Повышение продуктивности – неотъемлемый элемент успеха в жизни и профессиональной деятельности. Почему многие люди пока не ступили на данную дорогу? Подробно и пошагово о повышении личной продуктивности и ее значении в жизни – далее в материале.
Вы узнаете:
- Почему многие уверены, что повышение продуктивности на самом деле нереально.
- Какие существуют стратегии и пути повышения продуктивности.
- Как успешно обеспечить повышение продуктивности труда с помощью простых инструментов.
- Может ли работа через силу считаться повышением продуктивности.
Развеиваем мифы про повышение продуктивности
- «Организованная жизнь безжизненна и стерильна». В воображении многих людей представляются образы стерильных офисных пространств, которые они видели в журналах, отчетливо понимая – для реальной жизни этот антураж принципиально не подходит. Отчасти это действительно так – специально подготовленные для рекламы рабочие места выглядят красиво, но неправдоподобно. На самом деле рабочее пространство можно считать организованным в случае, если соблюдаются условия, когда нам требуется минимум времени для выполнения ежедневных операций. То есть, под рукой всегда находятся необходимые предметы. Если для поиска необходимых документов требуется минимум полчаса или нужно совершить более 3 кликов для запуска требующейся программы, стоит подумать над совершенствованием организации рабочего пространства.
- «У меня нет времени на тайм-менеджмент». Об этом, как правило, говорят люди, попробовавшие бездумно скопировать одну из модных западных систем. Ведь если целый день составлять списки, фиксировать задачи и учитывать время, то для реальных дел не останется времени и сил. Но любая система организации требует первоначальных трат времени в ходе изучения и внедрения. Однако со временем полностью оправдывает такие вложения за счет повышения продуктивности и значительной экономии времени.
- «Нынешним системам не хватает гибкости». По мнению многих, системы организации являются довольно жесткими и не подходят под реальные условия непредсказуемой, динамичной жизни. Но в действительности это утверждение не совсем корректно. Любая из систем организации времени направлена на максимальную гибкость и соответствует требованиям и ожиданиям широкого круга людей.
- «Продуктивность – это трудоголизм». Да, благодаря использованию системы удастся стать организованнее. С повышением продуктивности выполнять поставленные задачи получается гораздо быстрее. Но это не значит, что подчиненные будут довольны вашим продолжительным отдыхом или ранними уходами домой. Освободившееся время лучше потратить на саморазвитие, давно задуманные проекты, вопросы продвижения по службе.
- «Повышение продуктивности не для творчества». Успешные творческие личности современности – не просто творцы, но, прежде всего, бизнесмены. Разработка собственного бренда, раскрутка, договоры, заключение контрактов, гонорары и другие факторы требуют больше места, чем перо или кисть. Да и для творческого процесса наличие системы может быть крайне полезной. Важно понимать, что творчество является трудом. А успешное творчество основано на ежедневном труде. Грамотная организация труда полезна в каждой сфере деятельности.
- «Организация, продуктивность – это так скучно». Многие считают, что грамотная организация и систематизация лишит человека эффекта неожиданности в жизни, приятной спонтанности. Но это не так. Ведь при наличии четкой цели достигать её можно гораздо приятнее и успешнее.
Мнение эксперта
О технике GTD Дэвида Аллена
Алексей Соловьев ,
управляющий директор компании Prostor Capital, Москва
Несколько лет назад я понял, что на меня накатился критический объем невыполненных задач, которые начали давить. Мне приходилось решать текущие проблемы по мере поступления, не оставалось времени даже подумать над своими долгосрочными целями. Тогда я задумался о необходимости остановиться, разобраться, как успевать больше.
Однажды я посетил семинар в сфере управления времени Дэвида Аллена, изучив принципы его методики GTD. Главным принципом данной методики стало концентрирование внимание на выполнении задач, а не на их запоминание.
- Обязательно фиксировать все дела. Подойдет любой удобный способ – бумага, компьютерная программа, диктофон. Необходимо разделение задач на категории – «сегодня», «делегировать», «на этой неделе», «отложить для информации», «в корзину» и пр.
- Не реагировать на входящие сообщения в ту же минуту. Многие задачи поступают от людей, пишущих письма, звонящих. Не всем из этих обращений нужен немедленный ответ. Для экономии времени решил не реагировать на сообщения по мере поступления. Я не проверяю почту постоянно, не отвечают на сообщения и звонки – это остается на потом. Проверяю накопившиеся сообщения дважды в день. Некоторым сразу при просмотре отвечаю. Другие же заношу в долгосрочный план либо делегирую.
