeća pitanja:

Vidimo da tekst sadrži informacije koje se ne odražavaju u odgovorima: organizacija je platila robu u cijelosti, a uplaćeno je 100% unaprijed, jer postoji pozitivno iskustvo saradnje sa Profile CJSC. Does ove informacije značaj za situaciju koja se razmatra? Očigledno, ne, dakle, ovaj ne mora biti uključen u protokol. Dakle, na osnovu odgovora na pitanja koja smo dobili, možemo sastaviti kratak protokol govora:

2. SLUŠAO:

Vasiliev P.R.

Isporuku prve partije regalne opreme izvršio je dobavljač ZAO Profil uz kršenje roka, usled čega nisu ispoštovani rokovi za rekonstrukciju skladišta broj 2. Prva partija opreme je trebalo da bude stiže 20. decembra, drugi - 10 dana kasnije. Postavljanje regala i montaža mehanizama za podizanje trebalo je da počne 25. decembra. Prema navodima dobavljača, prva serija opreme stići će najkasnije od 30. do 31. decembra. Predložio je podnošenje tužbe zbog kršenja rokova isporuke.

Bilješka

Ako su u govoru korišteni izrazi „20.“, „25.“ itd., u protokolu se mora navesti konkretan mjesec, na primjer: „20. decembar“, „25. decembar“ itd.

Pretpostavimo da na sastanku tokom rasprave o trenutnoj situaciji nije podržan prijedlog za podnošenje tužbe. Odlučeno je da se dobavljaču uputi zamolnica u vezi sa potrebom poštovanja ugovorom utvrđenih rokova isporuke. Odluka u ovom slučaju treba biti upisana u protokol na sljedeći način:

ODLUČILI:

Pripremite i pošaljite ZAO Profil pismo zahtjeva u vezi sa potrebom poštivanja rokova isporuke regalne opreme.

Odgovorni izvršilac - Vasiliev P.R.

Datum dospijeća - (datum).

Pogledajmo još jedan primjer.

Tačka dnevnog reda: 5. O sprovođenju revizije finansijskih i ekonomskih aktivnosti ogranka kompanije u gradu Permu

Tekst govora:

Medvedev V.V. Tokom ove godine, finansijsko odeljenje i naše računovodstvo su se više puta susreli sa činjenicom da nam je filijala u Permu dostavljala izveštaje sa greškama. Dva puta su sami otkrili ove greške, obavijestili nas o tome i poslali ispravljene izvještaje. Naša računovodstvena služba je u dva navrata otkrila greške u obračunima, kao i činjenicu da rashodi filijale nisu uračunati u stavke za koje je to trebalo uraditi. Ukoliko se ove greške ne otklone na vrijeme, to bi moglo dovesti do problema s plaćanjem poreza. Naši stručnjaci su također primijetili da se rokovi stalno krše. podnošenje izvještaja o troškovima zabave. Dva puta nas je na službenim putovanjima posjetio glavni računovođa filijale, otklanjali smo greške koje je filijala napravila, ali je situacija ostala gotovo nepromijenjena. Šef administrativno-privredne službe Polozov R.A. takođe se požalio da postoje problemi sa troškovima transporta u Permu. Činjenica je da mu se u početku dostavljaju izvještaji o troškovima transporta, a zatim računovodstvu podnosi zbirni izvještaj za sve filijale. Uzimajući sve ovo u obzir, smatram da je neophodno organizovati i sprovesti reviziju finansijsko-ekonomskih aktivnosti filijale u Permu kako bi se izbegli problemi u budućnosti.

Supervizor:Šta mislite, ko bi trebao biti uključen u komisiju i koliko će vremena trajati da se izvrši uviđaj?

Medvedev V.V. Mislim da su nam potrebna tri čovjeka: jedan za računovodstvo, drugi za finansijsku službu, treći za administrativno-ekonomsku službu i odjel za logistiku. Prethodno smo razgovarali sa šefovima odjeljenja ko može ići, pa predlažem tri osobe: zamjenik. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebov A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B. Verifikacija se može završiti u roku od 3-5 dana.

Analizirajmo tekst glavnog govora prema istoj shemi:

	1) Odeljenje finansija i računovodstvo matičnog preduzeća 2) Filijala u Permu
Šta (učinio)?	1) (Filijala u gradu Permu) podnosi izvještaje sa greškama, troši troškove ne na stavke za koje to treba učiniti, krši rokove podnošenje izvještaja o troškovima zabave. 2) (Finansijska služba i računovodstvo matične kompanije) analizirali su greške koje su načinjene kod glavnog računovođe filijale. 3) (Finansijsko i računovodstveno odeljenje matične kompanije) predlaže da se organizuje i sprovede revizija finansijskih i ekonomskih aktivnosti filijale u Permu, slanjem tri zaposlena u organizaciji
	Tokom ove godine
	Pozitivni rezultati br

I u ovom slučaju vidimo da sekundarne informacije ostaju u tekstu. Prije svega, spominje se načelnik administrativno-privredne službe R.A. Polozov, koji se također požalio da filijala ima problema sa troškovima transporta. Ovu informaciju svrstavamo u sekundarnu iz razloga što su izvještaji o troškovima transporta tek inicijalno dostavljeni načelniku administrativno-privredne službe radi izrade zbirnog izvještaja. Budući da je trenutni proces izvještavanja za troškove transporta drugačiji, ove informacije služe za procjenu trenutne situacije od velikog značaja nema.

Sekundarne informacije treba uključiti i napomenu da je dva puta više grešaka otkrila sama filijala, a dva puta računovodstvo matične organizacije. Možemo jednostavno reći da su greške otkrivene više puta.

Protokoli rezimea ne odražavaju pitanja koja se postavljaju govorniku. Međutim, ako u odgovoru na pitanje postoji značajna informacija, ona se upisuje u zapisnik o govoru. U gornjem primjeru, ovo je podatak o tome ko je predložen da bude uključen u komisiju.

Na osnovu dobijenih odgovora možemo sastaviti protokolarni snimak govora:

SLUŠAO:

Medvedev V.V.

