Παραδόξως, πολλοί άνθρωποι, όταν τους ζητείται να στείλουν μια επιστολή σε πολλά άτομα ταυτόχρονα, απλώς αναφέρουν τις διευθύνσεις στο πεδίο "Προς", αυτό είναι φυσιολογικό όταν αυτή η επιστολή απευθύνεται σε συναδέλφους ή φίλους σας, αλλά όταν στέλνετε επιστολές σε ομάδα πελατών, εμφανίζετε έτσι σε όλους τις διευθύνσεις και τους άλλους παραλήπτες, αποκαλύπτοντας στην πραγματικότητα τη βάση διευθύνσεών σας.
Αρκεί οποιοσδήποτε από τους πελάτες να προωθήσει αυτήν την επιστολή στον ανταγωνιστή σας και οι επαφές σας θα διαρρεύσουν αμέσως.
Είναι περίεργο, αλλά πολλοί άνθρωποι που δεν είναι ανόητοι εκπλήσσονται όταν μαθαίνουν ότι εάν χρειάζεται να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ώστε να μην γνωρίζουν ο ένας για τον άλλον, τότε υπάρχει ένα πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" για αυτό.
Για παράδειγμα, για το mail.ru θα μοιάζει με αυτό:
Και για άλλη μια φορά εν συντομία:υποδεικνύονται διευθύνσεις στο "προς" - όλοι μπορούν να δουν σε ποιον στείλατε επιστολές, υποδεικνύονται σε "τυφλό αντίγραφο" - όλοι πιστεύουν ότι το γράμμα είναι μόνο για αυτόν.
Και κάθε παραλήπτης θα λάβει ένα γράμμα όπου στο πεδίο "προς". μόνο τη διεύθυνσή του . Για άλλα προγράμματα, αν δεν μπορείτε να βρείτε πού να βάλετε το Bcc, ζητήστε από κάποιον να σας δείξει. Ένα άλλο μικρό σημείο, φροντίστε να καθορίσετε μία διεύθυνση στο πεδίο "προς", τα περισσότερα προγράμματα ή διακομιστές αλληλογραφίας δεν σας επιτρέπουν να στείλετε γράμμα χωρίς αυτήν την παράμετρο.
Και πότε λοιπόν μιλαμεσχετικά με την αποστολή μιας προσφοράς, ειδήσεων σε μια ομάδα πελατών σας - εδώ η πρακτική της χρήσης ενός τυφλού αντιγράφου είναι σαφής, πρέπει να αποκρύψετε τη βάση διεύθυνσής σας. Ένα ενδιαφέρον σημείο με την αποστολή μιας επιστολής στους συναδέλφους σας, εδώ συνιστάται να ενεργείτε ανάλογα με την κατάσταση, για παράδειγμα, αποστολή επιστολής με αίτημα για αποστολή προτάσεων (για παράδειγμα, βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών) και εάν κάθε συνάδελφος βλέπει ότι οι άνθρωποι έχουν λάβει την ίδια επιστολή, τότε πιθανότατα δεν θα απαντήσουν - βασιστείτε σε άλλους, επομένως πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα κρυφό αντίγραφο. Εάν εκπληρωθεί αυτή η εντολή, τότε, για παράδειγμα, μια ένδειξη του «ποιου» του αφεντικού του συναδέλφου σας θα κάνει απλά θαύματα και η παραγγελία σας θα εκπληρωθεί.
Ένα ξεχωριστό θέμα με τους προμηθευτές. Από τη μια πλευρά, η ένδειξη όλων των παραληπτών στο αντίγραφο πρέπει να δείχνει στον προμηθευτή ότι έχετε επιλογή και θα πρέπει να σας προσφέρει καλες ΤΙΜΕΣ. Από την άλλη, ο διευθυντής που έλαβε την επιστολή σας, βλέποντας ότι εστάλη όχι μόνο σε αυτόν, πιθανότατα θα αντιμετωπίσει το αίτημά σας ως "cool". Προσωπικά, κατά τη γνώμη μου, πιστεύω ότι στην περίπτωση των προμηθευτών, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα τυφλό αντίγραφο, τουλάχιστον για την προστασία των εμπορικών μυστικών, αλλά πιο πιθανό να καλές σχέσειςμε τον διευθυντή προμηθευτή.