- Привязывать все возникающие задачи к своим долгосрочным целям.
Для планирования дел мне достаточно 1,5 часов в день. Может казаться, что это серьезные траты времени, но для меня это инвестиция, позволяющая успешно решать задачи и экономить больше времени.
С чего начать повышение продуктивности
- Признайте, что большинство ваших дел бесполезны. Если вы оцените работу за последнюю рабочую неделю, сможете увидеть – 30 из 40 часов потрачены для ненужных, незапланированных, непродуктивных занятий. Если думаете, что это к вам не относится, просто делайте в течение рабочей недели записи в блокнот каждые 15 минут. Указывайте, что за последние 15 минут сделали. По завершении 40 часов посчитайте временные отрезки. Результат может удивить, и вы сможете понять – повышение продуктивности требует не столько включения новых задач, сколько отказа от ненужных.
- Делайте обязательные дела как можно скорее. Мы множество умственных сил тратим на откладывание своих дел. Вместо этого лучше по возможности быстро выполнить срочное задание, и продуктивность повысится.
- Вознаграждайте себя за выполнение важных дел. Можно себя вознаграждать за выполненную важную задачу. Это будет стимулировать наш мозг на понимание – нужно успеть в установленное время ради определенного стимула.
- Убедитесь в чистоте своего сознания. Если вас одолевают разные негативные мысли, чувство вины, стыда за неправильную работу и пр., то на высокий уровень продуктивности выйти не удастся.
- Хвалите себя за достижения. Разум человека способен прилагать больше усилий, если будет уверен в похвале за старания. Хвалите себя каждый день в течение 30 дней и будете удивлены чистотой своего мышления.
- Фокусируйтесь на том, что у вас хорошо получается. Ключевой аспект в повышении продуктивности. Следует основное внимание уделить тому, что действительно отлично получается, занимайтесь задачами, в которых сильны. Сделайте для себя данные задачи приоритетными.
- Сконцентрируйтесь на том, как помочь потребителю вашего товара или услуги. Если будете сконцентрированы на помощи для других людей, у разума будет важная причина скорее завершить работу. Нашему разуму не нравится решать бесцельные задачи.
- Не теряйте связи с людьми. Порой в одиночестве продуктивность снижается, нарушается творческий потенциал. Человек социален, и без общения снижается способность концентрироваться на задачах. Поэтому не забывайте общаться во время работы – это заметно повысит общую продуктивность.
- Измените свое окружение. При погружении в новую среду вы позволяете своему разуму становиться более созидательным с улучшением продуктивности. В основе такого эффекта – разум при изменении среды становится любопытнее. Если позволите разуму быть созидательным по отношению к окружающему миру, то он будет относиться к своей работе более творчески.
- Избегайте стремления к совершенству. Возможны ситуации, когда 90% проекта выполнены за 10 часов, а 10% – за 20 часов. Но стоят ли последние таких трат времени? Можно ли скорее завершить проект, сэкономив 20 часов?
10 стратегий для повышения продуктивности
1. Закон Паркинсона
Британский историк Сирил Норткот Паркинсон в 1955-м году в журнале The Economist сформулировал следующее правило: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Впоследствии эта аксиома стала именоваться первым законом Паркинсона. Эта проблема у нас возникала и в жизни. В частности, есть месяц для реализации проекта, однако основную часть работы делаете в последнюю неделю.
Как бороться с эффектом Паркинсона? Сокращаем свои дедлайны:
2. Состояние потока
Если вы настолько сосредоточены, что не замечаете ничего происходящего вокруг, вы впали в состояние потока. Такое часто возникает у спортсменов, которые сфокусировали внимание на достижении результата. Однако достичь данного состояния может лишь увлеченный деятельностью человек. В потоке человек полностью вовлечен своим процессом, сосредоточен на нем, полностью вовлечен и нацелен на результат.
Как достичь своего состояния потока
1) Следует сделать короткий перерыв. Иногда 10-минутный сон либо прогулка на свежем воздухе позволят «перезагрузить» состояние, со снижением личного стресса.
2) Начинать стоит медленно, глубоко дышать, делая вдох на несколько секунд, далее следует медленный выдох, при котором язык нужно прижать к зубам, делая шипящий звук (подобно шипящей змее). Данную манипуляцию делаем несколько раз.
3) Задачу разделяем на подзадачи, иначе можно бессознательно беспокоиться о ее решении. Её следует разделить на несколько подзадач либо последовательность шагов для снижения беспокойства.