Filijala u Permu je tokom ove godine u više navrata podnosila izveštaje sa greškama, knjižila troškove u pogrešnim stavkama za koje bi to trebalo da se uradi, i podnosila izveštaje o troškovima reprezentacije uz kršenje rokova. I pored analize grešaka kod glavnog računovođe filijale, situacija se nije promijenila. Smatra da je potrebno izvršiti reviziju finansijsko-ekonomskih aktivnosti podružnice, uključujući i zamjenika u komisiji. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebov A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B.

Ako se tokom rasprave o pitanju donese odluka o sprovođenju inspekcijskog nadzora, odluku treba formulisati u protokolu na sljedeći način:

ODLUČILI:

Pripremiti nacrt naloga o formiranju komisije za reviziju finansijskih i ekonomskih aktivnosti filijale u Permu, dogovoriti termin revizije sa direktorom filijale u Permu.

Odgovorni izvršilac - Medvedev V.V.

Datum dospijeća - (datum)

V.F. Yankovaya,
dr.sc. ist. nauke, zam Direktor VNIIDAD-a

Uvod.

Dokumentacija aktivnosti upravljanja obuhvata sve procese koji se odnose na snimanje (snimanje) na različite medije i obradu, prema utvrđenim pravilima, informacija potrebnih za provođenje upravljačkih radnji. Dokumentacija se vrši na prirodnom jeziku (rukom pisani, pisani dokumenti, uključujući telegrame, telefonske poruke, mašinske poruke), kao i na vještački jezici korištenjem novih medija (bušene kartice, bušene trake, magnetne trake, kartice, diskete, itd.)"

Sastav upravljačkih dokumenata određen je nadležnostima i funkcijama organizacije, postupkom rješavanja pitanja, obimom i prirodom odnosa sa drugim organizacijama, a fiksiran je u tabeli dokumenata. Jedinstvo pravila za dokumentovanje upravljačkih radnji na svim nivoima upravljanja osigurava se upotrebom Državni sistem Dokumentaciona podrška za upravljanje (GSDOU) i objedinjeni dokumentacioni sistemi (UDS).

Jedinstveni dokumentacioni sistemi su skup međusobno povezanih dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtevima, koji sadrže informacije neophodne za upravljanje u određenoj oblasti delatnosti. USD su namijenjeni za korištenje kako uz pomoć kompjuterske tehnologije tako i uz tradicionalne metode obrada informacija.

Upravljački dokumenti po nazivu, obliku i sastavu detalja moraju biti u skladu sa USD, zahtjevima Državne budžetske obrazovne ustanove, propisima (poveljama) organizacije i dr. regulatorni dokumenti, koji sadrži pravila dokumentacije.

Svrha ovoga testni rad je dati koncept protokola, odražavati pravila za njegov dizajn, a također pokazati koji oblici protokola postoje.

1. Koncept protokola i njegova svrha.

Među upravljačkim dokumentima posebno mjesto zauzimaju protokoli. Oni su dio jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije.

Zapisnik - dokument koji bilježi tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sjednicama, sjednicama, konferencijama

Mora se imati na umu da se u aktivnostima organizacija i preduzeća često sastavljaju dokumenti pod nazivom „Protokol“, ali oni ne potpadaju pod gornju definiciju. Tako se u oblasti ugovornih odnosa sastavljaju protokoli o namjerama, protokoli nesuglasica, protokoli odobrenja; među glavnim dokumentima generalna skupština dioničari, zakonodavstvo saziva zapisnik komisije za brojanje itd. Ove vrste protokola su po svrsi slične aktima: bilježe i potvrđuju činjenice ili događaje.

Protokoli se sastavljaju u svakoj organizaciji u kojoj postoje privremena ili stalna kolegijalna tijela, komisije itd. Oblik njihovog djelovanja je rasprava o aktuelnim pitanjima na sastancima ili sastancima i zajedničko donošenje odluka, često glasanjem.

Pojavom akcionarskih društava u našoj zemlji povećana je pažnja ovoj vrsti dokumenata. Viši autoriteti Upravljanje akcionarskim društvom je kolegijalno, a protokoli koji odražavaju njihovo djelovanje postaju jedan od najvažnijih dokumenata upravljanja. Radi se o o zapisnicima sa skupštine akcionara, sjednica odbora direktora i uprave. Ne slučajno saveznog zakona„O akcionarska društva" i drugi pravni akti obratite posebnu pažnju na sadržaj ovih dokumenata.

2. Pravila za sastavljanje protokola

Zapisnik - dokument koji sadrži dosljednu evidenciju o toku razmatranja pitanja i odlučivanja na sjednicama, sjednicama, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Protokol odražava aktivnosti zajedničkog odlučivanja kolegijalnog tijela ili grupe radnika. Od zapisnika sa sastanaka koji nastaju u poslovima upravljanja organizacijama potrebno je razlikovati zapisnike istražnih, nekih organa uprave i organa za zaštitu javnog reda (npr. protokol sanitarnog inspektora, protokol saobraćajne nezgode itd. .), kao i protokoli ugovornog tipa (protokoli nesuglasica, protokoli izmirenja nesuglasica, protokoli dogovora o cijenama itd.).

Sjednice stalnih i privremenih kolegijalnih tijela (kolegija) podliježu obaveznom evidentiranju saveznih organa izvršna vlast, sjednice radnih kolektiva, skupštine dioničara, sjednice odbora direktora itd.). Zapisnici se sastavljaju na osnovu evidentiranja toka sjednica, transkripata, tonskih snimaka i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvještaja, govora, potvrda, nacrti odluka, dnevni red, spiskovi pozvanih i dr.).

Zapisnik sadrži sva mišljenja o pitanjima koja se razmatraju i sve donesene odluke. Zapisnik vodi sekretar ili drugo za to određeno lice. Za tačnost upisa u zapisnik odgovorni su predsjedavajući i sekretar koji vode sjednice. Potrebni detalji protokola su:

· naziv kompanije;

· naziv vrste dokumenta;

· datum i registarski broj;

· mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

· naslov teksta;

· potpisi.

3.Vrste protokola

Postoje dvije vrste protokola: puni i kratki.

Pun protokol sadrži zapise svih govora na sastancima.

Kratak protokol - samo imena govornika i kratka bilješka o temi govora.

