Σχεδόν όλοι οι οργανισμοί πραγματοποιούν συναντήσεις στις οποίες εξετάζονται θέματα επιχειρησιακού χαρακτήρα. Πολύ συχνά τέτοιες συναντήσεις ονομάζονται επιχειρησιακές συναντήσεις. Διεξάγονται από τους ηγέτες τους διαφορετικά επίπεδα: από τον επικεφαλής του οργανισμού έως τους επικεφαλής των δομικών τμημάτων. Οι επιχειρησιακές συναντήσεις πραγματοποιούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα (συνήθως μία φορά την εβδομάδα) και συνήθως καταγράφονται. Εάν η διαρθρωτική μονάδα ή ο προϊστάμενος που διευθύνει τη συνεδρίαση δεν έχει γραμματέα, μπορεί να ανατεθεί σε έναν από τους υπαλλήλους της μονάδας η τήρηση των πρακτικών της επιχειρησιακής συνεδρίασης.

Γενικοί κανόνες για την καταχώριση του πρωτοκόλλου

Το λεξικό μας

Πρωτόκολλο- έγγραφο που περιέχει συνεπή καταγραφή της συζήτησης θεμάτων και της λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, συνέδρια και συνεδριάσεις συλλογικών οργάνων.

Τα πρακτικά συντάσσονται βάσει ηχογραφήσεων ή σχεδίων χειρόγραφων σημειώσεων που τηρούνται κατά τη συνεδρίαση από τον γραμματέα ή άλλο υπάλληλο, καθώς και με υλικά που προετοιμάζονται για τη συνεδρίαση (κείμενα εκθέσεων, ομιλίες, αναφορές, σχέδια αποφάσεων, ημερήσια διάταξη, λίστες συμμετεχόντων κ.λπ.).

Εάν η συνάντηση ηχογραφήθηκε, μετά τη συνάντηση ανατυπώνεται, τότε το γραπτό κείμενο επεξεργάζεται και περιλαμβάνεται στα πρακτικά στην επεξεργασμένη φόρμα. Η προθεσμία για τη σύνταξη των πρακτικών της συνεδρίασης δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τρεις έως πέντε ημέρες από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Τα πρακτικά των επιχειρησιακών συνεδριάσεων συντάσσονται και εκτελούνται την ημέρα της συνεδρίασης ή εντός μίας ή δύο ημερών μετά τη συνεδρίαση.

Τα πρωτόκολλα είναι πλήρη και σύντομα. Πλήρες πρωτόκολλοπεριέχει ένα αρχείο όλων των ομιλιών στη συνεδρίαση, ερωτήσεις που τέθηκαν στον ομιλητή, ομιλίες από άτομα που συμμετείχαν στη συζήτηση και αποφάσεις που ελήφθησαν.

Σύντομο Πρωτόκολλοπεριλαμβάνει μόνο τα ονόματα όσων μίλησαν, το θέμα της ομιλίας, μια περίληψη της ομιλίας και τις αποφάσεις που ελήφθησαν.

Η πορεία των επιχειρησιακών συναντήσεων, κατά κανόνα, καταγράφεται σε σύντομα πρακτικά.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης συντάσσονται σε κοινό έντυπο, τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4 ή ειδικά σχεδιασμένο έντυπο πρωτοκόλλου.

Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτοκόλλουείναι:

• όνομα εταιρείας;
• Ονομα Είδος αρχείου(ΠΡΑΚΤΙΚΑ) υποδεικνύοντας τον τύπο της συνάντησης·
• ημερομηνία της συνεδρίασης·
• αριθμός Μητρώουπρωτόκολλο
• τον τόπο της συνάντησης·
• υπογραφές.

Η ημερομηνία του πρωτοκόλλου είναι η ημερομηνία του συμβάντος.

Προβλήματα και Λύσεις

Η λήψη πρακτικών των επιχειρησιακών συναντήσεων είναι συχνά δύσκολη. Ας εξετάσουμε τα πιο συνηθισμένα.

■ Πρόβλημα:ο γραμματέας ή ένας από τους κατώτερους αξιωματικούς που κρατά τα πρακτικά μπορεί να μην κατανοεί την ουσία του θέματος που συζητείται, και ως εκ τούτου δυσκολεύεται να καταγράψει την πρόοδο της συζήτησης του θέματος.

Τι να κάνω?Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο γραμματέας θα πρέπει να επικοινωνήσει με το μέλος του προσωπικού που μίλησε στη συνεδρίαση ή με οποιοδήποτε άλλο μέλος του προσωπικού που μπορεί να δώσει διευκρινίσεις.

■ Πρόβλημα:Δεδομένου ότι οι επιχειρησιακές συνεδριάσεις πραγματοποιούνται συχνά χωρίς αυστηρά χρονικά όρια, ο γραμματέας μπορεί να μην έχει χρόνο να καταγράψει όλα όσα συμβαίνουν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.

Τι να κάνω?Σε αυτήν την περίπτωση, η διατήρηση μιας ηχογράφησης κατά τη διάρκεια της σύσκεψης και η σύνταξη ενός πρωτοκόλλου με βάση τη μεταγραφή της μπορεί να βοηθήσει.

■ Πρόβλημα:Κατά τη συζήτηση ενός θέματος, μπορούν να εκφραστούν ουσιώδεις και ασήμαντες ή και ασήμαντες πληροφορίες και μπορεί να είναι δύσκολο για τον γραμματέα να ξεχωρίσει τις κύριες (ουσιώδεις) πληροφορίες, οι οποίες πρέπει να καταγράφονται στο πρωτόκολλο.

Τι να κάνω?Σε αυτή την περίπτωση, πριν από τη σύνταξη των πρακτικών, ο γραμματέας πρέπει να αναλύσει όλα τα στοιχεία, να διαχωρίσει τα κύρια από τα δευτερεύοντα και να συμπεριλάβει μόνο τα σημαντικότερα στοιχεία στα πρακτικά.

Κείμενο σύντομου πρωτοκόλλου

Το κείμενο του πρωτοκόλλου αποτελείται από δύο μέρη: το εισαγωγικό και το κύριο.

Σε εισαγωγικό μέροςτο σύντομο πρωτόκολλο αναφέρει τα ονόματα του προέδρου και του γραμματέα, τις θέσεις και τα ονόματα των συμμετεχόντων (παρόντων) και των προσκεκλημένων, την ημερήσια διάταξη. Εάν υπάρχουν περισσότεροι από 15 συμμετέχοντες στη συνεδρίαση, επιτρέπεται η αναγραφή στα πρακτικά σύνολοσυμμετέχοντες και ο κατάλογος των παρόντων με τις θέσεις και τα ονόματά τους δίνεται στο παράρτημα του πρωτοκόλλου, για παράδειγμα:

Παρόντες: μέλη της διεύθυνσης στο ποσό των 16 ατόμων. (η λίστα επισυνάπτεται).

Τα ονόματα των προσώπων που προσκαλούνται στη σύσκεψη αναγράφονται μετά τη λέξη «Καλεσμένοι», υποδεικνύοντας τη θέση του ατόμου και το όνομα του οργανισμού.

Η ημερήσια διάταξη αναφέρει τα θέματα που αποτελούν αντικείμενο εξέτασης, επιπλέον, μπορεί να αναφέρεται η θέση και το επώνυμο του ομιλητή (ομιλητή). Εάν υπάρχουν πολλές ερωτήσεις, αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς και ταξινομούνται με τη σειρά της συζήτησης. Τα θέματα ημερήσιας διάταξης διατυπώνονται με την πρόθεση "ο" ("περίπου"), για παράδειγμα:

Σημείωση

Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης θα πρέπει να διατυπώνονται με ακρίβεια και σαφήνεια, αντανακλώντας την ουσία του υπό συζήτηση θέματος. Δεν συνιστάται η συμπερίληψη του θέματος «Διάφορα» ή «Διάφορα» στην ημερήσια διάταξη.

Κείμενο κύριο μέροςΤο συνοπτικό πρωτόκολλο αποτελείται από ξεχωριστές ενότητες ανάλογα με τον αριθμό των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Οι ενότητες αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη. Κάθε ένα από αυτά είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με το σχέδιο:

Αυτές οι λέξεις-κλειδιά για το πρωτόκολλο εκτυπώνονται κεφαλαία γράμματααπό το περίγραμμα του αριστερού περιθωρίου και μπορεί να εμφανίζεται με έντονη γραφή. Μετά τη λέξη ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ στην ονομαστική περίπτωση αναγράφεται το επώνυμο του ομιλητή και το θέμα της ημερήσιας διάταξης, μετά το οποίο με τη μορφή του 3ου προσώπου. ενικόςσυνοψίζει το περιεχόμενο της ομιλίας.

Στο μέρος «ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ: (ΕΠΙΛΥΘΗΚΕ:)» συνοπτικά, με ακρίβεια, περιληπτικά, ώστε να μην υπάρχει διπλή ερμηνεία, καταγράφεται η απόφαση. Οι αποφάσεις διατυπώνονται σε προδιαγραφική μορφή: "Προετοιμάστε ...", "Προβλέψτε ...", "Ενημερώστε ...". Μπορούν να ληφθούν πολλές αποφάσεις για ένα θέμα. Σε αυτήν την περίπτωση, αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς με αναφορά στον αύξοντα αριθμό του θέματος στην ημερήσια διάταξη, για παράδειγμα:

Εάν χρειαστεί, μαζί με την απόφαση, αναφέρονται και τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας: ο αριθμός των ψήφων «υπέρ», «κατά», καθώς και οι αποχές.

Από τη θεωρία στην πράξη

Φανταστείτε ότι μετά την αποκρυπτογράφηση μιας ηχογράφησης που έγινε με το χέρι ή σε ένα δικτάφωνο, λάβαμε ένα κείμενο βάσει του οποίου πρέπει να συντάξουμε ένα σύντομο πρωτόκολλο:

Θέμα ημερήσιας διάταξης: 2. Για την εξέλιξη της ανακατασκευής της αποθήκης τελικών προϊόντων № 2

Κείμενο ομιλίας:

Vasiliev P.R.Σύμφωνα με το σχέδιο ανακατασκευής, έπρεπε να ξεκινήσουμε την εγκατάσταση ραφιών και μηχανισμών ανύψωσης στο τέλος του μήνα στις 25. Η CJSC "Profile" - ο προμηθευτής μας εξοπλισμού ραφιών - παραβιάζει τις προθεσμίες. Στις 20 υποτίθεται ότι θα λάβαμε την πρώτη παρτίδα, σε 10 ημέρες - τη δεύτερη. Σε εμάς - παράδοση από δύο ίσα μέρη, έτσι στη σύμβαση. Πληρώσαμε εξ ολοκλήρου, δηλαδή 100% προκαταβολικά, γιατί την τελευταία φορά που μετατρέψαμε την πρώτη αποθήκη δεν είχαμε κανένα πρόβλημα με αυτά. Σήμερα είναι 28 και δεν το έχουμε παραλάβει ακόμα. Τους εστάλησαν φαξ, κάλεσαν, χθες απάντησαν ότι η πρώτη παρτίδα στάλθηκε, αλλά θα πάρει δύο-τρεις μέρες, δηλαδή έχουμε καθυστέρηση λόγω προμηθευτή. Νομίζω ότι πρέπει να υποβάλουν επίσημα αξίωση για παραβίαση του χρόνου παράδοσης.