4) Сознание очищаем от лишней информации – вероятно, мозг загружен множеством мыслей о работе, проблем, информацией о финансах, покупках. Возьмите ручку, всё выгрузив на бумагу, чтобы мозг сконцентрировался на одной задаче.
5) Принимаем душ – хороший душ способствует расслаблению мышц тела, разума.
6) Подумайте, что способно вас расслаблять – вспоминания о любимом человеке, берег моря.
7) Усложните задачу – если стоит слишком скучная и простая задача, можете просто лишиться интереса к ней.
8) Гуляйте, двигайтесь, прыгайте, танцуйте, заставляйте двигаться свое тело.
9) Выпейте (не алкоголь) либо перекусите, только не сладкое.
10) Правильное соотношение удоволетворения и тревоги. Спросите себя – что вы почувствуете, если не удастся справиться с поставленной задачей? Как вам будет приятно после её выполнении?
11) Включите музыку: это зарядит вас оптимизмом на выполнение задачи. Добиться большего эффекта можно благодаря наушникам.
12) Включите режим многозадачности на короткое время. Конечно, многозадачность эффективной считать не приходится, но это лучше отсутствия выполнения задач. Многозадачность включаем на 5-15 минут, пока не ощутите мотивацию. Пообщайтесь с друзьями в чате, включите телевизор, сделайте звонок. Так удастся слегка взбодриться, однако делать это привычкой не стоит.
3. Однозадачность
Многие продолжают попытки наследовать таланты Юлия Цезаря – желая делать одновременно по 5 дел и во всем преуспевать. Однако многозадачность приводит лишь к снижению личной эффективности.
Угрозы многозадачности:
- выматывает;
- нарушает качество;
- разрушает социальные связи. При большем количестве потоков информации, тем управлять оказывается сложнее. Если пишете письмо партнеру, одновременно общаясь с другом по телефону, то будете невнимательны к каждой задаче.
Для должной продуктивности следует вернуться к однозадачности.
4. Правило двух минут
Если для задачи требуются менее двух минут, просто нужно её сделать. Десятки вещей, которые могут быть выполнены за одну минуту, но откладываются на потом, вместе становятся серьезной проблемой.
5. Внутренние часы
Биологическим процессам нашего организма при смене дня и ночи приходится претерпевать серьезные циклические колебания. Их называют циркадными ритмами, которые фиксируют периоды активности и спада. Циркадные ритмы подчинены 24-часовому графику – времени, за которое проходит цикл Земли вокруг оси. Наш мозг в разное время дня и ночи работает по-разному. Поэтому нужно учитывать взаимосвязь своих суточных ритмов и определенных повседневных дел.
По данным исследования доктора Стива Кея, представляющего Южно-Калифорнийский университет, решением аналитических задач лучше заниматься в течение двух-трех часов после пробуждения. Утром температура тела несколько повышена и улучшен приток крови к мозгу.
Активность после обеда снижается, учитывая перенаправление энергии на пищеварение. Лучше использовать данное время для творческих задач.
Вечер - время спорта. Человек в период 16.00-18.00 часов имеет большую мышечную силу, гибкость суставов, с лучшей работой легких, улучшением координации.
Следует прислушиваться к внутренним часам своего организма. С решением важных интеллектуальных задач до обеда, отдавая время после обеда творчеству, а вечером не забывайте о физических упражнениях.
6. Обратная разработка
Существует понятие «обратной» разработки». Она предполагает следущее: придумывается новый продукт на основе существующего с обратным алгоритмом действия. Сначала предполагается изучение принципа работы, функций существующего продукта, а далее будет разработан аналог. Обычно распространен принцип обратной разработки в компьютерной индустрии и машиностроении. Однако подходит и для других сфер деятельности.
7. Три силы
Келли Макгонигал, профессор Стэндфордского университета, в своей книге «Сила воли. Как развить и укрепить», отмечает – самообладание построено на 3 силах:
- «Я буду» – обещания, которые даете себе и соблюдаете.
- «Я не буду» – определенные табу, накладываемые на свои вредные привычки.
- «Я хочу» – ваши истинные желания.
Если данные силы находятся в дисгармонии, сложно будет достигать своих целей. За счет их контроля удастся развивать силу воли и упорядочивать дела.