Odluku o obliku zapisnika na sjednici donosi starješina kolegijalnog organa ili rukovodilac organizacije.

Naziv protokola je naziv kolegijalnog tijela ili sastanka (Zapisnik sa sjednice certifikacijske komisije...; zapisnik sa sjednice...).

Tekst punog protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

Uvodni dio je identično formatiran u cijelosti i kratke forme protokol. Navodi se imena predsjedavajućeg i sekretara, imena ili ukupan broj učesnika sastanka i pozvanih osoba (ako je učesnika više, pored naznake njihovog broja stavlja se napomena - „Spisak učesnika je u prilogu“), i dnevni red.

Imena prisutnih se upisuju u protokol, ako ih nema više od 15, - u abecedni red, sa naznakom mjesta rada i položaja; ako ih ima više, sastavlja se posebna lista. Zapisnici stalnih sjednica i komisija ne navode stavove prisutnih. Spisak prisutnih se iscrtava u punoj širini reda sa jednim proredom.

U ovom slučaju, riječi “predsjedavajući”, “sekretar”, “prisutan” (bez navodnika) štampaju se lijevo od polja, odvojene sa dva razmaka od naslova i jedan od drugog.

Uvodni dio završava dnevnim redom. Pitanja na dnevnom redu su raspoređena prema stepenu složenosti, važnosti i očekivanom vremenu za diskusiju. Pitanja se formuliraju u nominativu, numeriraju se arapskim brojevima i počinju prijedlozima “O”, “Ob”. Ne preporučuje se formulisanje pitanja ili grupe pitanja sa rečju „Razno“. Uz pitanje se navodi ime govornika i njegova pozicija.

Riječi “Dnevni red” centrirane su na dva do tri mjesta sa liste učesnika.

Glavni dio teksta protokola za svaku tačku dnevnog reda strukturiran je prema sljedećoj šemi: SLUŠALI SMO... GOVORILI... ODLUČILI (ODLUČILI)...

U odeljku „SLUŠAO“ kratki protokoli navode ime govornika (govornika) i temu njegovog govora. IN pune forme Protokol sadrži prezime i inicijale izvjestioca, sadržaj njegovog izvještaja (poruka, informacija, izvještaj). Ako tekst izvještaja iznese govornik u pismeno, dozvoljeno je, nakon navođenja teme govora, staviti napomenu: „Tekst izvještaja je u prilogu“. U odeljku „GOVOR“ kratki protokoli navode samo imena osoba koje su govorile u diskusiji, a puni protokoli takođe beleže njihove govore, uključujući i pitanja govorniku. Ako je potrebno, iza imena govornika se navodi njegova pozicija. U rubrici „ODLUČEN (ODLUČEN)“ bilježi se donesena odluka, koja je formulisana kratko, tačno i lakonski kako bi se izbjeglo dvostruko tumačenje. Uz odluku se navodi broj glasova „za“, „protiv“, „uzdržan“, kao i spisak lica koja nisu učestvovala u glasanju. Odluka može sadržavati jednu ili više tačaka, poređane su po važnosti, svaka od njih je numerisana.

Ispred riječi „SLUŠAO“ se stavlja broj u skladu sa dnevnim redom. Reči „SLUŠAO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO (ODLUČIO)“ štampaju se sa leve margine velikim slovima i završavaju dvotačkom. Tekst odeljaka „SLUŠAO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO (ODLUČIO)“ štampan je sa razmakom od 1,5 redova od crvene linije. Svako prezime i inicijali govornika ispisuju se u novom redu u nominativu, snimka govora je odvojena od prezimena crticom.

Učesnik sastanka ili sastanka može dati posebno mišljenje o donesenoj odluci, koje se konstatuje na posebnom listu i prilaže zapisniku. Postojanje izdvojenog mišljenja bilježi se u zapisnik nakon evidentiranja odluke.

Tekst kratkog protokola također se sastoji od dva dijela. U uvodnom dijelu navode se inicijali i prezimena predsjedavajućeg (predsjedavajućeg), kao i položaji, inicijali i prezimena prisutnih na sjednici.

Reč „Prisutno“ štampa se počevši od leve margine, podvučena, a na kraju reči se stavlja dvotačka. Ispod su nazivi poslova, inicijali i prezimena prisutnih. Nazivi radnih mjesta mogu se navesti općenito. Višeredni nazivi poslova prisutnih su označeni sa 1 proredom. Lista je odvojena od glavnog dijela protokola punom linijom.

Glavni dio protokola obuhvata pitanja koja se razmatraju i odluke koje se o njima donose. Naziv pitanja je numerisan rimskim brojem i počinje predlogom „O“ („O“), štampanim u sredini fontom br. 15 i podvučenim jednom linijom ispod poslednjeg reda. Ispod crte su navedena imena zvaničnika koji su govorili tokom rasprave ovaj problem. Prezimena se štampaju sa 1 proredom. Tada je naznačena odluka donesena po tom pitanju.

Dokumentaciona podrška menadžmentu

Kontrola

Opcija 4

1. Protokol, vrste protokola, karakteristike dizajna 4

2. Obrada poslate korespondencije 9

3. Sastaviti akt o otpisu imovine 11

4. Napišite bilješku 12

Bibliografija 14

1. Protokol, vrste protokola, karakteristike dizajna

Zapisnici su dokument kojim se bilježi tok rasprave i odlučivanja na sjednicama, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Posebnost protokola je da se koristi za dokumentovanje aktivnosti kolegijalnih tela: privremenih (sastanci, konferencije, sastanci, komisije) i stalnih (kolegiji ministarstava i odbora, akademska veća naučne institucije, predsjedništva).

Za pripremu i izvršenje protokola zaduženi su sekretari nadležnih kolegijalnih organa (redovnih ili izabranih u toku rada). Za tačnost podataka sadržanih u protokolu odgovoran je sekretar, zajedno sa predsjednikom kolegijalnog tijela. Zapisnik se sastavlja na osnovu rukom pisanih, uključujući stenografske ili magnetofonske snimke sjednice, kao i dokumentaciju pripremljenu za sjednicu: dnevni red, tekstove ili apstrakte izvještaja i govora, nacrte odluka.