Για να κάνετε μια καταχώρηση πρωτοκόλλου, είναι απαραίτητο να επιλέξετε το μεγαλύτερο μέρος σημαντικές πληροφορίες. Για να γίνει αυτό, ας προσπαθήσουμε να θέσουμε μια σειρά από ερωτήσεις και να λάβουμε απαντήσεις σε αυτές. Από το παραπάνω κείμενο μπορούμε να πάρουμε απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα:

Βλέπουμε ότι το κείμενο περιέχει πληροφορίες που δεν αντικατοπτρίζονται στις απαντήσεις: ο οργανισμός πλήρωσε για τα αγαθά πλήρως και έγινε 100% προπληρωμή, καθώς υπάρχει θετική εμπειρία συνεργασίας με το CJSC Profile. Το κάνει αυτή η πληροφορίααξία για την κατάσταση που αποτελεί αντικείμενο εξέτασης; Προφανώς όχι, επομένως, αυτό δεν χρειάζεται να συμπεριληφθεί στο πρωτόκολλο. Έτσι, με βάση τις απαντήσεις στις ερωτήσεις που λάβαμε, μπορούμε να συντάξουμε ένα σύντομο πρωτόκολλο της ομιλίας:

2. ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ:

Vasiliev P.R.

Η αποστολή της πρώτης παρτίδας εξοπλισμού ραφιών έγινε από τον προμηθευτή CJSC Profile κατά παράβαση της προθεσμίας, με αποτέλεσμα να μην τηρηθούν οι προθεσμίες για την ανακατασκευή της αποθήκης Νο. 2. Η πρώτη παρτίδα εξοπλισμού υποτίθεται ότι έφτασε στις 20 Δεκεμβρίου, το δεύτερο - σε 10 ημέρες. Η τοποθέτηση ραφιών και η εγκατάσταση ανυψωτικών μηχανισμών επρόκειτο να ξεκινήσει στις 25 Δεκεμβρίου. Σύμφωνα με τον προμηθευτή, η πρώτη παρτίδα εξοπλισμού θα φτάσει όχι νωρίτερα από τις 30-31 Δεκεμβρίου. Προσφέρθηκε να στείλει αξίωση για παραβίαση του χρόνου παράδοσης.

Σημείωση

Εάν στην ομιλία χρησιμοποιήθηκαν οι εκφράσεις "20η", "25η" κ.λπ., πρέπει να αναφέρεται ένας συγκεκριμένος μήνας στο πρωτόκολλο, για παράδειγμα: "20 Δεκεμβρίου", "25 Δεκεμβρίου" κ.λπ.

Ας υποθέσουμε ότι στη συνάντηση κατά τη συζήτηση της τρέχουσας κατάστασης δεν υποστηρίχθηκε η πρόταση για αποστολή αξίωσης. Αποφασίστηκε να σταλεί επιστολή ζήτησης στον προμηθευτή σχετικά με την ανάγκη συμμόρφωσης με τις προθεσμίες παράδοσης που ορίζονται από τη σύμβαση. Η απόφαση στην περίπτωση αυτή πρέπει να καταχωρηθεί στα πρακτικά ως εξής:

ΑΠΟΦΑΣΙΣΜΕΝΟΣ:

Προετοιμάστε και στείλτε στο CJSC Profile μια επιστολή ζήτησης σχετικά με την ανάγκη τήρησης των προθεσμιών για την παράδοση του εξοπλισμού ραφιών.

Υπεύθυνος εκτελεστής - Vasiliev P.R.

Προθεσμία - (ημερομηνία).

Ας εξετάσουμε ένα ακόμη παράδειγμα.

Θέμα της ημερήσιας διάταξης: 5. Σχετικά με τη διενέργεια ελέγχου των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του υποκαταστήματος της εταιρείας στην πόλη Perm

Κείμενο ομιλίας:

Medvedev V.V.Κατά τη διάρκεια αυτού του έτους, το οικονομικό τμήμα και το λογιστήριό μας έχουν επανειλημμένα αντιμετωπίσει το γεγονός ότι το υποκατάστημα στο Perm μας παρουσίασε λάθη κατά την υποβολή εκθέσεων. Δύο φορές οι ίδιοι ανακάλυψαν αυτά τα λάθη, μας ενημέρωσαν σχετικά και στη συνέχεια έστειλαν διορθωμένες αναφορές. Δύο φορές το λογιστήριο μας διαπίστωσε λάθη στους υπολογισμούς, καθώς και στο ότι τα έξοδα του υποκαταστήματος έγιναν κάτω από λάθος στοιχεία για τα οποία έπρεπε να γίνει. Εάν αυτά τα σφάλματα δεν διορθώνονταν εγκαίρως, αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε προβλήματα με την πληρωμή φόρων. Επίσης, οι ειδικοί μας επέστησαν την προσοχή στο γεγονός ότι οι προθεσμίες παραβιάζονται συνεχώς παρουσίαση εκθέσεων εξόδων φιλοξενίας. Ο αρχιλογιστής του υποκαταστήματος ήταν δύο φορές σε επαγγελματικό ταξίδι μαζί μας, αντιμετωπίσαμε τα λάθη του υποκαταστήματος, αλλά η κατάσταση δεν έχει αλλάξει πολύ. Επικεφαλής της διοικητικής και οικονομικής υπηρεσίας Polozov R.A. παραπονέθηκε επίσης ότι υπήρχαν κάποια προβλήματα με τα έξοδα μεταφοράς στο Περμ. Γεγονός είναι ότι αρχικά του υποβάλλονται εκθέσεις για τα έξοδα μεταφοράς και στη συνέχεια υποβάλλει συγκεντρωτική έκθεση για όλα τα υποκαταστήματα στο λογιστήριο. Λαμβάνοντας υπόψη όλα αυτά, θεωρώ ότι είναι απαραίτητο να οργανωθεί και να διεξαχθεί έλεγχος των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του υποκαταστήματος στο Περμ, ώστε να μην υπάρξουν προβλήματα στο μέλλον.

Επόπτης:Ποιοι πιστεύετε ότι πρέπει να συμπεριληφθούν στην επιτροπή και πόσος χρόνος θα χρειαστεί για τη διενέργεια επιτόπιου ελέγχου;

Medvedev V.V.Νομίζω ότι χρειάζονται τρία άτομα: ένα για το λογιστικό, ένα άλλο για το οικονομικό τμήμα και ένα τρίτο για τη διοικητική και οικονομική υπηρεσία και το τμήμα logistics. Προηγουμένως, συζητούσαμε με τους προϊσταμένους των τμημάτων ποιος μπορούσε να πάει, οπότε προτείνω τρία άτομα: αναπληρωτή. επικεφαλής λογιστής Somov S.S., ελεγκτής Yastrebova A.A. και κορυφαίος μηχανικός Sokolov B.B. Η επαλήθευση μπορεί να πραγματοποιηθεί εντός 3-5 ημερών.

Ας αναλύσουμε το κείμενο της κύριας ομιλίας σύμφωνα με το προηγούμενο σχήμα:

	1) Οικονομικό τμήμα και λογιστήριο της μητρικής εταιρείας 2) Υποκατάστημα στο Perm
Τι (έκανε) κάνει;	1) (Υποκατάστημα στην πόλη Perm) υποβάλλει αναφορές με λάθη, ξοδεύει έξοδα σε λάθος αντικείμενα για τα οποία πρέπει να γίνει αυτό, παραβιάζει τις προθεσμίες παρουσίαση εκθέσεων εξόδων φιλοξενίας. 2) (Τμήμα Οικονομικών και Λογιστήριο της μητρικής) ανέλυσε τα λάθη που έγιναν με τον αρχιλογιστή του υποκαταστήματος. 3) (Το οικονομικό τμήμα και το λογιστήριο της μητρικής εταιρείας) προτείνουν να οργανωθεί και να διεξαχθεί έλεγχος των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του υποκαταστήματος στο Perm στέλνοντας τρεις υπαλλήλους του οργανισμού
	Κατά τη διάρκεια αυτής της χρονιάς
	θετικά αποτελέσματαΟχι

Και σε αυτή την περίπτωση, βλέπουμε ότι οι πληροφορίες του δεύτερου σχεδίου παραμένουν στο κείμενο. Πρώτα απ 'όλα, αυτό είναι μια αναφορά του επικεφαλής της διοικητικής και οικονομικής υπηρεσίας Polozov R.A., ο οποίος επίσης παραπονέθηκε ότι το υποκατάστημα είχε κάποια προβλήματα με τα έξοδα μεταφοράς. Ταξινομούμε αυτές τις πληροφορίες ως δευτερεύουσες λόγω του γεγονότος ότι οι εκθέσεις για τα έξοδα μεταφοράς υποβλήθηκαν αρχικά μόνο στον προϊστάμενο της διοικητικής υπηρεσίας για τη σύνταξη συγκεντρωτικής έκθεσης. Δεδομένου ότι η αναφορά του κόστους μεταφοράς είναι διαφορετική επί του παρόντος, αυτές οι πληροφορίες αποσκοπούν στην αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης μεγάλης σημασίαςδεν έχει.

Οι δευτερεύουσες πληροφορίες πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν την αναφορά ότι το ίδιο το υποκατάστημα εντόπισε σφάλματα δύο φορές και δύο φορές - το λογιστικό τμήμα του επικεφαλής οργανισμού. Μπορείτε απλά να πείτε ότι τα σφάλματα εντοπίστηκαν επανειλημμένα.

Τα σύντομα πρωτόκολλα δεν αντικατοπτρίζουν τις ερωτήσεις που τίθενται στον ομιλητή. Αν όμως υπάρχουν σημαντικές πληροφορίες στην απάντηση στην ερώτηση, καταγράφονται στα πρακτικά της ομιλίας. Στο παραπάνω παράδειγμα, πρόκειται για πληροφορίες σχετικά με το ποιος προτείνεται να συμπεριληφθεί στην επιτροπή.

Με βάση τις απαντήσεις που λάβαμε, μπορούμε να κάνουμε μια καταγραφή πρωτοκόλλου της ομιλίας:

ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ:

Medvedev V.V.

Κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους, το υποκατάστημα στο Perm υπέβαλε επανειλημμένα αναφορές με λάθη, ανάρτησε έξοδα σε λάθος είδη για τα οποία έπρεπε να γίνει και παρουσίασε αναφορές για έξοδα φιλοξενίας με παράβαση προθεσμιών. Παρά την ανάλυση λαθών με τον προϊστάμενο λογιστή του υποκαταστήματος, η κατάσταση δεν έχει αλλάξει. Κρίνει απαραίτητο να διενεργηθεί έλεγχος των χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων του κλάδου, συμπεριλαμβανομένου στην επιτροπή του αναπληρωτή. επικεφαλής λογιστής Somov S.S., ελεγκτής Yastrebova A.A. και κορυφαίος μηχανικός Sokolov B.B.