8. 52 минуты работы - 17 минут отдыха
Только роботы способны трудиться без перерыва, хотя и они при этом выходят из строя. Но многие из нас ощущают себя виноватыми, если «долго» пьют кофе. Но человек не может весь день оставаться максимально продуктивным. Нам необходим отдых. Исследование разработчиков системы Desktime предполагало изучение привычек разных сотрудников. Результат таков – наибольшей продуктивности можно добиться при работе по схеме:
52 минуты - упорная работа, затем 17 минут - отдых.
9. Поза
Профессор Эми Кадди, социальный психолог, многие годы посвятил изучению невербального языка тела. Она в своих научных изысканиях сделала вывод – позы способны влиять на чувства, гормональный уровень и поведение человека.
10. Валидация прогресса
Известный предприниматель, автор книги «Бизнес с нуля. Метод Lean Startup для быстрого тестирования идей» Эрик Рис отметил – «Эффективно работать над неправильным продуктом – это всё равно что ехать на автомобиле с обрыва и радоваться, как быстро набираешь скорость».
Можно отметить в этом отношению математическую аллегорию с коэффициентом Шарпа, который представляет собой некий показатель эффективности системы. Чем он выше, тем система будет приносить больше прибыли. Следовательно, свои действия необходимо постоянно сопоставлять с целью. В правильном ли направлении вы движетесь? Быть может, сбились с курса и поэтому не видите свой желаемый результат?
Как работать полдня и все успевать: алгоритм от «Газпрома»
Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.
Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился с журналом «Коммерческий Директор» алгоритмом, как руководителю освободить от дел 4 часа в день.
1) Нужно научиться говорить «Нет!». Иногда каждый сталкивается с разными предложениями и просьбами, от которых нужно научиться отказываться.
2) Старайтесь по возможности чаще узнавать что-то новое – будет желание использовать новое на практике, возникает дополнительная мотивация для повышения продуктивности своего труда.
3) Находите источники жизненной мотивации и энергии. Для некоторых это утренняя пробежка, а для других – отдых с друзьями.
4) Сохраняйте уверенность в собственных силах. Для уверенности в работе и личной жизни требуется постоянный контроль уровня самооценки. Учитесь замечать свои победы, достижения, пусть и незначительные – это будет повышать личную уверенность. Не нужно зацикливаться на своих ошибках и неудачах, просто делайте выводы и идите дальше.
5) Планирование рабочего времени в свободное от работы время.
6) Берегите ментальные ресурсы. Каждый раз, когда не хотите работать, но заставляете себя, вы используете ментальный ресурс в виде силы воли. Но данный ресурс является ограниченным. Каждый раз, заставляя себя работать больше, чем нужно, вы постепенно истощаете свой ресурс. Поэтому не забывайте отдыхать и восстанавливать свою энергию.
Повысить продуктивность можно с помощью йоги
Сергей Агапкин,
врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук
Многие идут на работу свежими и полными сил, но в конце ощущают серьезную усталость. Как добиться повышения продуктивности в случае постоянных стрессов в офисе, значительной физической, умственной нагрузки, которые провоцируют истощение организма?
Характерные признаки вредного влияния стресса на здоровье – бессонница либо повышенная сонливость, проблемы концентрации внимания, потеря либидо, нарушения работы сердца. Постепенно это способствует развитию хронических болезней, в том числе психических.
Что же следует предпринять для повышения продуктивности, но без проблем для здоровья? Считаю йогу одним из самых эффективных решений. Уже спустя несколько месяцев простых занятий можно получить дополнительную энергетику, чтобы рабочий день не казался столь изнурительным.
Информация об авторах и компаниях
Сергей Агапкин, врач-физиотерапевт, ведущий передачи «О самом главном», кандидат психологических наук. Получил медицинское образование по специализации «Физиотерапия и лечебная физкультура». В 1989 году, в возрасте 13 лет, при лечении сколиоза по совету врача-ортопеда начал заниматься йогой. А с 1993 года стал ее преподавать. Член Всемирной ассоциации йога-терапевтов. Ведущий преподаватель Agapkin Yoga Station.
Алексей Соловьев, управляющий директор компании Prostor Capital, Москва. Окончил Московский государственный технологический университет им. Н.Э. Баумана. Более десяти лет проработал в IT-компаниях, разрабатывая планы выхода на новые рынки. В нынешней компании с 2011 года. С 2014 года – член инвестиционного комитета и совета директора Фонда развития интернет-инициатив «ФРИИ Инвест». Входит в совет директоров компаний «Дневник.ру», Infratel, UMI и других портфельных компаний фонда. ООО «Простор Кэпитал Лтд». Сфера деятельности: венчурный фонд.
