Pismo s upitom je vrsta poslovnog pisma. Zahtjev se šalje partnerima, izvođačima, državnim tijelima... Ponekad se može i bez toga (primjerice, usmeno zamoliti kolegu poduzetnika za neke podatke), no općenito se takve poruke ne smiju zanemariti. Barem radi održavanja uspostavljenog reda.
Što možete zahtijevati?
- Informacije (o karakteristikama proizvoda i njegovoj dostupnosti, o načinima i rokovima dostave, o razlozima kašnjenja pošiljke i dr.).
- Dokumenti ili predmeti (papiri za sklapanje ugovora, uzorci proizvoda i sl.).
Jednom riječju, ako nešto ne znate ili vam nije sasvim jasno, ako vam trebaju dokumenti ili cjenici, pošaljite zamolnicu.
Struktura slova
Takve poruke se pišu na isti način kao i ostala poslovna pisma:
- Prvo su naznačeni podaci o primatelju i pošiljatelju;
- zatim – datum izrade i broj izlaznog dokumenta;
- naslov koji odražava bit pitanja;
- obraćanje primatelju (obično imenom i patronimom, osim ako ne pišete službenim vlastima);
- suština pitanja;
- povoljan izraz nade za suradnju;
- Zahvalnost;
- položaj, puno ime i potpis pošiljatelja.
Budući da je pismo zahtjeva službeni dokument, treba ga napisati na memorandumu tvrtke. Uzorak zamolnice možete preuzeti ovdje.
Kako pisati?
Zahtjev je bolje započeti kratkim objašnjenjem razloga za vaš zahtjev. Jednostavno zahtijevanje informacija bez navođenja razloga (čak iu obliku ultimatuma, kao što neki čine) je loš oblik. Napiši doslovno jedan uvodna rečenica, Na primjer:
- “na temelju naših preliminarnih sporazuma”;
- "kako bi spriječili moguće kontroverzna pitanja»;
- “u skladu sa sklopljenim ugovorom”;
- "zaključiti ugovor".
Ako je potrebno, možete se pozvati na zakonodavne akte. Na primjer, ako zakon zahtijeva da se prije sklapanja ugovora upoznate s bilo kojim papirima, u pismu možete napisati: "U skladu s člankom Saveznog zakona od 24. srpnja 2012. br. 397-FZ...". Možete prijeći na stvar bez prethodnog objašnjenja samo u slučajevima kada je razlog zahtjeva očit (na primjer, ako pišete pismo zahtjeva za komercijalnu ponudu prema uzorku). Ali ako je razlog vašeg zahtjeva nestandardan, trebali biste opisati situaciju i detaljno navesti svoje motive kako primatelj ne bi imao pitanja.
U sadržajnom dijelu trebate formulirati (što konciznije moguće) jedan konkretan zahtjev. Nepoželjno je tražiti pojašnjenje na više tema u istoj poruci. Međutim, to nije obavezno - ako napišete pismo o svakoj sitnoj temi (kojih je ukupno 5-10), to će samo dovesti do nepotrebnog formalizma. Primatelj također neće biti sretan što će biti podvrgnut takvom "papirnatom" bombardiranju. Sadržaj počinje standardnim uvodnim konstrukcijama:
- “molimo da nas obavijestite o...”;
- “Bit ćemo vam iznimno zahvalni ako...”;
- “Molim pošaljite...”
Pismo upita uvijek zahtijeva pismo odgovora. Ako je pitanje hitno i hitno, taktično napomenite da biste željeli dobiti odgovor što je prije moguće. U tu svrhu možete koristiti sljedeće fraze:
- “molim odgovorite što je prije moguće”;
- “Pozivamo vas da odgovorite u roku od pet dana”;
- “Molimo vas da odgovorite u roku od dva tjedna”;
- “Radujemo se vašem pismu”;
- "Molimo da dokumente pošaljete što je prije moguće e-poštom."
