24.12.2004 číslo 266-P.
Aby mohli zamestnanci voľne prevádzkovať firemné karty, spoločnosť musí:
Vypracovať predpisy o postupe pri používaní firemných kariet (časť 1, článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Schváliť zoznam pozícií, ktorých náplňou práce je používanie firemných kariet v spoločnosti (článok 1 článku 847 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, odsek 2 a 7 článku 1.12 pokynu Bank of Russia č. 28-I zo dňa 14. septembra 2006 „O otváraní a rušení bankových účtov, vkladových účtov“;
Oboznámte všetkých zamestnancov, ktorých pozície sú uvedené v zozname, s pozíciou proti podpisu (časť 2 článku 22 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Organizujte v spoločnosti účtovníctvo pre prijímanie a vydávanie firemných bankových kariet (článok 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon č. 402-FZ, informácia č. PZ-10/2012 „Nadobudnutím účinnosti od 1. januára 2013 federálny zákon zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“);
Zaregistrujte sa v spôsobe účtovania na účtovanie účtovných súm na osobitnom účte (bod 7 PBU 1/2008).
Predpisy o postupe pri používaní firemných kariet
V tomto článku budeme predpokladať, že sa spoločnosť rozhodla otvoriť si samostatný špeciálny kartový účet.
Predpis o postupe pri používaní firemných kariet je metodickou príručkou pre všetkých zamestnancov firmy, ktorí sú z titulu svojich povinností nejakým spôsobom zapojení do tohto procesu.
V predpisoch o používaní firemných kariet odporúčame nastaviť:
Zoznam výdavkov a transakcií, ktoré môže zamestnanec vykonať pomocou firemnej karty. Upozornenie: zoznam operácií, ktoré sú povolené v rámci Ruskej federácie, sa líši od zoznamu transakcií povolených v zahraničí. Oba zoznamy sú uvedené v tabuľke;
Limity na firemné karty. Tieto sa môžu líšiť pre rôzne pozície;
Obdobie, po uplynutí ktorého musí zamestnanec kartu vrátiť;
Objednávka od držiteľov kariet týkajúca sa vynaložených súm;
Obdobie, počas ktorého musí zamestnanec predložiť spoločnosti predbežnú správu s pripojenými podpornými dokumentmi;
Približný zoznam dokumentov, ktoré sa akceptujú ako potvrdenie vynaložených výdavkov. Môžete si zostaviť album ich ukážok a urobiť z neho prílohu k pozícii. Potom budú mať zamestnanci vizuálnu predstavu o tom, aký doklad sa vyžaduje pri platbe kartou;
Požiadavky na zabezpečenie ochrany informácií o PIN kóde;
Postup v prípade straty karty;
Druhy porušení poriadku a postup pri náhrade škody zo strany držiteľov kariet.
Zoznam transakcií kartou
| Typ operácie | Účel výdavkov | Územie | |
| RF | mimo Ruskej federácie | ||
| Hotovosť vybratá v rubľoch z podnikovej karty | + | - | |
| Cestovné a výdavky | + | - | |
| Bezhotovostná platba v rubľoch firemnou kartou | Ekonomická činnosť spoločnosti | + | - |
| + | - | ||
| Hotovosť vybratá z firemnej karty | Ekonomická činnosť spoločnosti | - | - |
| Cestovné a pohostinské náklady | - | + | |
| Bezhotovostná platba v cudzej mene firemnou kartou | Ekonomická činnosť spoločnosti | - | - |
| Cestovné a pohostinské náklady | - | + | |
Alternatívou k ustanoveniu o postupe pri používaní firemných kariet môže byť samostatná časť o používaní firemných kariet v inom miestnom regulačnom akte spoločnosti. Tento paragraf môže napríklad doplniť ustanovenie o postupe a výške náhrady cestovných výdavkov, podávaní zálohových výkazov o cestovných a služobných nákladoch zamestnancov spoločnosti. Je to zobrazené nižšie.
Kto má právo používať firemné karty v spoločnosti
Tí zamestnanci, ktorým sú tieto karty vydané, majú právo používať firemné karty. Pri vydávaní firemných kariet spoločnosť predkladá banke schválený zoznam zamestnancov spoločnosti, ktorí majú oprávnenie karty používať.