Εάν κατά τη συζήτηση του θέματος ληφθεί απόφαση για διενέργεια ελέγχου, η απόφαση θα πρέπει να διατυπωθεί στο πρωτόκολλο ως εξής:

ΑΠΟΦΑΣΙΣΜΕΝΟΣ:

Ετοιμάστε ένα σχέδιο διαταγής για τη σύσταση επιτροπής για τον έλεγχο των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του υποκαταστήματος στο Perm, συμφωνήστε για την ημερομηνία του ελέγχου με τον διευθυντή του υποκαταστήματος στο Perm.

Υπεύθυνος εκτελεστής - Medvedev V.V.

Προθεσμία - (ημερομηνία)

V.F. Γιάνκοβα,
ειλικρίνεια. ist. επιστημών, αναπλ Διευθυντής της VNIIDAD

Εισαγωγή.

Η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης καλύπτει όλες τις διαδικασίες που σχετίζονται με την εγγραφή (διόρθωση) σε διάφορα μέσα και την επεξεργασία, σύμφωνα με καθιερωμένους κανόνες, των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των ενεργειών διαχείρισης. Η τεκμηρίωση πραγματοποιείται σε φυσική γλώσσα (χειρόγραφα, δακτυλογραφημένα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων τηλεγραφημάτων, τηλεφωνογραμμάτων, μηχανογραφημάτων), καθώς και σε τεχνητές γλώσσεςχρησιμοποιώντας νέα μέσα (διάτρητες κάρτες, διάτρητες ταινίες, μαγνητικές ταινίες, κάρτες, δισκέτες κ.λπ.)"

Η σύνθεση των εγγράφων διαχείρισης καθορίζεται από την αρμοδιότητα και τις λειτουργίες του οργανισμού, τη διαδικασία επίλυσης ζητημάτων, τον όγκο και τη φύση των σχέσεων με άλλους οργανισμούς και καθορίζεται στην κάρτα αναφοράς. Η ενότητα των κανόνων για την τεκμηρίωση των ενεργειών διαχείρισης σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης διασφαλίζεται από την εφαρμογή κρατικό σύστημαυποστήριξη διαχείρισης τεκμηρίωσης (GSDOU) και ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS).

Τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης είναι ένα σύνολο διασυνδεδεμένων εγγράφων που δημιουργούνται σύμφωνα με ενιαίους κανόνες και απαιτήσεις, που περιέχουν πληροφορίες απαραίτητες για τη διαχείριση σε έναν συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας. Τα DDD προορίζονται για χρήση τόσο με τη βοήθεια τεχνολογίας υπολογιστών όσο και με παραδοσιακές μεθόδουςεπεξεργασία πληροφορίας.

Τα έγγραφα διαχείρισης για το όνομα, τη μορφή και τη σύνθεση των στοιχείων πρέπει να συμμορφώνονται με το DDD, τις απαιτήσεις των Κρατικών Προτύπων της Ουκρανίας, τους κανονισμούς (χάρτες) για την οργάνωση άλλων κανονιστικά έγγραφα A που περιέχει τους κανόνες τεκμηρίωσης.

Αυτό εργασίες ελέγχουείναι να δώσει την έννοια ενός πρωτοκόλλου, να αντικατοπτρίζει τους κανόνες για το σχεδιασμό του και επίσης να δείξει ποιες μορφές πρωτοκόλλων υπάρχουν.

1. Η έννοια του πρωτοκόλλου και ο σκοπός του.

Σε μια σειρά εγγράφων διαχείρισης, ιδιαίτερη θέση έχουν τα πρωτόκολλα. Αποτελούν μέρος του ενιαίου συστήματος οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης.

Πρακτικά - ένα έγγραφο που καθορίζει την πορεία συζήτησης θεμάτων και λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, συνέδρια

Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι στις δραστηριότητες οργανισμών και επιχειρήσεων, συχνά συντάσσονται έγγραφα που ονομάζονται «Πρωτόκολλα», αλλά δεν εμπίπτουν στον παραπάνω ορισμό. Άρα στον τομέα των συμβατικών σχέσεων συντάσσονται πρωτόκολλα προθέσεων, πρωτόκολλα διαφωνιών, πρωτόκολλα εγκρίσεων. μεταξύ των κύριων εγγράφων γενική συνάντησημετόχους, η νομοθεσία καλεί τα πρωτόκολλα της επιτροπής απομέτρησης κ.λπ. Αυτοί οι τύποι πρωτοκόλλων είναι παρόμοιοι ως προς το σκοπό με τις πράξεις: καταγράφουν και επιβεβαιώνουν γεγονότα ή γεγονότα.

Τα πρωτόκολλα συντάσσονται σε κάθε οργανισμό όπου υπάρχουν προσωρινά ή μόνιμα συλλογικά όργανα, επιτροπές κ.λπ. Η μορφή της δραστηριότητάς τους είναι η συζήτηση επίκαιρων θεμάτων σε συνεδριάσεις ή συναντήσεις και η κοινή λήψη αποφάσεων, συχνά με ψηφοφορία.

Με την εμφάνιση των μετοχικών εταιρειών στη χώρα μας, η προσοχή σε αυτού του είδους τα έγγραφα έχει αυξηθεί. Ανώτατα σώματαΗ διαχείριση μιας μετοχικής εταιρείας είναι συλλογική και τα πρωτόκολλα που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητές τους γίνονται ένα από τα πιο σημαντικά έγγραφα διαχείρισης. Είναι περίπουεπί των πρακτικών των γενικών συνελεύσεων των μετόχων, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και του συμβουλίου. Όχι τυχαία ο ομοσπονδιακός νόμος"Σχετικά με μετοχικές εταιρείες" και άλλοι νομικές πράξειςδώστε ιδιαίτερη προσοχή στο περιεχόμενο αυτών των εγγράφων.

2. Κανόνες εγγραφής πρωτοκόλλων

Πρακτικά - ένα έγγραφο που περιέχει μια συνεπή καταγραφή της συζήτησης θεμάτων και της λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, συνέδρια και συνεδριάσεις συλλογικών οργάνων.

Το πρωτόκολλο αντικατοπτρίζει τις δραστηριότητες κοινής λήψης αποφάσεων από ένα συλλογικό όργανο ή μια ομάδα εργαζομένων. Από τα πρακτικά των συνεδριάσεων που δημιουργούνται στις δραστηριότητες διαχείρισης των οργανισμών, θα πρέπει να γίνει διάκριση μεταξύ των πρακτικών έρευνας, ορισμένων διοικητικών οργάνων και φορέων δημόσιας τάξης (για παράδειγμα, το πρωτόκολλο ενός επιθεωρητή υγιεινής, το πρωτόκολλο τροχαίου ατυχήματος κ.λπ.) , καθώς και πρωτόκολλα συμβατικού τύπου (πρακτικά διαφωνιών, πρωτόκολλα διαπραγμάτευσης διαφωνιών, πρωτόκολλα διαπραγμάτευσης τιμών κ.λπ.).

Συνεδριάσεις μόνιμων και έκτακτων συλλογικών οργάνων (συλλογίων ομοσπονδιακά όργανα εκτελεστική εξουσία, συνελεύσεις εργατικών συλλογικοτήτων, συνελεύσεις μετόχων, συνεδριάσεις διοικητικών συμβουλίων κ.λπ.). Τα πρακτικά συντάσσονται με βάση πρακτικό της πορείας των συνεδριάσεων, μεταγραφές, ηχογραφήσεις και υλικό που προετοιμάζεται για τη συνεδρίαση (κείμενα εκθέσεων, ομιλίες, αναφορές, σχέδια αποφάσεων, ημερήσια διάταξη, κατάλογοι προσκεκλημένων κ.λπ.).

Τα πρακτικά αντικατοπτρίζουν όλες τις απόψεις για τα υπό εξέταση θέματα και όλες τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Τα πρακτικά τηρούνται από τον γραμματέα ή άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Υπεύθυνος για την ορθότητα των εγγραφών στα πρακτικά είναι ο πρόεδρος και ο γραμματέας που διευθύνει τις συνεδριάσεις. Οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες του πρωτοκόλλου είναι:

· όνομα εταιρείας;

το όνομα του τύπου εγγράφου·

ημερομηνία και αριθμός εγγραφής·

τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης·

τίτλος του κειμένου

υπογραφές.

3.Τύποι πρωτοκόλλων

Υπάρχουν δύο τύποι πρωτοκόλλων: πλήρες και σύντομο.

Γεμάτος πρωτόκολλοπεριέχει ένα αρχείο όλων των ομιλιών στις συνεδριάσεις.

Σύντομο Πρωτόκολλο - μόνο τα ονόματα των ομιλητών και μια σύντομη σημείωση για το θέμα της ομιλίας.

Η απόφαση για το ποια μορφή πρωτοκόλλου θα τηρηθεί στη συνεδρίαση λαμβάνεται από τον επικεφαλής του συλλογικού οργάνου ή τον επικεφαλής του οργανισμού.

Ο τίτλος του πρωτοκόλλου είναι το όνομα του συλλογικού οργάνου ή της συνεδρίασης (Πρακτικά συνεδρίασης της επιτροπής βεβαίωσης ...· πρακτικά συνεδρίασης ...).

Το κείμενο του πλήρους πρωτοκόλλου αποτελείται από δύο μέρη: εισαγωγικό και κύριο.

Το εισαγωγικό μέρος συντάσσεται με τον ίδιο τρόπο ολόκληρο και σύντομες φόρμεςπρωτόκολλο. Υποδεικνύει τα ονόματα του προέδρου και του γραμματέα, τα ονόματα ή τον συνολικό αριθμό των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση και των προσκεκλημένων ατόμων (εάν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες, γίνεται σημείωση δίπλα στον αριθμό τους - "Η λίστα των συμμετεχόντων επισυνάπτεται"), ημερήσια διάταξη.

Τα ονόματα των παρευρισκομένων καταχωρούνται στα πρακτικά, εφόσον δεν είναι περισσότερα από 15, - σε αλφαβητική σειρά, υποδεικνύοντας τον τόπο εργασίας και τη θέση· εάν υπάρχουν περισσότεροι, καταρτίζεται ξεχωριστός κατάλογος. Στα πρακτικά διαρκών συνεδριάσεων και επιτροπών δεν αναγράφονται οι θέσεις των παρόντων. Η απαρίθμηση των παρόντων συντάσσεται σε όλο το πλάτος της γραμμής σε απόσταση μιας γραμμής.

Στην περίπτωση αυτή, οι λέξεις «Πρόεδρος», «Γραμματέας», «Παρακολούθησε» (χωρίς εισαγωγικά) τυπώνονται στα αριστερά του πεδίου, χωρισμένες με δύο διαστήματα από τον τίτλο και μεταξύ τους.