Наверное, большинство людей в этом мире ощущает нехватку времени и желание оптимизировать свой рабочий процесс.
Ключ к этому в том, что нужно работать лучше, а не больше.
Так что, если вы хотите повысить свою продуктивность, не нужно просиживать часы на работе в надежде на лучший результат. Вместо этого попробуйте наши советы:
Регулярно отдыхайте. Это может показаться парадоксальным, но короткие перерывы между задачами улучшают концентрацию, креативность и память. Продолжительная работа в течение длительных периодов времени приводит к стрессу, утомлению и часто — неверным решениям. Увеличьте свою эффективность на работе с помощью регулярных перерывов, давая своему мозгу отдохнуть и восстановиться.
Не откладывайте важные дела на потом. В английском языке есть такое выражение «eat the frog», дословно — съешь лягушку. Этой лягушкой является самая важная задача, которую обязательно нужно сегодня выполнить. Чтобы достичь высоких показателей и продуктивности, нужно развить в себе привычку делать эту задачу каждый день с начала рабочего дня. Но что делать, если у вас несколько важных задач? Съешьте самую уродливую лягушку, советует Брайан Трейси, известный мотивационный спикер. Это означает, что, если у вас несколько важных задач, то определите, какая является самой трудной, и начните с нее. Приучите себя садиться за сложную задачу с самого утра и не переключаться на другие до ее полного завершения.
Будьте однозадачными. Человеческий мозг не приспособлен к многозадачности. Напротив, согласно исследованиям, многозадачность уменьшает продуктивность на целых 40%. Это потому, что постоянное переключение между задачами не позволяет нам сконцентрироваться на чем-то одном, забивает кратковременную память и вызывает стресс и умственное истощение. Так что увеличивайте свою продуктивность, фокусируясь на одной задаче за один промежуток времени.
Следуйте «правилу двух минут». Автор бестселлера «как привести дела в порядок» Дэвид Аллен пишет о «правиле двух минут» в своей книге. Суть методики такова — если у вас есть нерешенные задачи, которые могут быть выполнены за 2 минуты, то сделайте их сразу же. Так как, если вы решите отложить эти задачи, то потом вам придется снова потратить время на их просмотр, и в итоге это займет у вас больше времени. Сюда можно отнести разные обязанности, относящиеся не только к работе, например, ответить на e-mail, заправить постель, помыть посуду и т. д. Эта стратегия тайм-менеджмента может радикально улучшить вашу продуктивность, препятствуя прокрастинации и помогая выполнить больше задач за сутки.
Планируйте каждый день заранее. Составление списка дел, как вы уже возможно знаете, является прекрасным способом повысить продуктивность. Это поможет оставаться организованным и сфокусированным. Лучше делать список дел простым и осуществимым — не более 2-3 задач в день. Огромный список задач только заставит вас чувствовать себя потерянными и опустошенными.
Извлекайте пользу из времени в транспорте. Вместо того, чтобы убивать время, сидя в соцсетях, используйте время в транспорте для того, чтобы получить больше знаний. Читайте наводящие на размышления книги или статьи или послушайте интересные подкасты. Можете просто поискать интересные факты в интернете или используйте это время, чтобы планировать важные задачи и отвечать на сообщения в почте.
Держите рабочее место в чистоте. Исследования говорят, что люди с беспорядком на столе менее эффективны и более раздражительны, чем те, у кого рабочий стол в порядке. Беспорядок препятствует способности мозга концентрироваться и обрабатывать информацию. Так что подтяните свое ментальное здоровье и рабочую эффективность, разобрав стол. Начните с уборки не нужных для рабочего процесса предметов, а все остальное расставьте по местам. Лучший способ добиться чистоты на столе без ощущения раздражительности или усталости это расчищать стол каждый день перед уходом домой.
Не сидите постоянно в соцсетях. Среднестатистический Американец проводит около четверти рабочего времени, просматривая социальные медиа. Хотя в том, чтобы время от времени просматривать ваш аккаунт в твиттере или инстаграме, нет ничего плохого, но постоянно проверять соцсети на предмет новых сообщений или новостей безусловно скажется на вашей продуктивности. Установите лимит времени, которое вы проводите в интернете. Также, отключите пуш-уведомления или переведите телефон в бесшумный режим во время работы, чтобы не отвлекаться на постоянные оповещения.