U većini slučajeva poruka zahtjeva je vrlo kratka. Nema potrebe širiti svoje misli preko stabla i iznositi svoje misli o temi i izvan teme.
Ispod su primjeri najčešćih zahtjeva.
Uzorak zahtjeva za dostavu dokumenata
“Dragi Vladimire Aleksandroviču!
Za sklapanje ugovora između Artemisa LLC i Schwarzenspiegel JSC, tražim od vas da dostavite sljedeći popis dokumenata:
- organizacijska povelja;
- potvrde OGRN i TIN;
- potvrda o državnoj registraciji tvrtke (dobivena od Federalne porezne službe na način propisan zakonom);
- redoslijed imenovanja na mjesto generalnog direktora.
Pošaljite i originalne dokumente (Ruskom poštom ili kurirskom službom) i njihove kopije (e-poštom na adresu [e-mail zaštićen])».
Uzorak pisma zahtjeva za informacijama
“Dragi Pjotre Vladimiroviču!
Molimo Vas da me do 10. prosinca 2015. godine obavijestite o mogućnosti isporuke brodskih motora E-100 (kataloška oznaka SRK-1738-8476) u količini od 10 jedinica te da me informirate o uvjetima isporuke i plaćanja. Unaprijed hvala na brzom odgovoru!”
Uzorak pisma u kojem se traži pojašnjenje
“Dragi Aleksandre Petroviču!
Kako bi se spriječilo moguće kontroverzna pitanja Molim vas da što detaljnije opišete proceduru isporuke rezus majmuna s teritorija Sjevernog Vijetnama. Koji vozila koriste se u svakoj fazi, postoji li opasnost za život i zdravlje pojedinaca, u čemu maksimalni rok trebam li računati? Radujem se vašem odgovoru."
Sastavite pismo koristeći dane uzorke i ne zaboravite na pristojnost i poslovnu etiku. Zahtjev ne smije sadržavati prijeteće fraze, ultimatume ili obećanja da će se žaliti nadležnim tijelima ako ne dobije odgovor. Izrazite svoj zahtjev što je točnije moguće, čak i ako ga primatelj očito ne želi ispuniti. A ako odgovor nikada ne stigne (ili ako vam se službeno odbije dati podatke), morat ćete pribjeći ozbiljnijim mjerama - na primjer, pisati pismo upozorenja.
Trebat će vam
- - oblik organizacije;
- - A4 papir;
- - računalo na kojem je instaliran uređivač teksta;
- - pisač;
- - omotnica.
upute
Sastavite zaglavlje pisma. Sadrži podatke o obje strane, naslov, adresu. Stavite podatke o primatelju pisma s desne strane, u gornji kut list. Navedite položaj, prezime i inicijale službene osobe kojoj je zahtjev, na primjer, "Načelniku Odjela za obrazovanje administracije Tomske oblasti, I. I. Ivanovu."
Način predstavljanja podataka o autoru pisma ovisi o njegovom pravnom statusu. Ako pošiljatelj zahtjev a je organizacija, tada se podaci o njoj daju na obrascu u gornjem lijevom kutu. Građanin koji samostalno priprema službenu žalbu mora odmah navesti svoje podatke nakon podataka o primatelju: prezime, ime i patronim u cijelosti, adresu i stvarno mjesto stanovanja, kontakt telefon. Na primjer: "Generalni direktor Društva za upravljanje LLC I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich, registriran na adresi: Iževsk, ul. Pervaya, 1, kv. 1, nastanjenog na adresi: Izhevsk, Vtoraya st., 2, apt. 2, telefon: 33-33-33.”
Formulirajte naslov pisma. Treba odražavati suštinu zahtjev i npr.: “Na informaciju o prosječnom sastavu tima za 1. polugodište.” Upišite naslov s lijeve strane ispod pojedinosti o organizaciji. U zahtjev Privatna osoba ovaj predmet nije .