Glavne vrste protokola:

Kratak zapisnik - bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Preporučljivo je provesti u slučajevima kada je sastanak operativne prirode.

U punom protokolu se evidentiraju ne samo pitanja o kojima se raspravlja, donesene odluke i imena govornika, već i dovoljno detaljno sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka.

Stenografski protokol se sastavlja na osnovu stenografskog izvještaja sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.

Zapisnik se sastavlja na memorandumu organizacije i sadrži sljedeće podatke: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta, datum održavanja, broj zapisnika, mjesto sastavljanja zapisnika (mjesto sastanka), naslov tekst, tekst, potpisi, vize za upoznavanje. Naslov teksta protokola je naziv događaja koji se snima (sjednica, sjednica, sastanak) i naziv kolegijalnog tijela čiji se rad snima.

Tekst protokola sastoji se iz dva dijela: uvodnog i glavnog. U uvodnom dijelu teksta protokola treba navesti: ko je vodio događaj koji se snima; ko je vodio zapisnik; ko je prisustvovao sastanku (sastanku, sastanku i sl.) iz reda službenika koji su uključeni u kolegijalni organ koji vodi sastanak; koji je pozvan (ako je potrebno) na sastanak iz redova zaposlenih u organizaciji ili iz drugih organizacija; o kojim pitanjima se razgovaralo na sastanku.

Podaci o rukovodiocu sastanka, sekretaru i prisutnima uključuju prezimena i inicijale zvaničnika, naznačene redom iza riječi: „predsjedavajući“, „sekretar“, „prisutan“ (bez navodnika). Za lica koja su dodatno pozvana na sastanak iz redova zaposlenih u organizaciji, pored prezimena i inicijala, naznačuje se radno mesto, a za specijaliste iz drugih organizacija - položaj i naziv organizacije. Informacije o osobama koje su pozvane na sastanak mogu biti uključene u odeljak „Prisustvovan“ ili u poseban odeljak „Pozvani“.

Na takvim kolektivnim događajima kao što su sastanci često postoji veliki broj učesnika, čije je navođenje u uvodnom dijelu teksta protokola neprimjereno. U tom slučaju se sastavlja poseban spisak prisutnih na sastanku koji se naknadno prilaže zapisniku.

U samom protokolu, u rubrici „Prisutni“, naveden je samo ukupan broj prisutnih uz pozivanje na priloženu listu. Treba naglasiti da su odjeljci „Prisutni” i „Pozvani” od posebnog značaja u odnosu na ostale dijelove protokola, jer direktno utiču na pravnu snagu ovog dokumenta, pokazujući zakonitost održavanja kolektivne manifestacije. Ovi dijelovi odražavaju prisustvo kvoruma na sjednici, tj. minimalno potreban broj članova kolegijalnog tijela dovoljan za početak rada sjednice (sjednice, sjednice). U nedostatku normativno utvrđenog kvoruma za dato kolegijalno tijelo (obična većina ili 2/3), održavanje sjednice je neprihvatljivo, jer će njegove odluke biti nezakonite. Reči „predsedavajući“, „sekretar“, „prisutan“, „pozvan“ štampaju se sa nulte pozicije uređaja za štampanje, sa 2. pozicije se stavlja crtica, prezimena se pišu u nominativu, zatim se stavljaju inicijali. Imena prisutnih i pozvanih poređana su abecednim redom i štampana sa 1 proredom.

Pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku su navedena u odjeljku DNEVNI RED. Riječi DNEVNI RED se ispisuju sa nulte pozicije uređaja za štampanje, nakon čega slijedi dvotačka. Tačke dnevnog reda su numerisane. Svako novo pitanje se štampa sa 1. pozicije tabele. Redoslijed kojim su pitanja raspoređena određen je stepenom njihove važnosti. Formulisanje tačaka dnevnog reda treba započeti prijedlozima o (o), naziv radnog mjesta i prezime govornika daju se u genitivu. Glavni dio teksta protokola strukturiran je u skladu sa pitanjima na dnevnom redu. Struktura snimanja rasprave po svakoj tački dnevnog reda odvija se prema sljedećoj šemi: SLUŠALI SU GOVORILI ODLUČILI (ODLUČILI). Ove riječi su štampane velikim slovima. Ispred riječi SLUŠAN je broj tačke dnevnog reda, a zatim dvotačka. Prezime govornika ispisuje se u nominativu sa 1. pozicije štamparskog uređaja; Iza prezimena stavljaju inicijale, zatim crticu i ispisuju sadržaj izvještaja velikim slovom u obliku direktnog govora. Ako tekst izvještaja (govora) prepisuje ili iznosi govornik u pisanje, zatim iza crtice pišu i velikim slovima “Izvještaj je u prilogu” (u protokolu bez navodnika).

Raspravi o izvještaju mogu prethoditi pitanja govorniku, koja se, uz odgovore, nalaze u dijelu SLUŠALI. Prije snimanja svakog pitanja navode se inicijali, prezime i pozicija autora i stavlja se crtica. Sadržaj pitanja piše se velikim slovima u obliku direktnog govora. Prije formulisanja odgovora napišite riječ „Odgovor“ (u protokolu bez navodnika), stavite crticu i napišite odgovor u obliku direktnog govora. Napredak rasprave o izvještaju se ogleda u odjeljku SPEAKERS. Dvotačka se stavlja iza riječi SPOKE. Prezime govornika piše se u nominativu od 1. pozicije štamparskog uređaja, zatim se navode inicijali i pozicija govornika, stavlja se crtica i sadržaj govora se ispisuje velikim slovima u obliku indirektnog govora .

Usvojene odluke nalaze se u dijelu RJEŠENO (ODLUČENO). Ako postoji više rješenja, ona se numeriraju arapskim brojevima sa tačkom. Po pravilu, svaka odluka je praćena naznakom pozicije, prezimena i inicijala lica odgovornog za njeno sprovođenje i sadrži rok za izvršenje. Odluke koje se donose kolektivno često zahtijevaju glasanje. U ovom slučaju, iza rubrike RIJEŠENO, označava se: „Glasali“ ili „Glasali“ (u protokolu bez navodnika) i daju se rezultati glasanja: jednoglasno ili za..., protiv..., uzdržan. ..