Ak vedúci spoločnosti usúdi, že je výhodnejšie používať nepomenované firemné karty, vydá príkaz na schválenie zoznamu pozícií, ktorých výmena dáva právo používať nepomenované firemné karty na platbu za tovar a služby v mene av záujme spoločnosti. Vzor objednávky nájdete nižšie.
Pri zostavovaní zoznamu majte na pamäti, že nemôže úplne duplikovať personálnu tabuľku. Je potrebné vykonať primeranú vzorku a nezahŕňať pozície (povolania), v ktorých výkon úradných povinností nezahŕňa platbu za tovar a služby v mene a v záujme spoločnosti.
Oboznámte zamestnancov s predpismi na podpis
Všetci zamestnanci, ktorým boli vydané personalizované karty a ktorých pozície sú uvedené v objednávke, musia byť proti podpisu oboznámení so schválenými predpismi o postupe pri používaní firemných bankových kariet alebo s miestnym regulačným aktom, ktorý obsahuje príslušnú časť.
Skutočnosť oboznámenia sa môže byť zaznamenaná na poslednom hárku predpisu alebo v samostatnom dokumente (napríklad vo výkaze alebo denníku).
Uchovávanie, vydávanie a vracanie firemných kariet
Aby sa eliminovali prípady straty firemných kariet, ako aj zneužitia či krádeže, musí spoločnosť zaviesť prísnu kontrolu nad skladovaním a pohybom firemných kariet.
Personalizované firemné bankové karty môžu byť v rukách držiteľov za predpokladu, že spĺňajú bezpečnostné požiadavky.
Neosobné firemné karty sa spravidla vydávajú zamestnancovi na vykonanie konkrétnej úlohy - úhrady cestovného, pohostenia alebo iných výdavkov.
Dokumentáciu odovzdania karty zamestnancovi zákon neupravuje. Tento postup je lepšie schváliť v predpisoch o postupe pri používaní firemných kariet. Poradie môže byť nasledovné:
Zamestnanec vypíše žiadosť o vydanie neosobnej podnikovej karty, v ktorej zdôvodní účel zamýšľaného vynaloženia finančných prostriedkov;
Manažér schváli žiadosť zamestnanca a uvedie limit nepersonalizovanej karty. Vzor žiadosti je uvedený nižšie.
Pozor: v zákone nie sú žiadne výnimky pre situáciu, keď je zodpovedná osoba na čele spoločnosti. Spoločnosť má však právo nezávisle zoradiť podmienky používania firemných kariet podľa pozície.
Firemné karty sa vydávajú na obdobie určené predpismi. Karta môže byť na základe objednávky vedúceho spoločnosti vydaná aj na dlhšie obdobie, ako je uvedené v podnikových predpisoch.
Ak zamestnanec neustále cestuje na pracovné cesty, môže mu byť na základe samostatného príkazu vedúceho vydaná podniková karta na dlhšie obdobie.
V prípade zmeškania lehoty na vrátenie nemenovanej firemnej karty musí osoba oprávnená kontrolovať ich pohyb o tom informovať hlavnú osobu a následne je rozhodnuté o zablokovaní karty alebo iné rozhodnutie s vinníkom.
Časopis pohybu firemných kariet
Do denníka na evidenciu prijatia a vydania kariet (denníka pohybu firemných bankových kariet) sa eviduje dátum, obdobie, účel vydania podnikovej karty, jej číslo, limit, funkcia a priezvisko zamestnanca.
Skutočnosť prevzatia a vrátenia podnikovej karty zamestnancom musí potvrdiť podpisom vo denníku zodpovedná osoba a účtovník, ktorý je zodpovedný za ich uloženie.
Príklad denníka nájdete nižšie.
Ako nahlásiť vynaložené peniaze
Postup pri nahlasovaní výdavkov zamestnancov na firemnú kartu nie je ustanovený osobitným regulačným zákonom. Spoločnosť ho však môže vyvinúť nezávisle na základe pravidiel upravujúcich postup vykazovania výdavkov v hotovosti.