Составьте список того, что НЕ нужно делать. Выше мы уже обсуждали преимущества создания списка дел на день. Список того, чем не стоит заниматься на работе, также может быть хорошим инструментом для повышения эффективности рабочего процесса. Потратьте какое-то время на анализ вещей, которые вы могли бы делать по-другому или более эффективно или выделите задачи, которые не приносят вклад в ваши профессиональные или личные цели, отметьте любые привычки, которые вам нужно вырезать и работайте над включением этих изменений в повседневную жизнь.
Спите достаточное количество времени: Спать от семи до девяти часов каждую ночь крайне необходимо для достижения физического и психического благополучия. Американская ассоциация сна отмечает, что более 30% людей в возрасте от 20 до 39 и 40% в возрасте от 40 до 59 получают меньше рекомендованного минимума сна. Согласно отчету Гарварда 2007 года недостаток сна значительно уменьшает эффективность и делает нас склонными к ошибкам. Хороший отдых поднимает настроение, повышает креативность, уменьшает стресс и улучшает память. Он также позволяет быть более сконцентрированным и развивает способность более аккуратно и точно принимать сиюминутные решения.
Эффективные люди умею правильно распределять время и дорожат каждой минутой. Если вам постоянно не хватает времени, потратьте еще несколько минут, что понять, что вы делаете не так и куда утекает драгоценный ресурс. Сутки тех, кто все успевает, тоже состоят из 24 часов.
Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.
Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа. Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.
«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», – Томас Эдисон.
Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем. Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория». При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день. Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работатьумнее.
Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее. Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня. Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.
1. Не приступайте к вещам дважды
Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.
2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.
«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», – Бенджамин Франклин.
3. Ешьте лягушку
«Есть лягушку» – американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» – лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.
4. Боритесь с «тиранией срочного»
«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.
5. Соблюдайте расписание встреч
Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.
6. Говорите «нет»
«Нет» – это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.
7. Проверяйте email только в специально отведенное время
Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.
8. Не делайте несколько вещей одновременно
Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.
Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.
Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.
9. Выпадайте из социума
Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.
«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», – Чарльз Ричардс.
10. Делегируйте
Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.
11. Заставьте технологии работать на вас
Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе. Нет необходимости постоянно проверять телефон и обновления.
которые помогут вам сохранить вменяемость и получить прибыль
Наоми Данфорд делится советами по продуктивности в своем блоге . Ее формула успеха: лучшие ментальные программы + лучший маркетинг = магия.
Блог? - Придумать заголовок для вашего следующего поста в блоге.
Сайт? - Позвонить фотографу и получить прайс на снимки.
Вебинар? - Купить микрофон.
Всегда существует вполне определяемое следующее действие в любом деле. Если вы чувствуете что-то вроде: «Не знаю, с чего начать, потому что мог бы сделать с десяток различных вещей, чтобы собрать наконец-то этот вебинар », - просто выберите любое следующее действие. Это лучше, чем то ничего, которое у вас сейчас. Наличие определенного следующего шага означает, что вы всегда будете знать, что делать дальше. Больше не надо пялиться в стену.
10. Подготовьтесь к следующим задачам, чтобы было проще начать
Начать - это всегда самое сложное (поэтому мы и не делаем многих вещей, которые могли бы). Наибольшая сложность заключается в том, что если вы начнете, вам придется заканчивать. Приятного мало. Но! Если вы начнете хоть как-то, ваш мозг будет верить, что самая трудная часть уже сделана, и дальше будет легче.
(Вообще этому существует научное объяснение, но мне лень искать ссылку. К тому же, это отвлечет вас. Я забочусь о вашей продуктивности, правда-правда))
Скажите себе: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - придумать заголовок для поста в блог и открыть документ ».
Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - начать письмо с фразы: “Привет, Кейт, у меня плохие новости” ».
Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, - написать название вебинара на листе бумаги и сделать майндмэп с тремя пустыми кругами ».
И отложите до завтра. Задача начата и оставит вас в открытом режиме: вашему мозгу будет казаться, что вы не начинаете, а продолжаете. Это работает, я не шучу.
11. Проверяйте и отвечайте на почту в установленное время, чтобы сохранять вменяемость
Одна из последних слышанных мной вещей по поводу почты: «Не открывать электронную почту, если вы не можете ответить на нее ». Это отлично звучит в теории - и, вероятно, это хороший совет в 90% случаев. Но это непрактично. У меня, например, много писем, которые я хочу открыть, но отвечать на них пока не готова.
Тем не менее. Если несколько раз в день вы проверяете и отвечаете на электронную почту, прилипая к ней, с вами случатся две вещи.