U praksi se često koriste skraćeni i kratki oblici protokola kada nije potreban detaljan zapis o toku rasprave o pitanjima. U skraćenim protokolima, nakon spiska prisutnih ili pozvanih, navodi se redni broj tačke dnevnog reda i štampa se naslov izvještaja. Posljednji red naslova izvještaja (tačka dnevnog reda) je podvučen, a ispod reda (u zagradama) ispisana su imena govornika po redoslijedu njihovog izlaganja. Naslov svakog izvještaja završava se protokolarnom odlukom ili rezolucijom. U kratkom protokolu se navode samo razmatrana pitanja i donesene odluke. Izreka teksta protokola može sadržavati klauzulu o odobravanju bilo kojeg dokumenta. U ovom slučaju, odobreni dokument je priložen uz protokol i ima vezu sa svojim brojem i datumom. U praksi je vrlo često potrebno napraviti izvode iz protokola. Izvod iz protokola sadrži sljedeće detalje:

svi detalji zaglavlja dela protokola: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta (IZVOD IZ ZAPISNIKA), datum (datum sastanka), broj protokola (redni broj sastanka), mesto pripreme ( mjesto sastanka);

naslov teksta;

svi detalji uvodnog dijela teksta protokola: “Predsjedavajući”, “Sekretar”, “Prisutan”, “Pozvani”, “DNEVNI RED”;

pojedini detalji glavnog dijela teksta protokola: „SLUŠAO“, „ODLUČIO“, „Glasati“;

detalji formalnog dijela protokola: detalji „Potpis“, uključujući riječi „predsjedavajući“, „sekretar“, inicijale i prezimena predsjedavajućeg i sekretara (bez njihovih ličnih potpisa jer izvodi, po pravilu, nisu potpisani originalom potpise, ali ih ovjerava sekretar); napomenu o ovjeri kopije.

Dakle, iz sadržaja protokola su uzeti samo oni elementi na koje je potrebno skrenuti pažnju zainteresovanih službenih lica. Za potvrđivanje utvrđenih činjenica i događaja više lica sačinjava akt. Akti se sastavljaju na osnovu rezultata revizije aktivnosti preduzeća ili njegovih strukturna jedinica i pojedinačna službena lica, prilikom prihvatanja i prenosa predmeta, pripremanja dokumenata za uništavanje, prijema objekata u rad.

Sastanci se održavaju u mnogim organizacijama, bez obzira koji oblik vlasništva imaju. Zaposleni i menadžeri se razmjenjuju za njih važna informacija, donositi odluke. Da bi događaj bio efikasan, sastavlja se zapisnik sa sastanka. Uzorak ovog dokumenta je približno isti u organizacijama. Pravila su opisana u nastavku.

Vrste sastanaka

Ovi događaji mogu poći po zlu ako se ne pripremite za njih. Ova funkcija pada na vođu. On mora odrediti prirodu događaja. Stručnjaci razlikuju nekoliko vrsta sastanaka:

1. Obuka (konferencija), čija je svrha da zaposlenima pruži znanje i unaprijedi njihove vještine.
2. Informativno. Događaj je potreban da se sumiraju informacije i prouče različita gledišta o novonastalim pitanjima.
3. Objašnjavajuće. Na takvim sastancima menadžeri uvjeravaju zaposlene u ispravnost ekonomske politike koja se sprovodi.
4. Problematično. Događaj se održava radi razvijanja metode za rješavanje tekućih problema.

Bez obzira na vrstu sastanka, on mora biti dokumentovan. To omogućava da se to sprovede kompetentno i na organizovan način.

Priprema

Da bi sastanak bio efikasan, više osoblje mora biti svjesno sljedećih pravila:

1. Morate jasno definirati temu i željene rezultate. Ovo će omogućiti organizovanje događaja.
2. Pažljivo izradite dnevni red. Potrebno je utvrditi redoslijed razmatranja pitanja. U isto vrijeme, bolje je početi s lakim pitanjima i preći na složenija.
3. Potrebno je upoznati učesnike sa činjenicama o kojima će se raspravljati. To je najbolje uraditi prije sastanka.
4. Licima koja će prisustvovati potrebno je unaprijed poslati poziv. Ako neki ne mogu pomoći u rješavanju problema, ali moraju znati rezultate događaja, onda im treba dostaviti protokol.
5. Mjesto sastanka treba odabrati na osnovu njegove svrhe. Uslovi za smještaj osoba su bitan u stvaranju poslovnog okruženja.

Ove nijanse su osnovne u pripremi za sastanak. Ukoliko se budu poštovali, događaj će biti održan efikasno i organizovano.

Zašto je potreban zapisnik sa sastanka?

Svaka organizacija održava redovne sastanke. Ova vrsta događaja pomaže u rješavanju mnogih akutni problemi, donositi pravovremene odluke o složeni zadaci, kreirati strategiju razvoja kompanije. Često se sastanci ne evidentiraju u zapisnicima, što se smatra normom. Uprava može samostalno odrediti listu aktivnosti tokom kojih se vrši snimanje. Oni također utvrđuju gdje to nije potrebno.

Osnovna svrha protokola je da pismeno zabilježi sva pitanja, zadatke i mišljenja iznesena na sastanku, kao i zajedničko donošenje odluka. Najbolja forma razmatra se detaljan protokol. Obično se takav dokument koristi na događajima koji će uticati na budući razvoj kompanije. Pored toga, potrebno je evidentirati sadržaj sastanaka sa preduzećima i zaposlenima u državnim organima. Uzorak zapisnika sa sastanka za različite forme Aktivnosti su slične, samo su male razlike.

Održavanje

Zapisnik sa sastanka vodi rukovodilac preduzeća. Ali ovu funkciju može obavljati i drugi zaposlenik. Prije ovog događaja, sekretaru se daje lista pozvanih i približna lista pitanja. Učesnici daju sažetke izvještaja. Ovo će vam omogućiti da pripremite predložak dokumenta kako biste ubrzali rad na izradi dokumenta. Uzorci zapisnika sa sastanaka za ovakve događaje su slični u svim preduzećima.