Termín na podanie predbežného hlásenia o použití peňažných prostriedkov z podnikovej bankovej karty je možné stanoviť v predpisoch o postupe pri používaní podnikových kariet. Môže byť stanovená v pracovných dňoch odo dňa uplynutia lehoty určenej na vykonanie objednávky alebo návratu z pracovnej cesty.
Môžete použiť jednotný formulár predbežnej správy č. AO-1, schválený vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 1. augusta 2001 č. 55.
Spoločnosť má tiež právo rozvíjať svoje vlastné, berúc do úvahy osobitosti spojené s kombináciou míňania hotovostných a bezhotovostných prostriedkov (článok 4 článku 9 zákona č. 402-FZ).
Prosím, upozornite svoje zodpovedné osoby na jednu vlastnosť vyhotovenia zálohovej správy o vynaložení prostriedkov z firemnej karty.
Potvrdenie, ktoré zamestnanec dostane pri výbere hotovosti z bankomatu, nemožno samo osebe považovať za doklad potvrdzujúci výdavky zamestnanca.
K predbežnej správe musia byť priložené účtenky (iné doklady) s uvedením účelu použitia hotovosti vybratej z karty. Zostatok nepoužitej hotovosti vybratej z karty musí zamestnanec vložiť do firemnej pokladne. Zálohovú správu zamestnanca musí schváliť vedúci spoločnosti.
Firemné karty sú obdobou hotovosti oproti prehľadu a šekovej knižke, len bez dokladov a pokladne.
Z tohto článku sa dozviete:
- Ako vyberať peniaze z bežného účtu pre firemné potreby
- Čo je to firemná organizačná karta a ako funguje?
- Ako otvoriť firemnú kartu a kde ju nahlásiť
- Čo sa dá a nedá platiť firemnou kartou
- Ako nahlásiť účtovnému oddeleniu nákupy a výbery hotovosti
- Klady a zápory: firemná karta verzus hotovosť na vykazovanie a šekovú knižku
Ako dať zamestnancovi peniaze z bežného účtu na firemné potreby
Existujú tri spôsoby, ako vybrať peniaze z bežného účtu:
- Výber hotovosti z pokladne organizácie proti nahláseniu;
- Šeková knižka - peniaze sa vydávajú z bežného účtu spoločnosti v pokladni banky;
- Firemná banková karta.
Peniaze na nahlásenie sa používajú na firemné potreby, ktoré je z nejakého dôvodu nepohodlné platiť bankovým prevodom: nákup kancelárskych potrieb, náplní do tlačiarní, benzínu, vstupenky do divadla pre firemných partnerov, cestovné a pod.
Na vydanie hotovosti na účet musí mať organizácia registračnú pokladňu a pokladňu.
Peniaze sa dávajú konkrétnemu zamestnancovi na konkrétne potreby. Za týmto účelom zamestnanec napíše vyhlásenie, účtovník vydá výdavkový príkaz a požiada o peniaze z pokladne organizácie.
Keď zamestnanec minie vydané peniaze, musí nahlásiť - predložiť účtovnému oddeleniu predbežnú správu a doklady potvrdzujúce výdavky: šeky, účtenky, lístky atď.
Šeková knižka Vhodné pre individuálnych podnikateľov a organizácie, ktoré nemajú registračnú pokladňu. Pomocou šekovej knižky môžete vypísať sumu pre zamestnanca, ktorá bude vystavená z bežného účtu v pokladni banky.
Firemná karta umožňuje vydávať peniaze zamestnancom bez dokladov alebo registračnej pokladne. Dajte zamestnancovi kartu, preveďte na ňu peniaze z bežného účtu firmy – a je to.
Ako funguje firemná karta?
Pre firemnú kartu banka zriadi samostatný kartový účet, na ktorý prevádzate peniaze z bežného účtu vašej spoločnosti. Banka alebo majiteľ bežného účtu môže pri bezhotovostných transakciách nastaviť limity na výber hotovosti.
K jednému kartovému účtu je možné vydať viacero firemných kariet. Firemné karty sú vždy osobné, takže ich môže používať iba ich držiteľ, nemôžete dať kartu iným osobám.