Το εισαγωγικό μέρος ολοκληρώνεται με την ημερήσια διάταξη. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης ταξινομούνται ανάλογα με τον βαθμό πολυπλοκότητάς τους, τη σημασία και τον εκτιμώμενο χρόνο συζήτησης. Οι ερωτήσεις διατυπώνονται στην ονομαστική πτώση, αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς και ξεκινούν με τις προθέσεις "Ο", "Περί". Δεν συνιστάται η διατύπωση ερώτησης ή ομάδας ερωτήσεων με τη λέξη «Διάφορα». Μαζί με την ερώτηση αναγράφεται και το όνομα του ομιλητή με ένδειξη της θέσης του.

Οι λέξεις "Ημερήσια Διάταξη" είναι κεντραρισμένες δύο ή τρία διαστήματα από τη λίστα των συμμετεχόντων.

Το κύριο μέρος του κειμένου του πρωτοκόλλου για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης είναι χτισμένο σύμφωνα με το σχήμα: ΑΚΟΥΣΑ ... ΜΙΛΗΣΕ ... ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ) ...

Στην ενότητα «ΑΚΟΥΣΤΗ» στα σύντομα πρωτόκολλα αναγράφεται το όνομα του ομιλητή (ομιλητή) και το θέμα της ομιλίας του. ΣΕ πλήρεις μορφέςΤο πρωτόκολλο περιέχει το επώνυμο και τα αρχικά του ομιλητή, το περιεχόμενο της αναφοράς του (μήνυμα, πληροφορίες, αναφορά). Εάν το κείμενο της έκθεσης παρουσιάζεται από τον ομιλητή στο Γραφή, αφού υποδειχθεί το θέμα της ομιλίας, επιτρέπεται η σημείωση: «επισυνάπτεται το κείμενο της έκθεσης». Στην ενότητα «ΟΙ ΟΜΙΛΗΤΕΣ» στα σύντομα πρωτόκολλα αναγράφονται μόνο τα ονόματα των προσώπων που μίλησαν στη συζήτηση, στα πλήρη πρωτόκολλα καταγράφονται και οι ομιλίες τους, συμπεριλαμβανομένων των ερωτήσεων προς τον ομιλητή. Εάν χρειάζεται, μετά το όνομα του ομιλητή, αναγράφεται η θέση του. Στην ενότητα «ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ)» καταγράφεται η εκδοθείσα απόφαση, η οποία διατυπώνεται συνοπτικά, επακριβώς, συνοπτικά προς αποφυγή διπλής ερμηνείας. Μαζί με την απόφαση αναγράφεται ο αριθμός των ψήφων «υπέρ», «κατά», «αποχές», καθώς και κατάλογος προσώπων που δεν συμμετείχαν στην ψηφοφορία. Η απόφαση μπορεί να περιέχει ένα ή περισσότερα στοιχεία, είναι ταξινομημένα κατά σειρά σπουδαιότητας, καθένα από αυτά είναι αριθμημένο.

Της λέξης «ΑΚΟΥΣΤΗ» προηγείται ένας αριθμός σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη. Οι λέξεις "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ", "ΜΙΛΗΘΗΚΕ", "ΕΠΙΦΥΛΑΘΗΚΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ)" πληκτρολογούνται από το αριστερό περιθώριο με κεφαλαία γράμματα και τελειώνουν με άνω και κάτω τελεία. Το κείμενο των ενοτήτων "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ", "ΜΙΛΗΘΗΚΕ", "ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ)" τυπώνεται με απόσταση 1,5 γραμμής από την κόκκινη γραμμή. Κάθε επώνυμο και αρχικά των ομιλητών τυπώνονται από μια νέα γραμμή στην ονομαστική περίπτωση, η εγγραφή της ομιλίας διαχωρίζεται από το επώνυμο με παύλα.

Ένας συμμετέχων σε συνεδρίαση ή συνεδρίαση μπορεί να υποβάλει αντίθετη γνώμη σχετικά με τη ληφθείσα απόφαση, η οποία παρατίθεται σε χωριστό φύλλο και επισυνάπτεται στα πρακτικά. Η παρουσία αντίθετης γνώμης καταγράφεται στα πρακτικά μετά την καταγραφή της απόφασης.

Το κείμενο του σύντομου πρωτοκόλλου αποτελείται επίσης από δύο μέρη. Στο εισαγωγικό μέρος αναγράφονται τα αρχικά και τα επώνυμα του προέδρου (προέδρου), καθώς και οι θέσεις, αρχικά, επώνυμα των παρόντων στη συνεδρίαση.

Η λέξη "Παρακολούθησε" εκτυπώνεται από το περίγραμμα του αριστερού περιθωρίου, υπογραμμισμένο, τοποθετείται άνω και κάτω τελεία στο τέλος της λέξης. Ακολουθούν τα ονόματα των θέσεων, τα αρχικά και τα επώνυμα των παρευρισκομένων. Οι τίτλοι εργασίας μπορεί να είναι γενικοί. Οι τίτλοι εργασίας πολλών γραμμών των παρόντων υποδεικνύονται με διάστιχο 1 γραμμής. Η λίστα διαχωρίζεται από το κύριο μέρος του πρωτοκόλλου με μια συμπαγή γραμμή.

Το κύριο μέρος του πρωτοκόλλου περιλαμβάνει τα θέματα που εξετάζονται και τις αποφάσεις που ελήφθησαν για αυτά. Το όνομα της ερώτησης αριθμείται με λατινικό αριθμό και αρχίζει με την πρόθεση "O" ("Σχετικά"), τυπώνεται στο κέντρο με μέγεθος γραμματοσειράς Νο. 15 και υπογραμμίζεται κατά μία γραμμή κάτω από την τελευταία γραμμή. Κάτω από τη γραμμή είναι τα ονόματα των επισήμων που μίλησαν κατά τη συζήτηση. Αυτό το θέμα. Τα επώνυμα τυπώνονται με 1 διάστιχο. Στη συνέχεια αναφέρεται η απόφαση που ελήφθη για το θέμα.

Τεκμηρίωση διαχείρισης

Ελεγχος

Επιλογή 4

1. Πρωτόκολλο, τύποι πρωτοκόλλων, χαρακτηριστικά σχεδιασμού 4

2. Χειρισμός εξερχόμενης αλληλογραφίας 9

3. Έκδοση πράξης διαγραφής ακινήτου 11

4. Σύνταξη υπομνήματος 12

Αναφορές 14

1. Πρωτόκολλο, είδη πρωτοκόλλων, σχεδιαστικά χαρακτηριστικά

Πρακτικά - ένα έγγραφο που καθορίζει την πορεία συζήτησης και λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις, συνεδριάσεις και συνεδριάσεις συλλογικών οργάνων.

Ένα χαρακτηριστικό του πρωτοκόλλου είναι ότι χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων των συλλογικών οργάνων: προσωρινών (συνεδριάσεις, συνέδρια, συνεδριάσεις, επιτροπές) και μόνιμες (συμβούλια υπουργείων και επιτροπών, ακαδημαϊκά συμβούλια επιστημονικά ιδρύματα, προεδρεία).

Η προετοιμασία και η εκτέλεση των πρωτοκόλλων ανατίθεται στους γραμματείς των οικείων συλλογικών οργάνων (τακτικών ή αιρετών στο πλαίσιο της εργασίας τους). Ο γραμματέας μαζί με τον πρόεδρο του συλλογικού οργάνου είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πρακτικά. Το πρωτόκολλο συντάσσεται με βάση χειρόγραφες, συμπεριλαμβανομένων κατά λέξη ή μαγνητοφώνησης της συνεδρίασης, καθώς και εγγράφων που προετοιμάζονται για τη συνεδρίαση: ημερήσια διάταξη, κείμενα ή περιλήψεις εκθέσεων και ομιλιών, σχέδια αποφάσεων.

Οι κύριοι τύποι πρωτοκόλλου:

Σύντομο πρωτόκολλο - διορθώνει τα θέματα που συζητήθηκαν στη συνεδρίαση, τα ονόματα των ομιλητών και τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Συνιστάται η διεξαγωγή της σε περιπτώσεις που η συνάντηση έχει επιχειρησιακό χαρακτήρα.

Το πλήρες πρωτόκολλο καταγράφει όχι μόνο τα θέματα που συζητήθηκαν, τις αποφάσεις που ελήφθησαν και τα ονόματα των ομιλητών, αλλά και το περιεχόμενο των εκθέσεων και των ομιλιών των συμμετεχόντων στη συνάντηση με επαρκή λεπτομέρεια.

Το πρακτικό συντάσσεται με βάση το πρακτικό της συνεδρίασης (μεταγραφή) και κατά λέξη μεταφέρει τη διαδικασία συζήτησης κάθε θέματος και λήψης απόφασης για αυτό.

Τα πρακτικά συντάσσονται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού και περιέχουν τα ακόλουθα στοιχεία: το όνομα του οργανισμού, το όνομα του τύπου του εγγράφου, την ημερομηνία της συνεδρίασης, τον αριθμό των πρακτικών, τον τόπο στον οποίο συντάχθηκαν τα πρακτικά (ο τόπος όπου πραγματοποιήθηκε η συνάντηση), ο τίτλος του κειμένου, το κείμενο, οι υπογραφές, οι θεωρήσεις εξοικείωσης. Η επικεφαλίδα του κειμένου του πρωτοκόλλου είναι το όνομα του γεγονότος που καταγράφεται (συνεδρίαση, σύνοδος, συνεδρίαση) και το όνομα του συλλογικού οργάνου του οποίου η εργασία καταγράφεται.

Το κείμενο του πρωτοκόλλου αποτελείται από δύο μέρη: το εισαγωγικό και το κύριο. Το εισαγωγικό μέρος του κειμένου του πρωτοκόλλου πρέπει να δείχνει: ποιος οδήγησε το γεγονός που καταγράφηκε. ποιος κράτησε το πρωτόκολλο? ο οποίος ήταν παρών στη συνεδρίαση (συνεδρίαση, συνεδρίαση κ.λπ.) μεταξύ των υπαλλήλων που είναι μέλη του συλλογικού οργάνου που πραγματοποιεί τη συνεδρίαση· ο οποίος προσκλήθηκε (εάν είναι απαραίτητο) στη συνάντηση από τους υπαλλήλους του οργανισμού ή από άλλους οργανισμούς· ποια θέματα συζητήθηκαν στη συνάντηση.

Οι πληροφορίες για τον επικεφαλής της συνεδρίασης, τον γραμματέα και τους παρευρισκόμενους περιλαμβάνουν τα ονόματα και τα αρχικά των υπαλλήλων, που υποδεικνύονται αντίστοιχα μετά τις λέξεις: «Πρόεδρος», «Γραμματέας», «Παρευρέθηκαν» (χωρίς εισαγωγικά). Για άτομα που προσκαλούνται επιπλέον στη συνάντηση μεταξύ των εργαζομένων του οργανισμού, εκτός από το επώνυμο και τα αρχικά, αναφέρεται η θέση που κατέχουν και για ειδικούς από άλλους οργανισμούς, η θέση και το όνομα του οργανισμού. Πληροφορίες για τα άτομα που προσκαλούνται στη συνάντηση μπορούν να συμπεριληφθούν στην ενότητα «Παρακολούθηση» ή στην ειδική ενότητα «Προσκληθέντες».