Kada ima mnogo učesnika, bolje je napraviti registracioni list u koji će biti upisana puna imena onih koji se pojavljuju. Na početku sastanka sekretar odobrava spisak prisutnih. Informaciju bilježi sekretar tokom događaja. Da bi se poboljšala tačnost evidentiranja, koriste se glasovni snimci. Sve riječi se snimaju na digitalni medij, a zatim se reproduciraju kada se protokol finalizira.

Ako je na sastanku mnogo učesnika, pozivaju se 2 sekretara da vode zapisnik. Ovakav rad ubrzava proces ako se događaj odgađa. Odgovori, primjedbe, komentari koji se ne odnose na temu sastanka nisu uključeni u sadržaj dokumenta. Zapisnik sadrži opšte značenje izvještaja, pitanja i prijedloga. Odluke i instrukcije koje rukovodilac daje pojedinim zaposlenima tačno se evidentiraju.

Ako su rukovodiocu potrebne tačne informacije, može zahtijevati izvještaj koji potpisuje odgovorno lice. Na sastancima se raspravlja o stanju stvari općenito, tako da nema potrebe za vođenjem detaljnih bilješki. Kao rezultat toga, zapisnik uključuje napredak sastanka: teme o kojima se raspravljalo, pitanja, odluke. Ponekad menadžeri zahtijevaju doslovno snimanje svih fraza. To se dešava na sastancima. moderne organizacije, gdje se rješavaju mnoga operativna pitanja.

Decor

Sastanci? Uzorak uključuje osnovne informacije koje treba uključiti u dokument. U državnim službama protokoli se vode na osnovu posebnih obrazaca. Uobičajeni oblik uzorka zapisnika sa sastanka sastoji se od:

1. Obavezni detalji (datumi, brojevi, naziv kompanije, vrsta dokumenta koji ukazuje na događaj, lokaciju).
2. Spisak prisutnih (ime i prezime, pozicije učesnika). Može se koristiti evidencija u kojoj se potpisuju svi koji su došli.
3. Ako su na događaju bile prisutne osobe iz drugih institucija, moraju biti unesene u rubriku „Pozvane“.
4. Glavni dio. Označava 3 dijela: slušao (puno ime i mjesto govornika, teme govora, izlaganje suštine), govorio (puno ime i mjesto osobe koja postavlja pitanja ili daje komentare), odlučivao (menadžer daje upute ili odluku nameće se, određuju se rokovi za izvršenje zadataka).
5. Na kraju potpise daju sekretar i direktor. Nije potreban pečat.

Koristeći ovaj primjer protokola, možete sastaviti kompetentan dokument. Mora biti numerisan kako bi se pratio napredak sastanka. Završni dokument se priprema neko vrijeme nakon sastanka. To može potrajati nekoliko sati ili čak dana, sve ovisi o količini informacija.

Uzorak zapisnika sa sastanka sa direktorom potpuno je isti kao i bez njega. Zatim se dokument predaje na potpis šefu zaduženom za događaj. Protokol se šalje zainteresovanim licima ili se sastavljaju službena saopštenja sa uputstvima za izvođače.

Ako se sastavlja zapisnik sa tehničkog sastanka, njegov uzorak može uključivati ​​specifične nijanse ovog događaja. Ali generalno, trebalo bi da sadrži glavnu suštinu, probleme i pitanja o kojima učesnici raspravljaju. Uzorak zapisnika sa radionice predstavljen u članku može poslužiti kao primjer u pripremi ovog dokumenta.

Operativni sastanak

Ovaj događaj ima sljedeće karakteristike:

1. Specifična učestalost, na primjer, svake sedmice.
2. Određeni sastav prisutnih.
3. Slične teme i pitanja.
4. Kratko trajanje.

Uzorak protokola za operativni sastanak je isti kao i za redovni događaj. Samo se sekretarica prvo upoznaje sa algoritmom rada i pitanjima za diskusiju. To ubrzava rad na dokumentu, jer se većina formira unaprijed. Protokol se priprema brzo, dokument se odmah dostavlja menadžmentu na potpis.

Skladištenje

Da bi riješio pitanje čuvanja protokola, sekretar se mora upoznati interna dokumenta organizacije. Zavisi od specifičnosti preduzeća. Dokumenti koji se odnose na sjednice odbora direktora ili dioničara DD čuvaju se trajno. Protokoli se ostavljaju na lokaciji trenutnog tijela organizacije. Dokumenti sa sastanaka se obično čuvaju 3 ili 5 godina, a zatim se arhiviraju i uništavaju na osnovu uputstava.

Zaključak

Zapisnici sa sastanaka omogućavaju učesnicima da zapamte dnevni red i na vrijeme završe zadatke. Sada postoje elektronski resursi za operativnu pripremu i distribuciju ove dokumentacije. Stoga će biti zgodno da sekretar predstavi verziju protokola zainteresiranim stranama.

Nova stranica 1

Protokol kao odraz kolegijalnog načina odlučivanja

Zapisnik sa sjednice se koristi za dokumentovanje rada kolegijalnih i savjetodavnih tijela (koledži, savjeta, komisija, sastanaka, konferencija i sl.), kako stalnih tako i privremenih. Često se na poslovnim sastancima i pregovorima vode zapisnici sa sastanaka kako bi se zabilježili sporazumi postignuti od strane strana ili drugi zajednički razvijeni uslovi.

Zapisnik sa sjednice je dokument koji sadrži sekvencijalni zapisnik o razmatranju pitanja i odlučivanju na sjednicama, sjednicama, konferencijama, sjednicama kolegijalnih ili savjetodavnih tijela.

Zapisnik sa sastanka odražava zajednički razvoj i donošenje upravljačkih odluka. Po pravilu, najvažnija i fundamentalna pitanja u aktivnostima organizacije podležu kolektivnoj odluci, koja zahteva kolektivnu, zajedničku diskusiju i odlučivanje.