Ako otvoriť firemnú kartu a koho o tom informovať
Firemná karta je zriadená v banke na žiadosť klienta a špeciálny kartový účet pre právnickú osobu. Banka to oznámi daňovej službe nezávisle od zriadenia takéhoto účtu. Zriadenie účtu nie je potrebné hlásiť Sociálnej poisťovni a dôchodkovému fondu, táto požiadavka bola v roku 2014 zrušená novelou 59-FZ.
Ako používať firemnú kartu
Firemná karta funguje ako bežná banková karta pre jednotlivca: môžete ňou platiť za nákupy v obchodoch, na internete a vyberať hotovosť z bankomatu. Firemnú kartu používajte na platby len pre potreby spoločnosti, nemôžete ju použiť na osobné účely.
Uschovajte si všetky účtenky a účtenky potvrdzujúce nákupy pomocou firemnej karty: budú užitočné pri podávaní výkazu výdavkov. Na nahlásenie online nákupov postačuje výpis z účtu a písomná vysvetľujúca poznámka zamestnanca.
Čím sa dá platiť firemnou kartou?
- Výdavky súvisiace s hlavnými činnosťami organizácie:
- — nákup tovaru, vyrovnanie s dodávateľmi;
- — platby za služby súvisiace s hlavnými činnosťami spoločnosti;
- Cestovné a náklady na zábavu:
- — zaplatenie účtu v reštaurácii;
- — nákup lístkov;
- — platba za ubytovanie v hoteli;
- - požičovňa áut;
- — denné diéty pre zamestnancov;
- — platby za prekladateľské služby;
- Upratovanie a režijné náklady:
- — nákup kancelárskych potrieb, kancelárskeho vybavenia, softvéru;
- — nákup tovaru cez internet (vzdelávacie materiály, knihy atď.);
- — platby za kuriérske a iné profesionálne služby (opravy, inštalácia a konfigurácia zariadení, odvoz odpadu, upratovanie atď.);
- - ostatné výdavky na domácnosť - všetko, čo súvisí s upratovaním, osvetlením a kúrením: čistiace prostriedky, ohrievače, žiarovky a pod.;
- Cestovné:
- - platba za benzín;
- — výdavky na obsluhu úradnej dopravy.
Čo sa nedá zaplatiť firemnou kartou
Firemnú kartu nemožno použiť na nasledujúce účely:
- nákup tovaru na osobné účely;
- vyplácanie miezd;
- platenie sociálnych dávok;
- splatenie dlhu pri obsluhe bežného účtu.
Je dôležité si uvedomiť, že všetky nákupy a výbery hotovosti sa zaznamenávajú vo výpise z firemného kartového účtu a každý úkon budete musieť zaúčtovať: firemnú kartu nemôžete používať na osobné účely.
Musíte tiež nahlásiť výber hotovosti: poskytnúť potvrdenia a písomné vysvetlenia. Ak ho vyberiete a neminiete, peniaze sa musia vrátiť účtovnému oddeleniu - to bude zaznamenané v objednávke.
Podobne je to aj s vyplácaním mzdy inému zamestnancovi. Potrebujete dokumenty potvrdzujúce zamýšľané použitie peňazí spoločnosti, ktoré v tomto prípade nie je možné získať: zamestnanec vám nevydá šek, čo znamená, že na účely účtovníctva ste peniaze neminuli pre potreby spoločnosti. .
Sociálne služby a mimorozpočtové fondy nebudú prijímať platby z karty: online banka takéto platby nespracúva a zobrazuje chybu. Sociálne odvody bude potrebné platiť z bežného účtu právnickej osoby prostredníctvom systému správy bankových dokumentov.
Ak dôjde k plytvaniu firemnými peniazmi, budú vám zrazené z platu v rovnakej výške a dostanete aj pokutu za porušenie oznamovacieho postupu. Toto pravidlo platí pre všetkých zamestnancov spoločnosti vrátane generálneho riaditeľa.