Σε τέτοιες συλλογικές εκδηλώσεις όπως οι συνεδριάσεις, υπάρχει συχνά μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων, οι οποίοι αναφέρονται στο εισαγωγικό μέρος του κειμένου του πρωτοκόλλου είναι ακατάλληλη. Στην περίπτωση αυτή συντάσσεται χωριστός κατάλογος των παρόντων στη συνεδρίαση, ο οποίος στη συνέχεια επισυνάπτεται στα πρακτικά.

Στο ίδιο το πρωτόκολλο, στην ενότητα «Παρακολούθηση», αναφέρεται μόνο ο συνολικός αριθμός των παρόντων με σύνδεσμο προς τη συνημμένη λίστα. Θα πρέπει να τονιστεί ότι οι ενότητες «Παρακολούθησαν» και «Προσκληθέντες» έχουν ιδιαίτερη σημασία σε σχέση με άλλες ενότητες του πρωτοκόλλου, καθώς επηρεάζουν άμεσα τη νομική ισχύ του παρόντος εγγράφου, δείχνοντας τη νομιμότητα της διεξαγωγής συλλογικής εκδήλωσης. Αυτά τα τμήματα αντικατοπτρίζουν την παρουσία απαρτίας της συνεδρίασης, δηλ. τον ελάχιστο απαιτούμενο αριθμό μελών του συλλογικού οργάνου που επαρκεί για την έναρξη των εργασιών της συνεδρίασης (συνεδρίες, συνέδρια). Ελλείψει απαρτίας (απλή πλειοψηφία ή 2/3) για το συλλογικό αυτό όργανο, η συνεδρίαση είναι απαράδεκτη, αφού οι αποφάσεις του θα είναι παράνομες. Οι λέξεις «Πρόεδρος», «Γραμματέας», «Παρακολούθησαν», «Προσκληθέντες» εκτυπώνονται από τη μηδενική θέση της συσκευής εκτύπωσης, μπαίνει παύλα από τη 2η θέση, τα επώνυμα γράφονται στην ονομαστική περίπτωση και μετά τα αρχικά είναι βάζω. Τα ονόματα των παρευρισκομένων και των προσκεκλημένων είναι ταξινομημένα με αλφαβητική σειρά και τυπωμένα με διάστιχο 1 γραμμής.

Τα θέματα που εξετάστηκαν στη συνεδρίαση παρατίθενται στην ενότητα ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ. Οι λέξεις AGENDA εκτυπώνονται από τη μηδενική θέση της συσκευής εκτύπωσης, ακολουθούμενες από άνω και κάτω τελεία. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης είναι αριθμημένα. Κάθε νέα ερώτηση πληκτρολογείται από την 1η καρτέλα. Η σειρά των ερωτήσεων καθορίζεται από το βαθμό σπουδαιότητάς τους. Η διατύπωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης θα πρέπει να ξεκινά με τις προθέσεις σχετικά με (περίπου), το όνομα της θέσης και το επώνυμο του ομιλητή δίνονται στη γενική πτώση. Το κύριο μέρος του κειμένου του πρωτοκόλλου είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Η κατασκευή αρχείου της συζήτησης κάθε θέματος της ημερήσιας διάταξης πραγματοποιείται σύμφωνα με το σχήμα: ΑΚΟΥΣΤΗΜΕΝΗ ΟΜΙΛΙΑ ΕΠΙΛΥΘΗΚΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ). Αυτές οι λέξεις είναι τυπωμένες με κεφαλαία γράμματα. Πριν από τη λέξη ΑΚΟΥΘΗΚΕ βάλτε τον αριθμό του θέματος της ημερήσιας διάταξης, μετά την άνω και κάτω τελεία. Το επώνυμο του ομιλητή τυπώνεται στην ονομαστική περίπτωση από την 1η θέση της συσκευής εκτύπωσης. μετά το επώνυμο βάλε αρχικά, μετά παύλα και με κεφαλαίο γράμμα γράψε το περιεχόμενο της αναφοράς σε μορφή ευθύς λόγου. Εάν το κείμενο της αναφοράς (ομιλίας) είναι κατά λέξη ή παρουσιάζεται από τον ομιλητή στο Γραφή, μετά μετά την παύλα, επίσης με κεφαλαίο, γράφουν «Η αναφορά επισυνάπτεται» (στο πρωτόκολλο χωρίς εισαγωγικά).

Της συζήτησης της έκθεσης μπορεί να προηγηθούν ερωτήσεις προς τον ομιλητή, οι οποίες μαζί με τις απαντήσεις περιλαμβάνονται στην ενότητα ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ. Πριν την καταγραφή κάθε ερώτησης, επισημαίνονται τα αρχικά, το επώνυμο και η θέση του συντάκτη της και μπαίνει παύλα. Το περιεχόμενο της ερώτησης είναι γραμμένο με κεφαλαίο γράμμα σε μορφή ευθύ λόγου. Πριν διατυπωθεί η απάντηση, γράφεται η λέξη «Απάντηση» (στο πρωτόκολλο χωρίς εισαγωγικά), μπαίνει μια παύλα και η απάντηση γράφεται με τη μορφή ευθείας ομιλίας. Η πρόοδος της συζήτησης της έκθεσης αντικατοπτρίζεται στην ενότητα ΟΜΙΛΗΤΕΣ. Τοποθετείται άνω και κάτω τελεία μετά τη λέξη SPEAKED. Το επώνυμο του ομιλητή γράφεται στην ονομαστική περίπτωση από την 1η θέση της συσκευής εκτύπωσης, στη συνέχεια επισημαίνονται τα αρχικά και η θέση του ομιλητή, μπαίνει παύλα και το περιεχόμενο της ομιλίας εκτυπώνεται με κεφαλαία γράμματα σε μορφή ΠΛΑΓΙΟΣ ΛΟΓΟΣ.

Οι αποφάσεις που εγκρίθηκαν περιέχονται στην ενότητα ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΑΝ. Εάν υπάρχουν πολλές λύσεις, αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς με τελεία. Κατά κανόνα, κάθε απόφαση συνοδεύεται από ένδειξη της θέσης, του επωνύμου και των αρχικών του αρμόδιου για την εφαρμογή της και περιέχει την προθεσμία εφαρμογής. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται συλλογικά απαιτούν συχνά ψηφοφορία. Στην περίπτωση αυτή, μετά την ενότητα ΕΠΙΛΥΘΗΚΑΝ, αναγράφονται τα εξής: «Ψηφίζει» ή «Ψήφισε» (χωρίς εισαγωγικά στα πρακτικά) και δίνονται τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας: ομόφωνα ή υπέρ ..., κατά ..., απείχε.. .

Στην πράξη, οι συντομευμένες και σύντομες μορφές πρωτοκόλλων χρησιμοποιούνται συχνά όταν δεν απαιτείται λεπτομερής καταγραφή της συζήτησης των θεμάτων. Σε συνοπτικά πρακτικά, μετά τον κατάλογο των παρόντων ή προσκεκλημένων, αναγράφεται ο αύξων αριθμός του θέματος της ημερήσιας διάταξης και τυπώνεται ο τίτλος της έκθεσης. Η τελευταία γραμμή του τίτλου της έκθεσης (θέμα ημερήσιας διάταξης) είναι υπογραμμισμένη και κάτω από τη γραμμή (σε αγκύλες) τυπώνονται τα ονόματα των ομιλητών με τη σειρά παρουσίασής τους. Ο τίτλος κάθε αναφοράς τελειώνει με μια απόφαση πρωτοκόλλου ή ψήφισμα. Τα πρακτικά του σύντομου εντύπου αναφέρουν μόνο τα θέματα που εξετάστηκαν και τις αποφάσεις που ελήφθησαν. Το διατακτικό του κειμένου του πρωτοκόλλου μπορεί να περιέχει ρήτρα για την έγκριση οποιουδήποτε εγγράφου. Στην περίπτωση αυτή, το εγκεκριμένο έγγραφο επισυνάπτεται στο πρωτόκολλο και έχει αναφορά στον αριθμό και την ημερομηνία του. Στην πράξη, πολύ συχνά πρέπει να κάνετε αποσπάσματα από τα πρωτόκολλα. Ένα απόσπασμα από το πρωτόκολλο περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:

όλα τα στοιχεία της επικεφαλίδας των πρακτικών: όνομα του οργανισμού, όνομα του τύπου του εγγράφου (ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ), ημερομηνία (ημερομηνία συνεδρίασης), αριθμός πρακτικών (αύξων αριθμός της συνεδρίασης), τόπος σύνταξη (τόπος συνάντησης)·

τίτλος του κειμένου·

όλες οι λεπτομέρειες του εισαγωγικού μέρους του κειμένου του πρωτοκόλλου: "Πρόεδρος", "Γραμματέας", "Παρέστη", "Προσκλημένος", "ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ"·

ξεχωριστές λεπτομέρειες του κύριου μέρους του κειμένου του πρωτοκόλλου: «ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ», «ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ», «Ψηφοφορία»·

λεπτομέρειες του μορφοποιητικού μέρους των πρακτικών: λεπτομέρειες "Υπογραφή", συμπεριλαμβανομένων των λέξεων "Πρόεδρος", "Γραμματέας", αρχικά και επώνυμα του προέδρου και του γραμματέα (χωρίς τις προσωπικές τους υπογραφές, καθώς αποσπάσματα, κατά κανόνα, δεν υπογράφονται με πρωτότυπες υπογραφές, αλλά επικυρωμένα από τον γραμματέα)· αντίγραφο πιστοποίησης.

Έτσι, μόνο εκείνα τα στοιχεία που πρέπει να γνωστοποιηθούν στους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους λαμβάνονται από το περιεχόμενο του πρωτοκόλλου. Για την επιβεβαίωση των διαπιστωμένων γεγονότων και γεγονότων, συντάσσεται πράξη από πολλά πρόσωπα. Οι πράξεις συντάσσονται με βάση τα αποτελέσματα των ελέγχων της επιχείρησης ή της δομική μονάδακαι μεμονωμένους υπαλλήλους, κατά την αποδοχή και τη μεταφορά υποθέσεων, την προετοιμασία εγγράφων για καταστροφή, την αποδοχή αντικειμένων για λειτουργία.

Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται σε πολλούς οργανισμούς, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας που έχουν. Για αυτούς ανταλλάσσονται εργαζόμενοι και διευθυντές σημαντικές πληροφορίεςπάιρνω αποφάσεις. Για να είναι αποτελεσματική η εκδήλωση, δημιουργούνται πρακτικά της συνεδρίασης. Το δείγμα αυτού του εγγράφου σε οργανισμούς είναι περίπου το ίδιο. Οι κανόνες συζητούνται παρακάτω.