Kolegijalni metod odlučivanja koristi se u aktivnostima gotovo svake organizacije, bez obzira na njen organizaciono-pravni oblik i prirodu aktivnosti. Na primjer, u organizacijama koje imaju oblik akcionarskog društva, skupština akcionara, upravni odbor (nadzorni odbor), odbor, komisija za reviziju i komisija za brojanje djeluju na osnovu kolegijalnosti. Osim toga, u bilo kojoj organizaciji sa pojedincem izvršni organ, na primjer, pod generalnim direktorom mogu se formirati direkcije, savjeti i komisije da zajednički raspravljaju i rješavaju različita pitanja aktivnosti organizacije.

Pripremna faza

Sjednici, po pravilu, prethodi veliki broj pripremnih radova: priprema dnevnog reda za sjednicu, obavještavanje članova kolegijalnog tijela i drugih zainteresovanih lica, priprema materijala za razmatranje na sjednici u skladu sa dnevnim redom (po pravilu, ovo je upućivanje na pitanje ili sažetak govora i nacrt odluke), njihovo kopiranje i slanje svim učesnicima sastanka na preliminarni pregled, pripremanje prostorija za sastanak itd.

Sjednici kolegijalnog tijela prethodi registracija učesnika, koja se može izvršiti u različitim oblicima: od upisivanja imena prisutnih direktno u nacrt zapisnika (ako broj učesnika sastanka ne prelazi 15 osoba), sastavljanje liste članova kolegijalnog tijela prisutnih na sjednici i pozvanih, sa navođenjem svih potrebnih podataka o njima (pozicija, mjesto rada) prije registracije učesnika koristeći tehnička sredstva. Prilikom održavanja skupštine akcionara akcionarskih društava, spisak akcionara i punomoćnika prisutnih na skupštini mora biti ovjeren potpisom predsjedavajućeg skupštine. Punomoćnici se mogu uključiti u spisak prisutnih samo uz predočenje punomoćja za pravo zastupanja interesa akcionara. Registracija prisutnih na sastanku je izuzetno važna tačka, budući da odluke kolegijalnog organa imaju pravnu snagu samo ako postoji kvorum, kao i ako svi učesnici na sjednici imaju dovoljno ovlaštenja da učestvuju u glasanju o donesenim odlukama.

Zapisnik se sačinjava na osnovu transkripta sjednice, tonskog snimka sjednice, ili na osnovu grubih rukopisnih bilješki koje se vode tokom sjednice, kao i materijala pripremljenog za sjednicu (tekstovi izvještaja, govora, potvrde, nacrti odluka, dnevni red, spiskovi učesnika itd.).

Ako je sastanak bio stenografiran ili zvučno snimljen , nakon sastanka, transkript se transkribuje, provjerava u odnosu na audio zapis i sastavlja (takvi snimci se nazivaju transkripti ili stenografski protokoli). Transkripcija transkripata ili zvučnih snimaka sastanka se vrši u delovima tokom samog sastanka, ili neposredno nakon sastanka, ali u svakom slučaju vreme predviđeno za izradu transkripta i zapisnika sa sastanka ne bi trebalo da bude duže od 3-5 dana. od dana održavanja sastanka.

Ako je tok sastanka snimljen na kasetofon ili diktafon , nakon transkripcije snimka, sastavljanja i arhiviranja transkripta i (ili) protokola, kaseta sa tonskim snimkom se čuva na određeno vrijeme (obično dvije sedmice) u odjeljenju koje obezbjeđuje tonsko snimanje sastanaka, a zatim se demagnetizira. Ovo vrijeme je neophodno za rješavanje eventualnih pitanja i pojašnjenje teksta protokola. Odlukom starješine kolegijalnog tijela može se napraviti zvučni snimak sjednice radi dugoročnog arhivskog čuvanja.

Registracija detalja protokola

Sa stanovišta potpunosti odraza napretka sastanka, postoje razlike između punog i kratkog zapisnika.

Potpuni protokolsadrži zapisnik svih govora na sastanku, brief– samo imena govornika i tema govora. Koji protokol treba voditi u svakom konkretnom slučaju utvrđuje se pravilnikom kolegijalnog tijela ili odlučuje predsjednik kolegijalnog tijela.

Zapisnik se sastavlja na standardnim listovima A4 papira. Obavezni podaci protokola su: naziv organizacije, naziv vrste dokumenta (PROTOKOL), datum dokumenta, registarski broj, mjesto izrade dokumenta, naslov teksta, potpisi.

Priprema detalja protokola mora biti u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."

Datum protokolaje datum događaja (sastanak, sastanak). Datum se izdaje u digitalnom ili verbalno-digitalnom obliku: 05.02.2005. ili 05.02.2005.

Registracijski broj protokola je redni broj sjednice u toku kalendarske godine ili tokom mandata izabranog tijela. Prilikom registracije protokola ne vode se posebni obrasci registracije i knjigovodstva (časopis, kartoteka), već se svakom novom protokolu dodjeljuje serijski broj iza broja posljednjeg zavedenog protokola.

Mjesto kompilacije protokol je naznačen u skladu sa usvojenom administrativno-teritorijalnom podjelom. Naziv mjesta gdje je dokument sastavljen ne može se navesti ako je naziv teritorije uključen u naziv organizacije: Moskovska gradska duma, Zakonodavna skupština Tverske oblasti.

Naslov teksta je obavezan rekvizit protokola. Mora biti gramatički u skladu s nazivom vrste dokumenta:

ZAPISNIK (čega?) sjednice komisije za revalorizaciju osnovnih sredstava

ZAPISNIK (čega?) sa sjednice direkcije

Tekst protokolasastoji se od dva dijela – uvodnog i glavnog. Uvodni dio je identično formatiran u punoj i kratkoj formi protokola. Navodi se: imena predsjedavajućeg i sekretara sastanka, imena ili ukupan broj učesnika sastanka i pozvanih lica, dnevni red. Imena članova kolegijalnog tijela ili lica koja učestvuju na sjednici sa pravom glasa navode se abecednim redom bez navođenja njihovih pozicija. Ako je naveden ukupan broj prisutnih, navodi se njihov opšti naziv i bilješka o postojanju upisne liste:

Prisutni: članovi Naučno-tehničkog saveta u broju od 25 ljudi. (lista je u prilogu).