Ako dobiť firemnú kartu
Firemnú kartu môžete dobiť iba z bežného účtu organizácie: stačí zadať platobný príkaz v systéme vzdialeného bankovníctva „Internetový klient“ s účelom „Prevod na firemnú kartu“. Môžete vložiť toľko peňazí, koľko chcete, a minúť 100 000 rubľov za deň zo všetkých firemných kariet. V SIAB Bank sa toto obmedzenie vzťahuje celkovo na výbery hotovosti a bezhotovostné transakcie.
Firemnú kartu nemôžete dobiť hotovosťou cez terminál ani prevodom z inej karty.
Ako vrátiť peniaze z firemnej karty späť na váš bežný účet
Nemôžete prevádzať peniaze z firemného kartového účtu na firemný bežný účet. Existujú však dva spôsoby, ako vybrať peniaze z karty a vrátiť ich na bežný účet.
- Výber hotovosti a vrátenie peňazí cez účtovníctvo. Tam vystavia potvrdenie o prijatí a vložia peniaze späť na bežný účet;
- Zatvorte kartu a kartový účet - potom banka prevedie peniaze na bežný účet spoločnosti.
Ako nahlásiť na účtovnom oddelení nákupy a výbery hotovosti z firemnej karty
V predvolenom nastavení musíte nahlásiť do 3 pracovných dní od dátumu:
- uplynutie doby, na ktorú boli peniaze vydané;
- návrat zo služobnej cesty;
- návrat do práce (napríklad po dovolenke alebo chorobe, ak v tomto období pripadol termín na vydanie peňazí).
Vedúci spoločnosti si môže stanoviť vlastný postup podávania správ.
Budete musieť predložiť predbežnú správu, vysvetľujúcu poznámku a dokumenty potvrdzujúce nákupy: šeky, účtenky, bankové výpisy (na potvrdenie online nákupov).
Čo sa stane, ak nepredložíte prehľad o výdavkoch na kartu?
Bude pokuta a zúčtovateľná suma bude zrazená zo mzdy, ale v medziach priemerného mesačného zárobku - je nezákonné zraziť viac. V budúcnosti môže byť vydanie karty bezohľadnému zamestnancovi odmietnuté - je to však na uvážení organizácie.
Zhrnutie firemných kariet: výhody a nevýhody v porovnaní s hotovosťou a šekovou knižkou
Porovnanie metód vydávania peňazí z bežného účtu organizácie
V poslednej dobe sa platby pomocou firemných kariet stali samozrejmosťou pre väčšinu firiem. Tieto platobné nástroje sa ľahko používajú.
Účtovanie firemných kariet celkom jednoduché. Skúsení účtovníci spravidla nemajú problémy so zaznamenávaním transakcií. Ťažkosti môžu nastať pri zostavovaní zamestnancom, ktorému bol vydaný. Ďalej zvážime vlastnosti reflektujúcich operácií.
Všeobecné informácie
Firemné karty sú bankové karty, na ktorých prostriedky patria organizácii. S ich pomocou sú hradené výdavky zamestnancov v rámci ich odbornej činnosti.
Dá sa uskutočniť platba firemnou kartou cestovné, obchodné a reprezentačné výdavky. Tento platobný nástroj sa nepoužíva na osobné účely zamestnanca, pripisovanie zárobkov alebo sociálnych výhod.
Druhy
Existujú kreditné a platobné (debetné) karty. S jeho pomocou sa platba uskutočňuje na úkor finančných prostriedkov nachádzajúcich sa na účte podniku alebo prečerpania.
V prípade kreditných kariet sa preto platby uskutočňujú pomocou požičaných prostriedkov poskytnutých bankovou štruktúrou.
Vlastnosti operácie
Doplnenie sa uskutočňuje bankovým prevodom. Na tento účel sa bankovej organizácii odošle platobný príkaz.
Finančné prostriedky je možné minúť iba pomocou karty. Môže ísť o bežné bezhotovostné transakcie alebo o vydanie hotovosti.
Na firemné karty Platobné limity stanovené centrálnou bankou pre hotovostné platby sa neuplatňujú. Bankové organizácie, ktoré sa riadia odporúčaniami centrálnej banky, môžu medzitým stanoviť emisný limit. Napríklad podľa Firemná karta Sberbank maximálna suma je 100 tisíc rubľov / deň.