Μπορείτε να διαβάσετε μια πρόσφατη περίπτωση λάθους ενός ειδικού, όταν όλοι οι παραλήπτες είδαν άλλους παραλήπτες: Χτυπήστε όλους σε αυτήν τη συνομιλία, υπήρχαν πραγματικά αξιοσέβαστοι άνθρωποι εκεί - σκηνοθέτες, αλλά και πάλι πολλοί έλαβαν spam ως απάντηση.
Λοιπόν, όπως πάντα, η συζήτηση στα σχόλια είναι ευπρόσδεκτη.
Από την εμπειρία μου, υπάρχουν δύο κύριες επιλογές στην αλληλογραφία.
Το πρώτο είναι ένα «κρύο γράμμα», όταν γράφεται ένα γράμμα σε μια νέα επαφή ή ξεκινά η επικοινωνία με έναν παραλήπτη με τον οποίο υπήρξε παύση στην επικοινωνία. Και το δεύτερο είναι όταν γράφετε ένα γράμμα σε κάποιον ή σε εκείνους με τους οποίους είστε σε αρκετά στενή επαφή.
Σε περίπτωση «κρύου» γράμματος, είναι προτιμότερο να συνοδεύεται η επιστολή με κλήση. Όσο καλή σύνθεση κι αν είναι το ψυχρό γράμμα, αν προήλθε από ξένος, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να αναβληθεί για αργότερα και, ίσως, να ξεχαστεί τελείως. Μια κλήση ή, για παράδειγμα, ένα μήνυμα στο Skype θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια αρχική σύνδεση και να τους παρακινήσετε να διαβάσουν την επιστολή σας.
Η αλληλογραφία με συναδέλφους με τους οποίους επικοινωνείς περισσότερο ή λιγότερο συχνά είναι φυσικά εντελώς διαφορετική. Φυσικά, θα προσπαθήσουν να διαβάσουν το γράμμα από εσάς. Αλλά υπάρχει επίσης μια πιθανότητα το γράμμα να μην γίνει αντιληπτό στη γενική ροή. Αυτό μου συμβαίνει πιο συχνά εάν ο αποστολέας είναι πολύ τεμπέλης για να αλλάξει το θέμα της επιστολής. Ένα τέτοιο γράμμα, με άσχετο θέμα, βαραίνει για μεγάλο χρονικό διάστημα ως αδιάβαστο, και στη συνέχεια απλώς μεταφέρεται σε φάκελο αρχείου. Ακόμα δεν μου αρέσουν τα μεγάλα γράμματα όταν είναι πολλά σημαντικά θέματαπροσπαθώντας να περιγράψουμε ταυτόχρονα. Είναι άβολο να απαντήσετε σε μια τέτοια επιστολή. Και μπορεί να είναι δύσκολο να το διαβάσετε μέχρι το τέλος, γιατί το πρώτο μέρος απαιτεί κάποιου είδους δράση. Είναι καλύτερο να χωρίσετε ένα τέτοιο γράμμα σε πολλά, με μια κύρια ιδέα σε καθένα.
Θέλω να συμπληρώσω τις απόψεις των συναδέλφων. Μερικές φορές μου φαίνεται ότι το επίπεδο παιδείας στο Διαδίκτυο και η κουλτούρα της αλληλογραφίας μειώνεται μόνο από χρόνο σε χρόνο. Ίσως φταίνε οι messenger, ποιος ξέρει; Αν η μάλλον περίεργη συμπεριφορά στα email πριν από πέντε ή δύο χρόνια μπορούσε να συγχωρεθεί στον διευθυντή ενός χημικού εργοστασίου από το Kirovo-Chepetsk, απαντώντας του με ένα χαμόγελο κατανόησης και έναν ελαφρύ μητροπολιτικό σνομπισμό. Τώρα όταν λαμβάνω ένα γράμμα από νέα και επιτυχημένα παιδιά, αποθαρρύνομαι. Παρακάτω είναι το υποκειμενικό μου (holivar) TOP των πραγμάτων που ενοχλούν στην αλληλογραφία.