Во-первых , вы мгновенно полюбите свою жизнь. Постоянное сидение в почте оказывает жестокий эффект на психику. Вы будете дорожить тем фактом, что вы сейчас не в почте, как вы бы дорожили свободой после возвращения из Сан-Квентин (тюрьма - прим. ред. ).
Во-вторых , вы начнете лучше отвечать на почту, потому что начнете ненавидеть свой почтовый ящик. Вы начнете отвечать с такой скоростью, чтобы наконец-то приблизиться к тому, от чего почта вас отрывает. Ответ на почту станет наподобие небрежного посещения родственника, который вам не нравится. Быстро, достаточно вежливо и без каких-либо эмоциональных вложений.
Выберите 2 или 3 промежутка день, которые будут вашим «почтовым временем». Все, что вне этого времени, - ваша жизнь. Дверь заперта изнутри, дорогие.
12. Установите время закрытия, чтобы успеть вдвое больше
Тоже из раздела «получить назад свою жизнь» - установление времени закрытия для вашего офиса, виртуального или физического. Если вы заканчиваете работу ко времени X - и вы действительно заканчиваете , то удивитесь, насколько больше вещей будут отмечены как завершенные в вашем списке.
Одна из причин, почему вы не делаете столько, сколько могли бы - вы обманываете сами себя .
Вы позволяете отговариваться работой. Вы позволяете говорить своим близким: «Мне придется работать поздно вечером, потому что много навалилось » (а не «Мне придется работать поздно вечером, потому что я прошатался весь день, отвлекаясь на все подряд, и не хочу признавать это »). Абсолютная власть развращает и все такое.
Ответственность означает, что вы начинаете говорить себе: «Черт, если я хочу, чтобы это было сделано, значит я должен сделать это ».
Вы очень, очень умный человек. Если вы установите время закрытия, вы получите гораздо лучший результат и точно заработаете больше денег. Я никогда не видела, чтобы кто-то потерпел неудачу при таком подходе.
13. Выберите «Большую тройку» дел и проследите, чтоб они были сделаны
Поднимите руку, если слышали когда-либо такое: «Каждый день вы должны выбрать три наиболее важные вещи и делать их в первую очередь ». Так… хорошо, хорошо, много рук. Я догадалась.
Но вот что я заметила. Многие люди говорят: «Я не могу на это пойти! У меня есть 10 дел, которые нужно завершать каждый день! » Круто.
Те же самые люди очень часто говорят: «Черт! День окончен, а я не сделал ничего из списка! » (Поднимите руку, если вы говорите так чаще, чем хотелось бы).
Итак, вместо списка «большой тройки» вы сделаете ноль.
Вот как это происходит. Вы выбираете 3 самые важные на сегодняшний день дела, а затем освобождаете себя от других мыслей в голове и просто делаете.
Когда вы поймете, что важное завершено, а у вас еще в запасе большая часть дня, выберите три следующие дела. Концентрируетесь и делаете их.
Нередко получается завершить даже больше десяти задач за день. 10 больше, чем 3.
Продуктивность не должна становиться для вас Девятым кругом Дантового Ада.
Если вы предприниматель - высоки шансы, что у вас наблюдается некоторый уровень синдрома дефицита внимания. Вот почему у вас есть бизнес-суперсилы - вы можете устанавливать умственные соединения чрезвычайно быстро и делать вещи, которые другие люди не могут делать.
Но если вам трудно сосредоточиться, уверенно двигаться вперед и завершать задачи, то вам нужны конкретные решения, учитывающие синдром дефицита внимания (даже если самом деле вы им не страдаете).
Большие изменения образа жизни, полезные в долгосрочной перспективе, скорее всего, не помогут вам сделать больше дел на этой неделе.
А эти 13 советов по продуктивности - помогут. Помогут повысить продуктивность.
Это легко. Вы можете сделать это почти без усилий.
Просто выберите несколько и начните делать.
Коллеги, какой один пункт вы бы выбрали из этого списка?
Елизавета Бабанова
1. Спланируйте свой день заранее (накануне вечером или утром, сразу после душа).
Если вас волнует вопрос “Как работать продуктивно”, то, в первую очередь, воспользуйтесь гениальной по своей эффективности и простоте техникой квадранта от Стивена Кови.
Пропишите по пунктам:
- Важные, но не срочные дела (прописать свои глобальные цели, позаниматься спортом)
- Срочные и важные дела (сделать звонок клиенту или партнеру, который мгновенно принесет вам прибыль)
- Срочные, но не важные дела (например, ответить на входящий звонок по неприоритетной задаче)
- Не срочные и не важные дела (ответить на не слишком горящие письма или потусить в соцсетях)
Так вот, для повышения своей продуктивности вам необходимо оставить в своем «to do list» только 2 категории дел: «Срочные и важные» и «Важные, но не срочные» .