Osobe koje nisu članovi kolegijalnog tijela i koje su pozvane na sastanak kao stručnjaci za pitanja o kojima se raspravlja ili zainteresovane strane navode se iza riječi „Pozvani:“, također abecednim redom, ali sa naznakom pozicije i mjesta rada ako su predstavnici drugih organizacija.

Na dnevnom redu sjednice navodi se pitanje ili pitanja koja su predmet razmatranja na sjednici, pozicija i ime govornika. Ako postoji više pitanja, ona su numerisana arapskim brojevima i raspoređena prema stepenu složenosti, važnosti i redoslijedu rasprave. Tačke dnevnog reda strukturirane su prema formuli „o čemu?“:

Tačke dnevnog reda moraju biti formulisane precizno i ​​jasno, odražavajući suštinu pitanja o kojima se raspravlja. Ne preporučuje se uvrštavanje tačke „Razno“ na dnevni red.

Tekst glavnog dijela protokola sastoji se od posebnih odjeljaka prema broju pitanja na dnevnom redu, od kojih je svako strukturirano prema sljedećoj shemi:

1. SLUŠAO:

ZVUČNICI:

ODLUČILI: ( ili: ODLUČILI :)

Ove ključne riječi za protokol su ispisane velikim slovima i na crvenoj liniji. Sekcije su numerisane arapskim brojevima u skladu sa dnevnim redom. Posle reči "SLUŠAO:" prezime govornika navodi se u nominativu, a sadržaj izvještaja u obliku 3. lica jednine ili s prijedlogom “o”. Ako postoji tekst izvještaja, iza imena govornika se pravi bilješka: (Tekst izvještaja je u prilogu).

U poglavlju "IZVOĐENO:" dosljedno naznačiti imena osoba koje su učestvovale u raspravi izvještaja i formulisati njihova mišljenja. Imena govornika i sadržaj njihovih govora evidentiraju se na isti način kao i govor glavnog govornika u prethodnom dijelu protokola.

Po potrebi, isti dio protokola bilježi postavljena pitanja govornika i njegove odgovore u sljedećem obliku:

Pitanje: Ukoliko se donese odluka o izdavanju dionica društva, da li se planira izdavanje povlaštenih dionica?

odgovor: Ne, izdavaće se samo obične akcije.

Ime osobe koja postavlja pitanje ne može biti naznačeno.

U poglavlju “ODLUČENO:” (“ODLUČENO:”) donesena odluka je zapisana, kratko, precizno, lakonski - tako da nema dvostrukog tumačenja. Odluke koje se donose su formulisane u propisanom obliku: “Odobri...”, “Omogući...”, “Unesi promjene...”. Po jednom pitanju može se donijeti više odluka, pri čemu se one numerišu arapskim brojevima. Po potrebi se uz odluku navode i rezultati glasanja: broj glasova „za“, „protiv“, „uzdržan“, a takođe, ako je glasanje bilo tajno, broj izdatih glasačkih listića dobijenih kao rezultat glasanje i proglašeno nevažećim.

Učesnik sastanka ili sastanka može dati posebno mišljenje o donesenoj odluci, koje se konstatuje na posebnom listu i prilaže zapisniku. Sadržaj izdvojenog mišljenja upisuje se u zapisnik nakon evidentiranja odgovarajuće odluke.

Ako je bilo koji dokument odobren protokolom, on mora biti priložen protokolu i imati pečat odobrenja, na primjer:

Potpisi predsjedavajućeg i sekretara sastanci završavaju pripremu zapisnika. Potpisan je jedan primjerak protokola. Na lijevoj strani se stavlja potpis predsjedavajućeg, a na desnoj potpis sekretara.

U skladu sa važećim zakonodavstvom, u nekim slučajevima, zapisnike sa sastanaka potpisuje samo predsjedavajući (predsjedavajući) na sjednici. Zakonom su predviđeni i slučajevi potpisivanja protokola od strane svih članova tijela koje donosi odluke. Na primjer,Saveznim zakonom „o akcionarskim društvima“ (u daljem tekstu: Zakon) propisano je (član 68) da zapisnik sa sjednice odbora direktora (nadzornog odbora) društva potpisuje predsjedavajući sednice, koji odgovoran je za ispravnost zapisnika.

Što se tiče pripreme zapisnika sa skupštine akcionara, zakonom uopšte nije propisana procedura njegovog potpisivanja, u čl. 63. Zakona samo utvrđuje koji su podaci navedeni u protokolu:

- mjesto i vrijeme održavanja skupštine akcionara;

- predsjedavajući (predsjedništvo) i sekretar sjednice, dnevni red sjednice.

Zakon takođe navodi da zapisnik sa skupštine akcionara društva mora da sadrži glavne odredbe govora, pitanja koja se stavljaju na glasanje i rezultate glasanja o njima, odluke usvojene na skupštini.

Skraćena verzija protokola

Dozvoljena je skraćena verzija protokola u kojoj su riječi SLUŠAO, GOVORIO, ODLUČIO (ODLUČIO) nisu štampane. Nakon broja koji označava broj pitanja na dnevnom redu, navodi se sadržaj pitanja (tačke dnevnog reda). Posljednji red sadržaja pitanja je podvučen, a ispod reda se ispisuju imena govornika i onih koji su govorili u diskusiji (najprije se navodi ime glavnog govornika, a zatim imena govornika - u redosled njihovog govora). Nakon navođenja imena, po potrebi, ukratko se iznosi suština pitanja koje se razmatra, a u nastavku je odluka (rješenje).

Izvod iz protokola

Da informiše zainteresovane organizacije i pojedince o donetim odlukama, kao i da potvrdi donesene odluke Mogu se izdati izvodi iz protokola.

Izvod iz protokola je dokument koji je kopija dijela protokola. U izvodu se reprodukuje uvodni dio protokola (detalji obrasca, podaci o predsjedniku, sekretaru i prisutnima), tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema i dio teksta koji odražava razmatranje pitanja i odluke. napravljeno na njemu. Potpisi predsjedavajućeg i sekretara ne ovjeravaju izvod. Za davanje pravne snage izvodu iz protokola koristi se „Napomena o ovjeri kopije“, koju izdaje sekretar. Ako se izvod iz dokumenta izdaje radi predaje drugoj organizaciji, ovjerava se pečatom organizacije.