1. 97 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα νήμα. Μόλις σήμερα έλαβα ένα τέτοιο νήμα, συνεχίζεται εδώ και ένα χρόνο, και ήδη με τον τρίτο υπεύθυνο διευθυντή. Το gmail μου αρνείται να ανοίξει αυτό το θαύμα, ειδικά στο κινητό.
2. Εκατό άτομα σε ένα αντίγραφο. Πολύ εντυπωσιακό όταν προσθέτουν στο αντίγραφο Διευθύνων Σύμβουλος, εκτελεστικός γραμματέας, όλοι οι συνάδελφοι όμορων τμημάτων, καθώς και όλοι οι συγγενείς μέχρι δέκατης γενιάς. Αλλά δεν είμαστε σε γάμο, προς Θεού.
3. Ακόμα κι αν ο αριθμός των συμμετεχόντων στην αλληλογραφία είναι μικρός, συχνά εξελίσσεται σε συζήτηση για την απόρριψη του αγαπημένου σας σκύλου, ασήμαντες λεπτομέρειες ή κάτι σαν «Πληρωμή την πρώτη ή τη δεύτερη!». Γράψε οκ, ποιος συμφωνεί. Παλάμη προσώπου.
4. Καλημέρα. Λοιπόν, τι να πω. Δεν ξέρω καν πώς να το σχολιάσω αυτό. Έχω την αίσθηση ότι οι άνθρωποι που το γράφουν είναι όλοι ανεξαιρέτως MLM ή τσαρλατάνοι.
5. Υπογραφές. Κάτω από αυτά θα ξεχωρίσω μάλιστα δύο υποπαραγράφους. Όχι τρία!
5.1 Μεγάλες υπογραφές που απαριθμούν τα βασιλικά, σύμφωνα με τις παρατηρήσεις μου, αμαρτία με υπερβολικό ΕΝΥ και τεράστιο ποσόελεύθερος χρόνος. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να υπάρχουν ακόμα λογότυπα διαφορετικών εταιρειών από τα τακούνια.
5.2 Μην εκτυπώσετε αυτό το γράμμα. Ας σώσουμε τα δέντρα. Θα σας πω ένα μυστικό, για να υπάρχουν περισσότερα δέντρα - πρέπει να φυτευτούν, αντί για πρωινά τρεξίματα. Και το αποτέλεσμα είναι το ίδιο και ευεργετικό για τον πλανήτη. Πίστευε πραγματικά ο συνομιλητής ότι θα τύπωνα το γράμμα του;
5.3 Υπογραφές σε μη Ορθόδοξη γλώσσα. Ειλικρινά, κάθε φορά που βλέπω - φιλικούς χαιρετισμούς, θέλω να γκουγκλάρω τη μετάφραση και ξεχνώ. Αναρωτιέμαι πώς μεταφράζεται ακόμα;
5.4 Σας ζητώ να παραθέσετε την αλληλογραφία, διαφορετικά έχω προβλήματα μνήμης. Συμβουλεύω τέτοιους ανθρώπους να κοιμούνται αρκετά και τα Σαββατοκύριακα να απέχουν από πάρτι και ναρκωτικά.
Η ερωτηματική επιστολή είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους επαγγελματικών email. Παρ' όλη την απλότητά τους, είναι τα ερωτηματικά που δημιουργούν πολλές δυσκολίες τόσο στον αποστολέα όσο και στον παραλήπτη.
Λάθη κατά τη σύνταξη email
1. Μια ερώτηση κρέμεται στον αέρα.
Το πρόβλημα με αυτήν την ερώτηση είναι ότι τίθεται σε κανέναν δεν ξέρει ποιος, για ποιο σκοπό και σε σχέση με τι.