Uvucite 2-3 retka od zaglavlja pisma ili pojedinosti stranaka i upišite žalbu primatelju. U zahtjev e organizacije koriste poslovna uniforma: "Dragi Ivane Ivanoviču!" ili " Poštovani gosp. Ivanov! Privatna osoba može u ovom retku navesti samo vrstu adrese, bez navođenja imena i patronime dopisnika, na primjer, " zahtjev", ili "informativno zahtjev", ili " zahtjev o davanju informacija."
Napišite tijelo pisma. U njemu ukratko opišite situaciju u vezi s kojom ovo šaljete zahtjev, opravdati potrebu dostavljanja traženih podataka. Izrazite svoje misli kompetentno i bez emocija. Ako je potrebno, pogledajte trenutno zakonodavstvo, jamčeći Vam pravo na službene informacije.
Pismu možete priložiti kopije dokumenata. U tekstu nakon glavnog dijela svakako navedite broj priloga i volumen svakog od njih, na primjer: „Prilozi: 1. Preslika putovnice državljanina Ruske Federacije za 1 litru. u 1 primjerku.2. Kopija potvrde na 1 str. u 1 primjerku."
Na kraju zahtjev te staviti datum i vlastoručni potpis. Dokument poslan u ime organizacije potpisuje voditelj. Molimo navedite broj i datum odlaznog pisma u posebnom retku obrasca.
Provjerite nacrt zahtjev ah, ispravi greške. Organizacije često moraju uskladiti pismo s odgovornim zaposlenicima. Zatim upišite uređenu verziju i pošaljite.
Izvori:
- Poslovna pisma: zahtjevi i upiti
Svaka državna ili općinska organizacija dužna je razmotriti pristigle zahtjeve građana, uključujući informacije zahtjevi, te u roku od mjesec dana od dana njihova primitka dati odgovor na pitanja iz svoje nadležnosti, podnositelj je dužan dati preporuku gdje se točno treba prijaviti.
Trebat će vam
- - računalo;
- - pristup internetu;
- - adresu službene web stranice interesne organizacije;
- - pisač;
- - nalivpero;
- - poštanski omot;
- - obrasci za obavijest o isporuci i popis ulaganja (po izboru).
upute
Savezni zakon„O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije” zahtijeva da se u žalbi navede tko se gdje prijavljuje (dovoljan je naziv organizacije) i koordinate za odgovor poštom. Neće biti suvišno navesti telefonski broj za komunikaciju ili će možda biti potrebni dodatni parametri za identifikaciju. Na primjer, vaš PIB kada kontaktirate poreznu upravu. Ako namjeravate poslati zahtjev poštom, obavezno potpišite tekst.
Prilikom sastavljanja zahtjeva morate započeti s takozvanim "zaglavljem". Ovo je nekoliko redaka u gornjem desnom kutu.
U prvom napišete u koju organizaciju se prijavljujete. Na primjer, "Ministarstvu unutarnjih poslova Ruske Federacije."
U drugom, nakon riječi "od" (malim slovom), vaše prezime, ime i patronim u cijelosti - "živite na adresi" i vaša adresa s poštanskim brojem. U nastavku možete navesti svoj telefonski broj. Ako ste prijavljeni na mjestu prebivališta na jednoj adresi, a živite na drugoj, u nekim slučajevima adresa prijave može imati . Na primjer, da obrazložite zašto se prijavljujete u regiju u kojoj ne živite.
Nakon što ste naveli sva pitanja od interesa, možete dodati zahtjev za slanje odgovora na adresu stvarnog prebivališta i naznačiti ga poštanskim brojem. Zakon to dopušta putem internetske žalbe. Ponekad se od vas može tražiti da lektorirate tekst prije konačnog slanja. Bolje je ne zanemariti ovu priliku: pažljivo je pročitajte nekoliko puta. Ako pronađete netočnost, još nije kasno da je ispravite.