Τύποι συνεδριάσεων

Αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να αποτύχουν εάν δεν προετοιμαστείτε για αυτές. Αυτή η λειτουργίαπέφτει πάνω στον αρχηγό. Πρέπει να καθορίσει τη φύση του γεγονότος. Οι ειδικοί διακρίνουν διάφορους τύπους συναντήσεων:

1. Εκπαίδευση (συνέδριο), σκοπός της οποίας είναι η παροχή γνώσεων στους εργαζόμενους, η βελτίωση των δεξιοτήτων τους.
2. Ενημερωτική. Η εκδήλωση απαιτείται για τη σύνοψη πληροφοριών και τη διερεύνηση διαφορετικών απόψεων για αναδυόμενα ζητήματα.
3. Επεξηγηματικός. Σε τέτοιες συναντήσεις, οι διευθυντές πείθουν τους εργαζόμενους για την ορθότητα της οικονομικής πολιτικής που ασκείται.
4. Προβληματικός. Η εκδήλωση πραγματοποιείται για την ανάπτυξη μιας μεθόδου επίλυσης πραγματικών προβλημάτων.

Όποιο και αν είναι το είδος της συνάντησης, πρέπει να τεκμηριώνεται. Αυτό επιτρέπει τη διεξαγωγή του με ικανότητα και οργανωμένο τρόπο.

Παρασκευή

Για να είναι αποτελεσματική μια συνάντηση, οι ηγέτες πρέπει να γνωρίζουν τους ακόλουθους κανόνες:

1. Είναι απαραίτητο να καθοριστεί με σαφήνεια το θέμα και τα επιθυμητά αποτελέσματα. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση της οργάνωσης της εκδήλωσης.
2. Προσεκτική ανάπτυξη της ατζέντας. Είναι απαραίτητο να καθοριστεί η σειρά εξέτασης των ερωτήσεων. Ταυτόχρονα, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε με εύκολες ερωτήσεις, προχωρώντας σε πιο σύνθετες.
3. Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ενημερώνονται για τα γεγονότα που θα συζητηθούν. Αυτό γίνεται καλύτερα πριν από τη συνάντηση.
4. Πρέπει να σταλεί εκ των προτέρων πρόσκληση στα άτομα που πρέπει να παρευρεθούν. Εάν κάποιοι δεν μπορούν να βοηθήσουν στην επίλυση προβλημάτων, αλλά πρέπει να γνωρίζουν τα αποτελέσματα του συμβάντος, τότε πρέπει να παράσχουν ένα πρωτόκολλο.
5. Η τοποθεσία της συνάντησης θα πρέπει να επιλέγεται με βάση τους στόχους της. Οι προϋποθέσεις για τη φιλοξενία ατόμων είναι σημασιαστη δημιουργία επιχειρηματικού περιβάλλοντος.

Αυτές οι αποχρώσεις είναι οι κύριες στην προετοιμασία για τη συνάντηση. Εάν τηρηθούν, η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά και οργανωμένα.

Γιατί απαιτούνται πρακτικά συνεδρίασης;

Κάθε οργανισμός έχει τακτικές συναντήσεις. Αυτός ο τύπος δραστηριότητας βοηθά στην επίλυση πολλών οξέα προβλήματανα ληφθούν έγκαιρες αποφάσεις για σύνθετες εργασίες, δημιουργήστε μια στρατηγική για την ανάπτυξη της εταιρείας. Συχνά οι συναντήσεις δεν καταγράφονται σε πρακτικά, κάτι που θεωρείται κανόνας. Η διοίκηση μπορεί να καθορίσει ανεξάρτητα τη λίστα των γεγονότων κατά τη διάρκεια των οποίων τηρείται το αρχείο. Καθορίζουν επίσης πού δεν είναι απαραίτητο να γίνει αυτό.

Κύριος σκοπός του πρωτοκόλλου είναι να καταγράφονται γραπτώς όλα τα ερωτήματα, τα καθήκοντα και οι απόψεις που τέθηκαν στη συνεδρίαση, καθώς και η κοινή λήψη αποφάσεων. καλύτερη μορφήθεωρείται λεπτομερές πρωτόκολλο. Συνήθως, ένα τέτοιο έγγραφο χρησιμοποιείται σε εκδηλώσεις που θα επηρεάσουν τη μελλοντική ανάπτυξη της εταιρείας. Επιπλέον, είναι απαραίτητη η καταγραφή του περιεχομένου των συναντήσεων με επιχειρήσεις και υπαλλήλους κρατικών φορέων. Δείγμα πρακτικών συνάντησης για διαφορετικές μορφέςτα γεγονότα είναι παρόμοια, υπάρχουν μόνο μικρές διαφορές.

Πράξη

Τα πρακτικά της συνεδρίασης τηρούνται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Αλλά αυτή η λειτουργία μπορεί να εκτελεστεί από άλλον εργαζόμενο. Πριν από αυτή την εκδήλωση, δίνεται στον γραμματέα μια λίστα προσκεκλημένων και μια κατά προσέγγιση λίστα ερωτήσεων. Στους συμμετέχοντες παρέχονται περιλήψεις εκθέσεων. Αυτό θα σας επιτρέψει να προετοιμάσετε ένα πρότυπο εγγράφου για να επιταχύνετε τις εργασίες για τη σύνταξη του εγγράφου. Τα δείγματα πρακτικών συναντήσεων σε τέτοιες εκδηλώσεις είναι παρόμοια σε όλες τις επιχειρήσεις.

Όταν οι συμμετέχοντες είναι πολλοί, καλύτερα να υπάρχει ένα φύλλο εγγραφής, όπου θα καταγράφονται τα πλήρη ονόματα όσων εμφανίζονται. Με την έναρξη της συνεδρίασης εγκρίνεται ο κατάλογος των παρόντων από τον γραμματέα. Το αρχείο των πληροφοριών καταγράφεται από τον γραμματέα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Οι εγγραφές δικτάφωνου χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση της ακρίβειας της καταγραφής. Όλες οι λέξεις καταγράφονται σε ψηφιακό μέσο και στη συνέχεια αναπαράγονται κατά την τελική καταχώριση του πρωτοκόλλου.

Εάν υπάρχουν πολλοί συμμετέχοντες στη συνάντηση, τότε καλούνται 2 γραμματείς να κρατήσουν πρακτικά. Τέτοιες εργασίες επιταχύνουν τη διαδικασία εάν το συμβάν καθυστερήσει. Απαντήσεις, παρατηρήσεις, σχόλια που δεν σχετίζονται με το θέμα της συνάντησης δεν περιλαμβάνονται στο περιεχόμενο του εγγράφου. Το Πρωτόκολλο περιλαμβάνει τη γενική έννοια των εκθέσεων, των ερωτήσεων και των προτάσεων. Οι αποφάσεις και οι οδηγίες καταγράφονται με ακρίβεια, οι οποίες παρέχονται από τον επικεφαλής σε μεμονωμένους υπαλλήλους.

Εάν ο διευθυντής χρειάζεται ακριβείς πληροφορίες, τότε μπορεί να ζητήσει μια έκθεση υπογεγραμμένη από τον υπεύθυνο. Στις συναντήσεις συζητείται η κατάσταση των πραγμάτων γενικότερα, επομένως δεν χρειάζεται να γίνουν αναλυτικές σημειώσεις. Ως αποτέλεσμα, το πρωτόκολλο περιλαμβάνει την πορεία της συνάντησης: θέματα που συζητήθηκαν, θέματα, αποφάσεις. Μερικές φορές οι ηγέτες απαιτούν κατά λέξη καθήλωση όλων των φράσεων. Συμβαίνει στις συναντήσεις. σύγχρονους οργανισμούς, που επιλύει πολλά λειτουργικά ζητήματα.

Ντεκόρ

Συναντήσεις; Το δείγμα περιλαμβάνει τις βασικές πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνονται στο έγγραφο. Στα κυβερνητικά τμήματα, τα πρωτόκολλα τηρούνται βάσει ειδικών εντύπων. Η συνήθης μορφή ενός δείγματος πρακτικών μιας συνεδρίασης αποτελείται από:

1. Υποχρεωτικά στοιχεία (ημερομηνία, αριθμός, όνομα επιχείρησης, είδος εγγράφου με τον προσδιορισμό της εκδήλωσης, τόπος διεξαγωγής).
2. Κατάλογος παρόντων (πλήρες όνομα, θέση συμμετεχόντων). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα φύλλο συμμετοχής, στο οποίο όλοι όσοι ήρθαν να υπογράψουν.
3. Εάν στην εκδήλωση συμμετείχαν άτομα από άλλα ιδρύματα, τότε θα πρέπει να εισαχθούν στην ενότητα "Προσκλημένοι".
4. κύριο μέρος. Υποδεικνύει 3 μέρη: άκουσε (πλήρες όνομα και θέση ομιλητών, θέματα ομιλιών, παρουσίαση της ουσίας), μίλησε (πλήρες όνομα και θέση του ατόμου που έκανε ερωτήσεις ή έδωσε σχόλια), αποφάσισε (ο επικεφαλής δίνει οδηγίες ή ψήφισμα επιβάλλεται, ορίζονται προθεσμίες για την ολοκλήρωση των εργασιών).
5. Στο τέλος της υπογραφής βάζει ο γραμματέας και ο επικεφαλής. Δεν απαιτείται εκτύπωση.

Σύμφωνα με αυτό το δείγμα πρωτοκόλλου, θα είναι δυνατή η σύνταξη αρμόδιου εγγράφου. Πρέπει να είναι αριθμημένο για να ελέγχεται η πρόοδος της συνάντησης. Το τελικό έγγραφο ετοιμάζεται λίγο μετά τη συνάντηση. Αυτό μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες ή και μέρες, όλα εξαρτώνται από τον όγκο των πληροφοριών.

Τα δείγματα πρακτικών της συνάντησης με τον σκηνοθέτη είναι ακριβώς ίδια με αυτό που γίνεται χωρίς αυτόν. Στη συνέχεια το έγγραφο υποβάλλεται για υπογραφή στον υπεύθυνο της εκδήλωσης. Το πρωτόκολλο αποστέλλεται στους ενδιαφερόμενους ή δημιουργούνται επίσημα αποσπάσματα με οδηγίες για τους ερμηνευτές.

Εάν συνταχθούν τα πρακτικά μιας τεχνικής συνάντησης, ένα δείγμα του μπορεί να περιλαμβάνει τις συγκεκριμένες αποχρώσεις αυτού του γεγονότος. Αλλά γενικά, θα πρέπει να περιέχει την κύρια ουσία, τα προβλήματα και τα θέματα που συζητούνται από τους συμμετέχοντες. Τα δείγματα πρακτικών του εργαστηρίου που παρουσιάζονται στο άρθρο μπορούν να χρησιμεύσουν ως παράδειγμα για την προετοιμασία αυτού του εγγράφου.

επιχειρησιακή συνάντηση

Αυτή η εκδήλωση έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

1. Συγκεκριμένη συχνότητα, για παράδειγμα, κάθε εβδομάδα.
2. Ορισμένη σύνθεση των παρόντων.
3. Παρόμοια θέματα και ερωτήσεις.
4. Σύντομη διάρκεια.