Все остальное смело отбрасывайте. Когда в вашем списке останутся только нужные дела, вы не станете тратить свое время и энергию на мелочи, не имеющие значение. Вопрос “Как стать продуктивнее” может отпасть сам собой, поскольку вы начнете все успевать.
2. Работайте интервалами по 90 минут.
Это самое оптимальное время для концентрации на одном проекте. Для достижения максимальной эффективности выйдите из всех социальных сетей, отключите Skype и забудьте про электронную почту. Многие люди, которых волнует как стать продуктивнее, даже не задумываются о том, что убрав все отвлекающие моменты, вы сможете в разы увеличить эффективность работы.
Сфокусируйтесь на своем проекте. Не отрывайте пятую точку от рабочего места, пока не добьетесь существенного прогресса. Если вы погрузитесь во что угодно на 90 минут, прогресс обеспечен. Сосредоточение поможет вам увеличить продуктивность работы и, самое главное, довести все ваши дела до конца.
После 90 минут можно попить водички, сделать разминку, если вы работаете дома, заскочить на 5 минут (не больше!) «В Контакт» или посмотреть ленту Facebook - и дальше, на следующий 90-минутный интервал для очередного прорыва.
3. Сделайте за 6 часов работу, которую вы обычно выполняете за 8.
А выкроенные таким образом 2 часа посвятите своему профессиональному развитию: прочтите статьи ведущих экспертов вашей индустрии, посетите вебинар или почитайте продвигающую книгу.
Сократить свой рабочий график на ¼ вполне реально, если только ваша работа не состоит из консультаций и непосредственного контакта с людьми. Таким образом, вы значительно увеличите продуктивность своей работы.
Если постоянно стремиться уплотнить свой график и одновременно применять на практике новые идеи, в скором времени вы уйдете далеко от своих коллег, которые в это время бесцельно сидят в Интернете или устраивают междусобойчики на работе. К тому же, благодаря новым знаниями вам удастся увеличить свою продуктивность раза в 2 и вы сможете стать бесценным сотрудником.
4. Делайте самые сложные и творческие задачи сразу после занятия спортом.
Ученые доказали, что наш мозг наиболее активен после хорошей физической нагрузки.
Нужно написать супертекст или грамотно провести сложные переговоры? Не знаете, как увеличить свою продуктивность, а задачу нужно закончить уже сегодня? Сходите перед этим в спортзал или, как минимум, сделайте разминку. Чем больше «здоровой» нагрузки, тем лучше.
5.Не ешьте много пищи за один присест.
Чем больше еды попадает в наш желудок, тем менее продуктивными мы становимся. Нам хочется отвалиться назад в рабочем кресле (или на рабочем диване) и поразмышлять о вечном. О вечном нужно размышлять, когда вы ставите глобальные цели или когда медитируете во время прогулки или перед сном.
А днем нужно эффективно работать. Не убивайте свою продуктивность перееданием. Съешьте 2/3 от вашей привычной порции обеда, а во время полдника «доберите» необходимое организму количество . Тогда ваша энергия не иссякнет и вам не придется в течении дня думать о том, как работать более продуктивно, поскольку у вас это и так будет прекрасно получатся
6.Встаньте рано.
Да, да, звучит довольно тривиально. Но, на самом деле, ничто другое так, как , при условии, что вы легли спать не позже 12 ночи, не дает столько энергии и не повышает продуктивность. Многие люди, которым никак не удается увеличить продуктивность своей работы, просто гробят свое здоровье неправильным графиком. Ранний подъем даст вам невиданный прилив энергии и сил.
Вставайте в течение недели в 5 утра, стабильно, и вы увидите, как кардинально изменится ваша жизнь.
7.Пойдите на осознанный риск. Поставьте себе сверхзадачу и сделайте ее прямо сегодня.
Ничто не заставляет нас выйти из собственной зоны комфорта больше, чем риск. Чем больше мы рискуем, тем больше в нас появляется внутренней силы и понимания того, на что мы реально способны. Это укрепляет нашу веру в себя и вдохновляет нас работать с максимальной отдачей.
Отличный прием по работе с целями: возьмите свои прописанные цели, умножьте их на 2, а сроки сократите в два раза. Вот теперь ваша продуктивность начнет зашкаливать.
Успехов!