Obratite pozornost na dizajn grafičkog dijela posebnu pozornost. Ono što je ovdje važno je dizajn koji odgovara imidžu tvrtke i oblikuje percepciju robne marke među njima potencijalni partneri. Stoga je najbolje povjeriti razvoj ovog dijela profesionalnom dizajneru. Da biste to učinili, morate formulirati jasne zahtjeve i prenijeti materijale koje imate. Ovo je logotip, tekst, kao i informacije o korporativnim bojama i fontu, zahtjevima za tip, naravno, pod uvjetom da su razvijeni unaprijed.
Nakon što ste pripremili sve potrebne podatke za objavu, možete početi sami dizajnirati ako nemate vremena ili mogućnosti kontaktirati dizajnera. Najjednostavnija opcija može se stvoriti bez poznavanja grafičkih programa, koristeći samo uređivač teksta Word. Ovdje treba imati na umu da se logo i naziv tvrtke najčešće nalaze u gornjem lijevom dijelu (ali ni tu nema strogih pravila). A odmah ispod njih nalaze se ostali podaci, obično sitnim slovima.
Video na temu
Imajte na umu
Unatoč nepostojanju jasnih pravila za dizajn zaglavlja, jedan zahtjev ostaje nepromijenjen - format papira mora biti A4.
Izvori:
- Zahtjevi za zaglavlje u 2019
Ne zna svaka osoba u našoj zemlji kako pravilno ispuniti službene zahtjeve raznim tijelima. Glavni cilj Kompetentan zahtjev je pravovremeni odgovor i dobivanje traženog rezultata.
upute
Pažljivo proučite uvjete vlasti koja vas zanima. Slijedite samo preporuke koje su predložene službeni izvori. Ispravno ispunite obrazac ako je potrebno. U pravilu ćete morati navesti sve svoje podatke o mjestu stanovanja, detaljne inicijale, ne zaboravite svoj broj telefona i adresu e-pošte.
Ne koristite nepristojan jezik ili uvredljive izraze u svom zahtjevu. Pišite jasne fraze i rečenice. Razdvojite tekst na logične odlomke, nemojte dopustiti gramatičke greške, ako izvršite zahtjev u pismeno.
Vaš službeni zahtjev ne smije sadržavati nejasne izjave, pritužbe ili prijedloge. Budite oprezni, pridržavajte se svih pravila pristojnosti i službenog obraćanja određenoj tvrtki ili organizaciji.
Sjetite se kako se pišu poslovna pisma. To se lako može pronaći u udžbenicima ruskog jezika ili u knjižnici. Kompetentan opis trenutne situacije pomoći će vam da riješite svoj problem. Shvatite svoj zahtjev ozbiljno i poštujte pravila i propise poslovni bonton. Uzmite u obzir sve suptilnosti.
Zatražite pomoć odvjetnika. Na primjer, kontaktiranje vlasti državna vlast zahtijeva poznavanje prava i sudske prakse. Korištenje standardne kontakt forme ne jamči uspjeh, ali je također preporučljivo koristiti je. Vaš zahtjev ne smije izazvati sumnju; budite sigurni u svaku riječ kako biste pridobili i ne gadite se svojim negativnim stavom.
Ako je službeni zahtjev podnesen u ime poduzeća, naplatite potrebne dokumente, sve ovjeriti pečatima i poslati preporučeno uz obavijest ili osobno predati na prijemni prostor, primajući oznaku na drugom primjerku.
Samo podnošenje prijave sud nije prakticirano. Obično se podnosi uz već podnesenu tužbu, pritužbu ili peticiju. Svrha je potreba da se skrene pozornost suda na bilo kakvu povredu ili važna činjenica.
Trebat će vam
- - pravni savjet;
- - istodobno podnesena ili već podnijeta tužba (najmanje fotokopija);
- - broj sudskog predmeta ili tužbenog zahtjeva.
upute
Postupak podnošenja prijave reguliran je člankom 119. Zakona o kaznenom postupku Ruska Federacija(Zakon o kaznenom postupku Ruske Federacije). Prema zakonu, svaka od strana uključenih u određeni pravni postupak ima pravo žalbe sudu. Izjava se može dati usmeno, ali da bi imala pravnu snagu mora biti u pisanom obliku.