Výhody platobných nástrojov
Je možné zaznamenať nasledujúce výhody používania firemných kariet:
- Kontrola výdavkov zamestnancov. Po prvé, všetky transakcie sa prejavia na účte spoločnosti. Po druhé, tvorí sa, čo odráža všetky výdavky vynaložené za konkrétne obdobie.
- Možnosť použiť prostriedky kedykoľvek. Prístup k peniazom na účte je dostupný 24 hodín denne.
- Okamžité zablokovanie karty v prípade problémov.
- Možnosť použiť finančné prostriedky na zahraničné pracovné cesty. Pri cestovaní mimo Ruskej federácie nie je potrebné kupovať cudziu menu. Zároveň môže byť z Ruska rýchlo vyslaný zamestnanec nachádzajúci sa v zahraničí.
- Výrazná úspora času pri rezervácii a platbe leteniek a hotelových izieb.
Oznámenie Federálnej daňovej služby a fondov
Informácie o otvorenom účte sa musia zaslať dôchodkovému fondu, Najvyššiemu sovietu a daňovej službe. V súčasnosti oznámenie odosiela samotná banková organizácia, ktorá obsluhuje účet.
Oznámenie sa uskutoční do 7 dní (pracovných dní).
Dôležité nuansy
Firemné karty pre právnické osoby sa vydávajú pre konkrétnych zamestnancov podniku, t.j. sú evidovaní.
Odraz transakcií v účtovanie firemných kariet vykonávané spravidla na samostatnom účte.
Bankový účet je možné otvoriť v rubľoch aj v cudzej mene. V prvom prípade nie je potrebné otvárať ďalší devízový účet. Podľa nariadenia centrálnej banky č. 266-P, platba firemnou kartou možno vykonať aj v inej mene, ako je mena účtu. Pri príjme napríklad dolárov systém banky prevedie požadovanú sumu (automaticky prevedie ruble na doláre).
Míňanie gólov
Regulačné akty stanovujú zoznam operácií, ktoré možno vykonávať v cudzej mene pomocou podnikovej karty:
- Prijímanie hotovosti v cudzej mene v zahraničí Ruskej federácie na zaplatenie pohostinských a cestovných nákladov.
- Úhrada výdavkov (reprezentatívne/cestovné) v obchodných/servisných organizáciách v cudzej mene mimo Ruska.
Ostatné transakcie sa považujú za nezákonné. Kontrolu dodržiavania zoznamu vykonáva banková štruktúra.
Miestny dokument organizácie
Podnik musí vypracovať zákon definujúci základné pravidlá používania podnikových kariet. V tomto dokumente musíte uviesť:
- Zoznam operácií a výdavkov, ktoré môže zamestnanec vykonávať.
- Obmedzenia osád.
- Postup podávania správa firemnej karty.
- Informácia o neprípustnosti prezradenia PIN kódu tretím osobám.
- Obdobie, v ktorom je zamestnanec povinný predložiť zálohovú správu na firemnú kartu. V tom istom odseku je vhodné uviesť dokumenty, ktoré potvrdia informácie.
Okrem toho:
- Príkaz vedúceho určuje okruh zamestnancov, ktorí majú právo na prijímanie firemných kariet.
- S príslušnými zamestnancami sa uzatvárajú dohody o zodpovednosti.
- Zamestnanci, ktorí sú držiteľmi kariet, musia byť oboznámení s postupom používania kariet proti podpisu.
Vrátenie a vydávanie platobných nástrojov sa vedie v osobitnej účtovnej knihe.
Vlastnosti odrazu
Účtovanie pre bežný účet sa vykonáva v podniku na účet. 55. Otvorí sa mu podúčet 55.4.
Ak to účet umožňuje, je vhodné vytvoriť podúčty druhého rádu: „Minimálny zostatok“ a „Platobný limit“.
Ak má organizácia otvorených niekoľko účtov (pre každú kartu), potom sa pre každý z nich vytvorí podúčet 55.4. Ak je k jednému účtu vydaných niekoľko kariet rôznych zamestnancov, ktorí uskutočňujú platby v rámci všeobecného limitu, potrebu vedenia analytických záznamov v kontexte držiteľov určuje podnik samostatne.