Το δείγμα πρωτοκόλλου για μια επιχειρησιακή συνάντηση είναι το ίδιο με ένα κανονικό συμβάν. Μόνο η γραμματέας εξοικειώνεται πρώτα με τον αλγόριθμο εργασίας, ερωτήσεις προς συζήτηση. Αυτό επιταχύνει την εργασία στο έγγραφο, επειδή το μεγαλύτερο μέρος του σχηματίζεται εκ των προτέρων. Το πρωτόκολλο προετοιμάζεται γρήγορα, το έγγραφο υποβάλλεται αμέσως για υπογραφή στη διαχείριση.

Αποθήκευση

Για να επιλυθεί το ζήτημα της αποθήκευσης των πρωτοκόλλων, ο γραμματέας πρέπει να εξοικειωθεί εσωτερικά έγγραφαοργανώσεις. Εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης. Τα έγγραφα των συνεδριάσεων των διοικητικών συμβουλίων ή των μετόχων της JSC φυλάσσονται μόνιμα. Τα πρωτόκολλα αφήνονται στη θέση του τρέχοντος φορέα του οργανισμού. Τα έγγραφα των συνεδριάσεων συνήθως φυλάσσονται για 3 ή 5 χρόνια και στη συνέχεια αρχειοθετούνται και καταστρέφονται βάσει οδηγιών.

συμπέρασμα

Τα πρακτικά της συνάντησης επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να θυμούνται την ημερήσια διάταξη και να ολοκληρώνουν τις εργασίες εγκαίρως. Τώρα υπάρχουν ηλεκτρονικοί πόροι για την επιχειρησιακή προετοιμασία και διανομή αυτής της τεκμηρίωσης. Ως εκ τούτου, θα είναι βολικό για τον γραμματέα να παρουσιάσει μια έκδοση του πρωτοκόλλου στα ενδιαφερόμενα μέρη.

Νέα σελίδα 1

Πρωτόκολλο ως αντανάκλαση του συλλογικού τρόπου λήψης αποφάσεων

Τα πρακτικά της συνεδρίασης χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων συλλογικών και συμβουλευτικών οργάνων (κολέγια, συμβούλια, επιτροπές, συνεδριάσεις, συνεδριάσεις κ.λπ.), τόσο μόνιμων όσο και προσωρινών. Πολύ συχνά, τηρούνται πρακτικά συναντήσεων σε επαγγελματικές συναντήσεις, διαπραγματεύσεις για τον καθορισμό των συμφωνιών που έχουν επιτευχθεί από τα μέρη ή άλλους όρους που έχουν εκπονηθεί από κοινού.

Πρακτικά της συνεδρίασης - ένα έγγραφο που περιέχει μια συνεπή καταγραφή της συζήτησης θεμάτων και της λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις, συνεδριάσεις, διασκέψεις, συνεδριάσεις συλλογικών ή συμβουλευτικών οργάνων.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες για την κοινή ανάπτυξη και υιοθέτηση διοικητικών αποφάσεων. Κατά κανόνα, τα πιο σημαντικά και θεμελιώδη ζητήματα στις δραστηριότητες του οργανισμού που απαιτούν συλλογική, κοινή συζήτηση και λήψη αποφάσεων υπόκεινται σε συλλογική απόφαση.

Η συλλογική μέθοδος λήψης αποφάσεων χρησιμοποιείται στις δραστηριότητες σχεδόν οποιουδήποτε οργανισμού, ανεξάρτητα από την οργανωτική και νομική του μορφή και τη φύση της δραστηριότητας. , για παράδειγμα, σε οργανισμούς που έχουν τη μορφή μετοχικής εταιρείας, η γενική συνέλευση των μετόχων, το διοικητικό συμβούλιο (εποπτικό συμβούλιο), το συμβούλιο, η επιτροπή ελέγχου και η επιτροπή καταμέτρησης λειτουργούν με βάση τη συλλογικότητα. Επιπλέον, σε κάθε οργανισμό με πέλμα εκτελεστικό όργανο, για παράδειγμα, υπό τον γενικό διευθυντή, μπορούν να δημιουργηθούν διευθύνσεις, συμβούλια, επιτροπές για κοινή συζήτηση και επίλυση διαφόρων θεμάτων των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Προπαρασκευαστικό στάδιο

Κατά κανόνα, μια συνεδρίαση προηγείται πολλή προπαρασκευαστική εργασία: προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, ενημέρωση των μελών του συλλογικού οργάνου και άλλων ενδιαφερομένων, προετοιμασία υλικού για εξέταση στη συνεδρίαση σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη (συνήθως, αυτό είναι δήλωση επί του θέματος ή περιλήψεις της ομιλίας και σχέδιο απόφασης), αντιγραφή και διανομή τους σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση για προκαταρκτική γνωριμία, προετοιμασία των χώρων της συνάντησης κ.λπ.

Της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου προηγείται η εγγραφή των συμμετεχόντων, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορες μορφές: από την καταγραφή των ονομάτων των παρόντων απευθείας στο προσχέδιο πρωτοκόλλου (εάν ο αριθμός των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση δεν υπερβαίνει τα 15 άτομα), κατάρτιση καταλόγου των μελών του συλλογικού οργάνου που είναι παρόντες στη συνεδρίαση και των προσκεκλημένων, αναφέροντας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με αυτά (θέση, τόπος εργασίας) πριν από την εγγραφή των συμμετεχόντων χρησιμοποιώντας τεχνικά μέσα. Κατά τη διεξαγωγή γενικών συνελεύσεων των μετόχων ανωνύμων εταιρειών, ο κατάλογος των παρόντων στη συνέλευση μετόχων και αντιπροσώπων πρέπει να επικυρώνεται με την υπογραφή του προέδρου της συνέλευσης. Οι διαχειριστές μπορούν να συμπεριληφθούν στον κατάλογο των παρόντων μόνο με την προσκόμιση πληρεξούσιου για το δικαίωμα εκπροσώπησης των συμφερόντων του μετόχου. Η εγγραφή των παρευρισκομένων στη συνάντηση είναι εξαιρετικά σημαντικό σημείο, αφού οι αποφάσεις του συλλογικού οργάνου έχουν νομική ισχύ μόνο εάν υπάρχει απαρτία, καθώς και εάν όλοι οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση έχουν επαρκή εξουσία να ψηφίσουν για τις αποφάσεις που ελήφθησαν.

Τα πρακτικά συντάσσονται με βάση την απομαγνητοφώνηση της συνεδρίασης, την ηχητική καταγραφή της συνεδρίασης ή με βάση προσχέδια χειρόγραφων σημειώσεων που τηρούνται κατά τη συνεδρίαση, καθώς και υλικό που προετοιμάζεται για τη συνεδρίαση (κείμενα εκθέσεων, ομιλίες , αναφορές, σχέδια αποφάσεων, ημερήσια διάταξη, κατάλογοι συμμετεχόντων κ.λπ.).

Εάν η συνάντηση μεταγράφηκε ή ηχογραφήθηκε , μετά τη συνάντηση, η μεταγραφή μεταγράφεται, ελέγχεται σε σχέση με την ηχογράφηση και συντάσσεται (αυτές οι ηχογραφήσεις ονομάζονται μεταγραφές ή κατά λέξη πρωτόκολλα). Οι απομαγνητοφωνήσεις ή ηχογραφήσεις της συνεδρίασης πραγματοποιούνται είτε τμηματικά κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης είτε αμέσως μετά τη συνεδρίαση, αλλά σε κάθε περίπτωση, ο χρόνος που προβλέπεται για την προετοιμασία της απομαγνητοφώνησης και των πρακτικών της συνεδρίασης δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 3-5 ημέρες από την ημέρα που έγινε η συνεδρίαση.

Εάν η πορεία της σύσκεψης καταγράφηκε σε κασέτα ή συσκευή εγγραφής φωνής , μετά τη μεταγραφή της ηχογράφησης, τη σύνταξη και την εκτέλεση της μεταγραφής και (ή) των πρακτικών, η κασέτα με ηχογράφηση για μια καθορισμένη περίοδο (κατά κανόνα, εντός δύο εβδομάδων) αποθηκεύεται στη μονάδα που παρέχει ηχογράφηση των συναντήσεων, και μετά απομαγνητίστηκε. Αυτός ο χρόνος είναι απαραίτητος για να αφαιρεθούν πιθανές ερωτήσεις και να διευκρινιστεί το κείμενο του πρωτοκόλλου. Με απόφαση του προϊσταμένου του συλλογικού οργάνου μπορεί να εκδοθεί η ηχογράφηση της συνεδρίασης για μακροχρόνια αρχειακή αποθήκευση.

Καταχώρηση στοιχείων του πρωτοκόλλου

Από την άποψη της πληρότητας του προβληματισμού της πορείας της συνάντησης διακρίνονται πλήρη και σύντομα πρακτικά.

Πλήρες πρωτόκολλοπεριέχει ένα αρχείο όλων των ομιλιών στη συνεδρίαση, σύντομος- μόνο τα ονόματα των ομιλητών και το θέμα της ομιλίας. Το ποιο πρωτόκολλο πρέπει να τηρείται σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση ορίζεται στον κανονισμό του συλλογικού οργάνου ή αποφασίζεται από τον πρόεδρο του συλλογικού οργάνου.

Τα πρακτικά της συνεδρίασης συντάσσονται σε τυποποιημένα φύλλα χαρτιού Α4. Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτοκόλλου είναι: όνομα του οργανισμού, όνομα του τύπου εγγράφου (PROTOCOL), ημερομηνία του εγγράφου, αριθμός μητρώου, τόπος προετοιμασίας του εγγράφου, επικεφαλίδα στο κείμενο, υπογραφές.

Η καταχώριση των λεπτομερειών του πρωτοκόλλου πρέπει να συμμορφώνεται με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα Συστήματα Τεκμηρίωσης. Σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Ημερομηνία πρωτοκόλλουείναι η ημερομηνία της εκδήλωσης (συνάντηση, συνάντηση). Η ημερομηνία εκδίδεται ψηφιακά ή προφορικά-ψηφιακά: 02/05/2005 ή 05 Φεβρουαρίου 2005.

Αριθμός μητρώου πρωτοκόλλου είναι ο αύξων αριθμός της συνεδρίασης κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους ή κατά τη διάρκεια της θητείας του εκλεγμένου οργάνου. Κατά την καταχώριση πρωτοκόλλων, δεν τηρούνται ειδικά έντυπα εγγραφής και λογιστικής (ημερολόγιο, ντουλάπι αρχείων)· σε κάθε νέο πρωτόκολλο εκχωρείται ένας σειριακός αριθμός μετά τον αριθμό του πρωτοκόλλου που κατατέθηκε τελευταίο στο αρχείο.

Τόπος σύνταξης πρωτόκολλο υποδεικνύεται σύμφωνα με την αποδεκτή διοικητική-εδαφική διαίρεση. Το όνομα του τόπου προετοιμασίας του εγγράφου μπορεί να παραλειφθεί εάν το όνομα της επικράτειας περιλαμβάνεται στο όνομα του οργανισμού: Δούμα της πόλης της Μόσχας, Νομοθετική Συνέλευση της Περιφέρειας Τβερ.