Για παράδειγμα: «Θα δεχτείς μια τριμελή οικογένεια;». Αυτό ήταν το πρώτο γράμμα. Ακόμη και ο αποδέκτης αυτής της επιστολής δεν μπορούσε να απαντήσει επαρκώς σε αυτήν την επιστολή-ερώτηση. Το γεγονός είναι ότι πριν από λίγο καιρό, ο παραλήπτης δημοσίευσε μια ανακοίνωση σε διάφορους πόρους ότι ο εργοδότης ήταν έτοιμος να προσφέρει εργασία στην ειδικότητά του με την παροχή στέγης. Για διάφορες κενές θέσεις υπήρχαν διαφορετικές συνθήκες. Όταν ένα γράμμα φτάνει ένα μήνα αργότερα με μια τέτοια ερώτηση χωρίς προλόγους, δεν θέλω καν να απαντήσω. Γιατί τέτοιος υπάλληλος; Ακόμα κι αν είναι ιδιοφυΐα στον τομέα του, στο γράμμα έδειξε τον εαυτό του από τη χειρότερη πλευρά.
2. Μια ερώτηση γεμάτη περιττές λεπτομέρειες.
Εάν κάνετε μια ερώτηση στο πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας, τότε στο κείμενο της επιστολής αρκεί να αναφερθείτε στην προηγούμενη επιστολή και να μην την επιβαρύνετε με περιττές λεπτομέρειες.
Για παράδειγμα: «Είπατε ότι μπορείτε να κάνετε μια μετάφραση εξ αποστάσεως. Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο. Και μου είπαν ότι... Πόσο κοστίζει μια συμβολαιογραφική μετάφραση πιστοποιητικού γέννησης, πιστοποιητικού γάμου από τα ουκρανικά στα ρωσικά; ΣΕ αυτή η υπόθεσηήταν δυνατό να τα βγάλεις πέρα με μια πρόταση ή μια φράση: «Είπες ότι μπορείς να κάνεις τη μετάφραση από απόσταση. Πόσο κοστίζει μια συμβολαιογραφική μετάφραση πιστοποιητικού γέννησης, πιστοποιητικού γάμου από τα ουκρανικά στα ρωσικά;
3.Μια ερώτηση που βγήκε εκτός πλαισίου από προηγούμενη ανάρτηση.
Πολύ συχνά, η ροή εργασίας απαιτεί μια ποικιλία από διευκρινίσεις, διευκρινίσεις και λύσεις σε προβλήματα που προκύπτουν στην πορεία. Σε τέτοιες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται διευκρινιστικές ερωτήσεις. Αλλά συμβαίνει ότι μερικοί άνθρωποι κάνουν τέτοιες ερωτήσεις κάθε φορά σε μια νέα επιστολή, χωρίς να σώσουν το ιστορικό της αλληλογραφίας. Αυτό περιπλέκει πολύ τη διαδικασία απόκρισης και τη ζωή του παραλήπτη. Κάθε φορά αναγκάζεται να ψαχουλέψει το γραμματοκιβώτιο και να αναζητήσει προηγούμενα γράμματα, τις απαντήσεις του σε αυτά. Αποθηκεύστε την προηγούμενη αλληλογραφία για κάθε έργο ή θέμα.
Πώς να γράψετε σωστά μια ερωτηματική επιστολή;
1. Απευθυνθείτε στον παραλήπτη ονομαστικά.Εάν η επιστολή απευθύνεται σε ομάδα, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο.
Αγαπητέ Σεργκέι Ανατόλιεβιτς!
2. Ορίστε το πλαίσιο. Ποιος ήταν ο λόγος που γράψατε και γιατί απευθύνεστε στον παραλήπτη;
Σε μια προσωπική συνάντηση, συζητήσαμε πιθανά θέματα για το θέμα της Ημέρας της Νίκης και καταλήξαμε στις ιστορίες ζωής των βετεράνων.
3. Δηλώστε το πρόβλημα.Αναφέρετε συνοπτικά την ουσία του προβλήματος.
Ωστόσο, κατά την προσωπική επικοινωνία, κατάφερα να εισπράξω ενδιαφέρον υλικόαπό τις αναμνήσεις των παιδιών του πολέμου.
4. Κάντε μια ερώτηση.Δηλώστε το όσο το δυνατόν πιο συνοπτικά και ξεκάθαρα. Όσο καλύτερα διατυπωθεί η ερώτηση, τόσο πιο ακριβής θα είναι η απάντηση.