U kaznenom postupku zahtjev mogu podnijeti osobe:
- osumnjičenik ili optuženik;
- zakonski zastupnik osumnjičenog, odnosno optuženog;
- (zagovornik);
- žrtva;
- zakonski zastupnici žrtve;
- građanski tužitelj ili tuženi, njihovi zastupnici;
- tužitelj;
- javni pravobranitelj ili tužitelj.
Prilikom razmatranja građanske parnice, pravo podnošenja imaju:
- tužitelj;
- okrivljenik;
- treće osobe koje su izravno povezane sa predmetom;
- podnositelj zahtjeva;
- predstavnici bilo kojeg od sudionika u postupku;
- tužitelj;
- ovlaštena tijela javna uprava, sindikati ili druge organizacije.
Jedna od najpopularnijih funkcija na web mjestu je obrazac za prijavu ili narudžbu, čiji se podaci šalju e-poštom vlasniku web mjesta. Takvi obrasci u pravilu su jednostavni i sastoje se od dva ili tri polja za unos podataka. Kako izraditi takvu narudžbenicu? Ovo zahtijeva korištenje HTML jezika za označavanje i PHP programskog jezika.
Sam HTML jezik za označavanje je jednostavan; samo trebate smisliti kako i gdje staviti određene oznake. S programskim jezikom PHP stvari su malo kompliciranije.
Za programera stvaranje takvog obrasca nije teško, ali za dizajnera HTML izgleda neke radnje mogu se činiti teškima.
Napravite obrazac za slanje podataka u html-u
Prvi redak bit će sljedeći
Sada spojimo sve zajedno.
Učinimo sada polja u obrascu obaveznima. Imamo sljedeći kod:
Napravite datoteku koja prihvaća podatke iz HTML obrasca
Ovo će biti datoteka pod nazivom send.php
U datoteci, u prvoj fazi, trebate prihvatiti podatke iz niza pošte. Da bismo to učinili, kreiramo dvije varijable:
$fio = $_POST["fio"];
$e-pošta = $_POST["e-pošta"];
Nazivima varijabli u PHP-u prethodi znak $, a točka-zarez se stavlja na kraj svakog retka. $_POST je niz u koji se šalju podaci iz forme. U html obrascu način slanja naveden je kao method="post". Dakle, prihvaćaju se dvije varijable iz html forme. Kako biste zaštitili svoju stranicu, morate ove varijable propustiti kroz nekoliko filtera - php funkcija.
Prva funkcija će pretvoriti sve znakove koje će korisnik pokušati dodati u obrazac:
U ovom slučaju, nove varijable se ne kreiraju u php-u, već se koriste postojeće. Filtar će transformirati lik "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.
Druga funkcija dekodira URL ako ga korisnik pokuša dodati u obrazac.
$fio = urldecode($fio);
$e-pošta = urldecode($e-pošta);
Trećom funkcijom ćemo ukloniti razmake s početka i kraja retka, ako ih ima:
$fio = trim($fio);
$e-pošta = trim($e-pošta);
Postoje i druge funkcije koje vam omogućuju filtriranje php varijabli. Njihova upotreba ovisi o tome koliko ste zabrinuti da će napadač pokušati dodati programski kod u ovaj html obrazac za slanje e-pošte.
Validacija podataka prenesenih iz HTML obrasca u PHP datoteku
Kako biste provjerili radi li ovaj kod i prenose li se podaci, možete ga jednostavno prikazati na ekranu pomoću funkcije echo:
odjek $fio;
odjek "
";
odjek $fio;
Drugi red ovdje je potreban za odvajanje izlaza php varijabli u različite retke.
Slanje primljenih podataka iz HTML obrasca na e-poštu pomoću PHP-a
Za slanje podataka e-poštom morate koristiti funkciju pošte u PHP-u.
mail("na koju adresu poslati", "predmet pisma", "Poruka (tijelo pisma)","Od: s koje e-pošte je pismo poslano \r\n");
Na primjer, trebate poslati podatke na e-mail vlasnika ili upravitelja stranice [e-mail zaštićen].