Τίτλος του κειμένου είναι υποχρεωτικό στοιχείο του πρωτοκόλλου. Πρέπει να είναι γραμματικά συνεπής με το όνομα του τύπου εγγράφου:

ΠΡΑΚΤΙΚΑ (από τι;) συνεδρίασης της επιτροπής για την επανεκτίμηση των παγίων

ΠΡΑΚΤΙΚΑ (από τι;) Συνεδριάσεις Διεύθυνσης

Κείμενο πρωτοκόλλουαποτελείται από δύο μέρη - εισαγωγικό και κύριο. Το εισαγωγικό μέρος συντάσσεται πανομοιότυπα στην πλήρη και σύντομη μορφή του πρωτοκόλλου. Αναφέρει: τα ονόματα του προέδρου και του γραμματέα της συνεδρίασης, τα ονόματα ή τον συνολικό αριθμό των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση και των προσκεκλημένων, την ημερήσια διάταξη. Τα ονόματα των μελών του συλλογικού οργάνου ή των προσώπων που συμμετέχουν στη συνεδρίαση με δικαίωμα ψήφου αναγράφονται αλφαβητικά χωρίς να αναγράφονται θέσεις. Εάν αναφέρεται ο συνολικός αριθμός των παρόντων, δίνεται το γενικό τους όνομα και σημειώνεται με την παρουσία καταλόγου εγγραφής:

Παρόντες: μέλη του Επιστημονικού και Τεχνικού Συμβουλίου σε αριθμό 25 ατόμων. (η λίστα επισυνάπτεται).

Πρόσωπα που δεν είναι μέλη του συλλογικού οργάνου και προσκαλούνται στη συνεδρίαση ως εμπειρογνώμονες στα υπό συζήτηση θέματα ή ως ενδιαφερόμενοι αναγράφονται μετά τη λέξη «Καλεσμένοι:», και με αλφαβητική σειρά, αλλά αναφέροντας τις θέσεις και τον τόπο εργασίας τους, εφόσον είναι εκπρόσωποι άλλων οργανισμών.

Στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης αναγράφεται το θέμα ή τα θέματα που αποτελούν αντικείμενο εξέτασης στη συνεδρίαση, η θέση και το επώνυμο του ομιλητή. Εάν υπάρχουν πολλές ερωτήσεις, αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς και ταξινομούνται ανάλογα με το βαθμό πολυπλοκότητάς τους, τη σημασία τους και με τη σειρά συζήτησης. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης είναι κατασκευασμένα σύμφωνα με τον τύπο "για τι;":

Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης θα πρέπει να διατυπωθούν με ακρίβεια και σαφήνεια, αντανακλώντας την ουσία των υπό συζήτηση θεμάτων. Δεν συνιστάται η συμπερίληψη του θέματος «Διάφορα» στην ημερήσια διάταξη.

Το κείμενο του κύριου μέρους του πρωτοκόλλου αποτελείται από ξεχωριστές ενότητες ανάλογα με τον αριθμό των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, καθένα από τα οποία είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με το σχήμα:

1. ΑΚΟΥΣΑ:

ΕΚΤΕΛΕΣΘΗΚΕ:

ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ: (ή: ΕΠΙΛΥΘΕΙ :)

Αυτές οι λέξεις-κλειδιά για το πρωτόκολλο εκτυπώνονται με κεφαλαία γράμματα και από την κόκκινη γραμμή. Οι ενότητες αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς σύμφωνα με την ημερήσια διάταξη. Μετά τη λέξη "ΑΚΟΥΣΤΗΚΕ:"το επώνυμο του ομιλητή αναγράφεται στην ονομαστική πτώση και το περιεχόμενο της αναφοράς δηλώνεται με τη μορφή του γ ́ ενικού προσώπου ή με την πρόθεση «ο». Εάν το κείμενο της αναφοράς είναι διαθέσιμο, σημειώνεται μετά το όνομα του ομιλητή: (Το κείμενο της έκθεσης επισυνάπτεται).

Στο κεφάλαιο "ΠΑΡΟΝ:"αναφέρετε διαδοχικά τα ονόματα των προσώπων που συμμετείχαν στη συζήτηση της έκθεσης και διατυπώνονται οι απόψεις που εξέφρασαν. Τα ονόματα των ομιλητών και το περιεχόμενο των ομιλιών τους καταγράφονται με τον ίδιο τρόπο όπως και η ομιλία του κύριου ομιλητή στο προηγούμενο μέρος του πρωτοκόλλου.

Εάν είναι απαραίτητο, στην ίδια ενότητα του πρωτοκόλλου καταγράφονται οι ερωτήσεις που τίθενται στον ομιλητή και οι απαντήσεις του με την ακόλουθη μορφή:

Ερώτηση: Εάν ληφθεί απόφαση έκδοσης μετοχών της εταιρείας, προβλέπεται η έκδοση προνομιούχων μετοχών;

Απάντηση: Όχι, θα εκδοθούν μόνο κοινές μετοχές.

Το όνομα του ατόμου που έκανε την ερώτηση ενδέχεται να μην αναφέρεται.

Στο κεφάλαιο "ΑΠΟΦΑΣΙΣΘΗΚΕ:" ("ΕΠΙΛΥΘΗΚΕ:")η απόφαση που πάρθηκε καταγράφεται, συνοπτικά, με ακρίβεια, συνοπτικά - ώστε να μην υπάρχει διπλή ερμηνεία. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται είναι διατυπωμένες σε προδιαγραφική μορφή: "Έγκριση...", "Προβλέψτε...", "Κάντε αλλαγές...".Μπορούν να ληφθούν πολλές αποφάσεις για ένα θέμα, οπότε αριθμούνται με αραβικούς αριθμούς. Εάν είναι απαραίτητο, μαζί με την απόφαση, αναφέρονται και τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας: ο αριθμός των ψήφων «υπέρ», «κατά», «αποχές» και επίσης, εάν η ψηφοφορία ήταν μυστική, ο αριθμός των ψηφοδελτίων που εκδόθηκαν ως αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. και κηρύχθηκε άκυρη.

Ένας συμμετέχων σε συνεδρίαση ή συνεδρίαση μπορεί να υποβάλει αντίθετη γνώμη σχετικά με τη ληφθείσα απόφαση, η οποία παρατίθεται σε χωριστό φύλλο και επισυνάπτεται στα πρακτικά. Το περιεχόμενο της αντίθετης γνώμης καταχωρείται στα πρακτικά μετά την καταχώριση της σχετικής απόφασης.

Εάν οποιοδήποτε έγγραφο εγκριθεί από το πρωτόκολλο, πρέπει να επισυναφθεί στο πρωτόκολλο και να φέρει σφραγίδα έγκρισης, για παράδειγμα:

Υπογραφές του προέδρου και του γραμματέα οι συναντήσεις συμπληρώνουν το πρωτόκολλο. Υπογράφεται ένα αντίγραφο του πρωτοκόλλου. Στα αριστερά είναι η υπογραφή του προέδρου, στα δεξιά - ο γραμματέας.

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρακτικά των συνεδριάσεων υπογράφονται μόνο από τον πρόεδρο (που προεδρεύει) της συνεδρίασης. Η νομοθεσία προβλέπει και τις περιπτώσεις υπογραφής των πρωτοκόλλων από όλα τα μέλη του οργάνου λήψης αποφάσεων. Για παράδειγμα,Ο ομοσπονδιακός νόμος «για τις μετοχές» (εφεξής ο νόμος) προβλέπει (άρθρο 68) ότι τα πρακτικά συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου (εποπτικό συμβούλιο) μιας εταιρείας υπογράφονται από τον πρόεδρο της συνεδρίασης, ο οποίος ευθύνεται για την ορθότητα των πρακτικών.

Ως προς τη σύνταξη των πρακτικών της συνέλευσης της γενικής συνέλευσης των μετόχων, ο νόμος δεν ορίζει καθόλου τη διαδικασία υπογραφής του, στο άρθ. Το 63 του Νόμου ορίζει μόνο ποιες πληροφορίες αναφέρονται στο πρωτόκολλο:

- τον τόπο και τον χρόνο της γενικής συνέλευσης των μετόχων·

- πρόεδρος (προεδρείο) και γραμματέας της συνεδρίασης, ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης.

Ο Νόμος ορίζει επίσης ότι τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης των μετόχων της εταιρείας πρέπει να περιέχουν τις κύριες διατάξεις των αγορεύσεων, των θεμάτων που τίθενται προς ψήφιση και των αποτελεσμάτων της ψηφοφορίας τους, των αποφάσεων που λαμβάνονται από τη συνέλευση.

Μια συντομευμένη έκδοση του πρωτοκόλλου

Επιτρέπεται μια συντομευμένη έκδοση του πρωτοκόλλου, στην οποία οι λέξεις ΑΚΟΥΣΑ, ΜΙΛΗΣΕ, ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ (ΑΠΟΦΑΣΙΣΕ)δεν εκτυπώνονται. Μετά τον αριθμό που δηλώνει τον αριθμό του θέματος της ημερήσιας διάταξης αναφέρεται το περιεχόμενο του θέματος (θέμα ημερήσιας διάταξης). Η τελευταία γραμμή του περιεχομένου της ερώτησης είναι υπογραμμισμένη και τα ονόματα του ομιλητή και εκείνων που μίλησαν στη συζήτηση τυπώνονται κάτω από τη γραμμή (το όνομα του κύριου ομιλητή αναφέρεται πρώτα και μετά τα ονόματα των ομιλητών - στο τη σειρά παρουσίασής τους). Μετά την αναγραφή των ονομάτων, αν χρειαστεί, αναφέρεται συνοπτικά η ουσία του υπό εξέταση θέματος και παρακάτω η απόφαση (διάταγμα).

Απόσπασμα από το πρωτόκολλο

Να ενημερώνει ενδιαφερόμενους φορείς και ιδιώτες για τις αποφάσεις που λαμβάνονται, καθώς και να επιβεβαιώνει αποφάσεις που λαμβάνονταιμπορεί να εκδοθούν αποσπάσματα από το πρωτόκολλο.

Απόσπασμα από το πρωτόκολλο - ένα έγγραφο που είναι αντίγραφο ενός μέρους του πρωτοκόλλου. Το απόσπασμα αναπαράγει το εισαγωγικό μέρος του πρωτοκόλλου (λεπτομέρειες του εντύπου, πληροφορίες για τον πρόεδρο, τον γραμματέα, τους παρόντες), το θέμα της ημερήσιας διάταξης για το οποίο ετοιμάζεται το απόσπασμα και ένα μέρος του κειμένου που αντικατοπτρίζει την εξέταση του θέματος και τις αποφάσεις που ελήφθησαν σχετικά. Το απόσπασμα δεν επικυρώνεται με τις υπογραφές του προέδρου και του γραμματέα. Για να δοθεί νομική ισχύς σε απόσπασμα πρακτικών, χρησιμοποιούνται τα στηρίγματα «Σημείωση επικύρωσης αντιγράφου», που συντάσσει ο γραμματέας. Εάν ένα απόσπασμα από ένα έγγραφο εκδίδεται για υποβολή σε άλλο οργανισμό, επικυρώνεται με τη σφραγίδα του οργανισμού.