Μπορούμε να συμπεριλάβουμε ένα άρθρο για τα παιδιά του πολέμου στο τεύχος;
5. Σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας.
Θα εκτιμούσα τη γρήγορη απάντησή σας.
| - | ||
 |
- | Στείλτε εκατοντάδες προσφορές πωλήσεων, αιτήματα και άλλα επαγγελματικά email κάθε μέρα, αλλά μην μεταδώσετε το μήνυμά σας επιθυμητό αποτέλεσμα? Δεν ξέρετε πώς να υπενθυμίζετε διακριτικά και ευγενικά στον παραλήπτη τις υποχρεώσεις του; Τότε η διαδικτυακή εκπαίδευση σίγουρα θα σας βοηθήσει. «Επιχειρηματικές δεξιότητες γραφής»! Μπορείτε να το πάρετε οποιαδήποτε στιγμή σας βολεύει. |
Μην ξεχάσετε να βάλετε τους παραλήπτες της επιστολής σε τυφλό αντίγραφο εάν δεν χρειάζεται να βλέπονται όλοι οι παραλήπτες.
BCC ή Blind Carbon Copy- αυτό είναι αυτό που στα ρωσικά ονομάζεται κρυφό αντίγραφο. Χάρη σε αυτήν, ο παραλήπτης δεν βλέπει όλες τις άλλες διευθύνσεις όπου φτάνει το γράμμα. Αυτή η δυνατότητα βρίσκεται σε όλες τις υπηρεσίες αλληλογραφίας, από το Outlook έως το Gmail, και αν εξακολουθείτε να μην γνωρίζετε για την ύπαρξή της, τότε είναι πολύ πιθανό να μην σας αρέσουν οι συνάδελφοι και οι πελάτες σας.
Πρώτα απ 'όλα, ένα κρυφό αντίγραφο είναι μια άρρητη εθιμοτυπία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Καθώς δεν αξίζει τον κόπο, με τον ίδιο τρόπο δεν πρέπει να δείχνετε τις ταχυδρομικές διευθύνσεις κανενός άλλου σε κανέναν. Και ακόμα κι αν εξακολουθείτε να κάνετε κλικ στο αγαπημένο σας κουμπί "Απάντηση σε όλους", το μήνυμά σας δεν θα φτάσει στους παραλήπτες στο BCC.
Δεν το γνωρίζουν όλοι, αλλά το BCC όχι μόνο προστατεύει τις διευθύνσεις email από τα αδιάκριτα βλέμματα, αλλά λειτουργεί και ως ένα είδος προστασίας από ιούς, κρατώντας τα ανεπιθύμητα μηνύματα από τον υπολογιστή σας. Όλα οφείλονται στο γεγονός ότι οι ιοί διακινούνται ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, οι κρυφές διευθύνσεις email δεν είναι διαθέσιμες. Και παρόλο που η ταχυδρομική διεύθυνση στο Διαδίκτυο δεν είναι τόσο προσωπική και σημαντική όσο η διεύθυνση κατοικίας, δεν πρέπει να την αφήσετε σε δημόσιο τομέα - διαφορετικά είναι πολύ πιθανό να αποφευχθεί η ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
Κρεγκ Τσάιλντ
δημοσιογράφος
«Κρυφή κοινοποίηση είναι το σημείο όπου τοποθετείτε επαφές που δεν πρέπει να είναι ορατές σε άλλα άτομα. Συνήθως χρησιμοποιείται για λίστες αλληλογραφίας και ανεπιθύμητα μηνύματα, αλλά αυτό το πεδίο είναι επίσης βολικό για να διατηρείτε τις εμφανίσεις και να μην εμφανίζετε διευθύνσεις αλληλογραφίας σε άτομα από το εξωτερικό. Νομίζω ότι είναι λάθος να πιστεύουμε ότι οι άνθρωποι αισθάνονται άνετα με τους άλλους να βλέπουν τις διευθύνσεις τους. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για πρόσκληση σε ένα πάρτι: δεν γνωρίζονται όλοι μεταξύ τους, επομένως είναι συχνά ακατάλληλο για τους ανθρώπους να βλέπουν ο ένας τις επαφές του άλλου».