Predmet pisma treba biti jasan, a poruka pisma treba sadržavati ono što je korisnik naveo u HTML formi.
pošta(" [e-mail zaštićen]", "Prijava sa stranice", "Puno ime:".$fio.". E-pošta: ".$email ,"Od: [e-mail zaštićen]\r\n");
Potrebno je dodati uvjet koji će provjeravati da li je formular poslan PHP-om na navedenu email adresu.
ako (mail(" [e-mail zaštićen]", "Naručite sa stranice", "Puno ime:".$fio.". E-pošta: ".$email ,"Od: [e-mail zaštićen]\r\n"))
{
echo "poruka uspješno poslana";
) inače (
}
Dakle, programski kod send.php datoteke, koja će poslati podatke HTML forme na mail, izgledat će ovako:
$fio = $_POST["fio"];
$e-pošta = $_POST["e-pošta"];
$fio = htmlposebni znakovi($fio);
$e-pošta = htmlspecialchars($e-pošta);
$fio = urldecode($fio);
$e-pošta = urldecode($e-pošta);
$fio = trim($fio);
$e-pošta = trim($e-pošta);
//echo $fio;
//echo "
";
//echo $e-pošta;
ako (mail(" [e-mail zaštićen]", "Prijava sa stranice", "Puno ime:".$fio.". E-pošta: ".$email ,"Od: [e-mail zaštićen]\r\n"))
( echo "poruka uspješno poslana";
) inače (
echo "došlo je do pogreške prilikom slanja poruke";
}?>
Tri retka za provjeru prenosa podataka u datoteku su komentirana. Ako je potrebno, mogu se ukloniti jer su bili potrebni samo za otklanjanje pogrešaka.
HTML i PHP kod za slanje obrasca stavljamo u jednu datoteku
U komentarima na ovaj članak mnogi postavljaju pitanje kako osigurati da i HTML obrazac i PHP kod za slanje podataka na e-mail budu u jednoj datoteci, a ne u dvije.
Da biste implementirali ovaj rad, trebate postaviti HTML kod obrasca u datoteku send.php i dodati uvjet koji će provjeravati prisutnost varijabli u POST nizu (ovaj niz se šalje iz obrasca). Odnosno, ako varijable u nizu ne postoje, tada morate korisniku pokazati obrazac. U suprotnom, trebate primiti podatke iz polja i poslati ih primatelju.
Pogledajmo kako promijeniti PHP kod u datoteci send.php:
//provjeri postoje li varijable u POST nizu
if(!isset($_POST["fio"]) i !isset($_POST["email"]))(
?> ) inače (
//pokaži obrazac
$fio = $_POST["fio"];
$e-pošta = $_POST["e-pošta"];
$fio = htmlposebni znakovi($fio);
$e-pošta = htmlspecialchars($e-pošta);
$fio = urldecode($fio);
$e-pošta = urldecode($e-pošta);
$fio = trim($fio);
$e-pošta = trim($e-pošta);
ako (mail(" [e-mail zaštićen]", "Prijava sa stranice", "Puno ime:".$fio.". E-pošta: ".$email ,"Od: [e-mail zaštićen]\r\n"))(
echo "Poruka je uspješno poslana";
) inače (
echo "Došlo je do pogreške prilikom slanja poruke";
}
}
?>
Postojanje varijable u POST nizu provjeravamo PHP funkcijom isset(). Uskličnik ispred ove funkcije u uvjetu znači negaciju. Odnosno, ako varijabla ne postoji, tada trebamo prikazati naš oblik. Da nisam stavio uskličnik, uvjet bi doslovno značio "ako postoji, onda pokaži obrazac." A to je u našem slučaju pogrešno. Naravno, možete ga preimenovati u index.php. Ako preimenujete datoteku, ne zaboravite promijeniti naziv datoteke u retku