V prípadoch, keď je firemná karta prepojená s jedným bežným účtom, je vhodné vytvoriť si k účtu podúčet. 51 alebo 52.
Účtovníctvo transakcií
Pre pohodlie sú pravidlá pre zohľadňovanie transakcií uvedené v tabuľke:
Účel | Potvrdenie |
||
Prevod sumy platobného limitu a minimálneho zostatku (v rubľoch) z účtu podniku na kartový účet (rubeľ) | Extrakt. |
||
Prevod platobného limitu a minimálneho zostatku v cudzej mene z devízového účtu na firemný účet. | Platobný doklad, výpis z účtu. |
||
Príjem kreditných prostriedkov na kartový účet v deň jednorazového pripísania, ak je s bankovou štruktúrou uzavretá zodpovedajúca zmluva | Bankový príkaz, výpis z účtu. |
||
Príjem úverových prostriedkov na kartový účet v deň platby úverovými prostriedkami od bankovej organizácie pri absencii vlastných peňazí podniku, ak bola s bankou podpísaná zmluva o prečerpaní | Bankový výpis, ručenie. |
||
Platba bankových provízií za registráciu, vydanie a obsluhu karty | |||
Pripisovanie úrokov z úveru poskytnutého pomocou firemnej karty | Bankový výpis, účtovný výkaz. |
||
Prevod finančných prostriedkov na splatenie úveru alebo úroku z úveru prijatého v súvislosti s používaním karty | Platobný príkaz (doklad), výpis z účtu. |
Aby odrážalo doplnenie firemná karta v 1C„Používa sa doklad „Odpis z účtu.“ Nachádza sa v časti „Banka a pokladňa“.
Účtovanie zúčtovaní
Existujú dve možnosti na vyjadrenie transakcií: zjednodušené a akademické. Ich vlastnosti sú uvedené v tabuľkách.
Účel | Potvrdenie |
||
Premietnutie súm práce, služieb, tovarov zaplatených kartou, ako aj hotovosti vybratej z karty držiteľom (zodpovednými zamestnancami) ku dňu uvedenému na výpise z účtu | Bankový výpis s priloženým prepisom pre firemné karty. |
||
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 atď. | Premietnutie zaplatených materiálov, prác, služieb v súlade so zálohovou správou predloženou zamestnancom s priloženými podkladmi ku dňu podania správy. | Faktúry, lístky, originálne bločky, potvrdenky z bankomatu atď. |
Účel | Potvrdenie |
||
10, 20, 26, 44 atď. | Premietnutie materiálov, prác, služieb uhradených firemnou kartou v súlade so správou s podkladmi ku dňu jej poskytnutia | Lístky, potvrdenky, originálne bločky, potvrdenky z terminálu atď. |
|
Odraz transakcie vykonanej na karte, ale nezaúčtovanej na bankovom účte | Účtovné informácie. |
||
Premietnutie sumy zaplateného tovaru, prác, služieb, hotovosti vybratej z karty v členení podľa zodpovedných osôb v deň ich premietnutia na výpis z účtu | Bankový výpis s rozpisom karty. |
Ak dátum správa firemnej karty sa zhoduje s dňom, keď sa transakcia premietne do výpisu z účtu, účtovania sa vykonávajú podľa prvej možnosti.
Okrem toho by sa pri oboch možnostiach mala brať do úvahy výška škody:
Účel | Potvrdenie |
||
Premietnutie výšky materiálnych škôd vyplývajúcich z nepredloženia podporných dokladov zamestnanca alebo v súvislosti s použitím prostriedkov karty na osobné potreby | Bankový výpis, potvrdenie o účtovníctve. |
||
Náhrada škody zo strany zamestnanca prostredníctvom firemnej pokladne alebo zrážka zo zárobku | Účtovný výkaz, príjmový príkaz. |
Správa o firemnej karte: príklad
Zamestnanec, ktorý dostal finančné prostriedky na správu, musí poskytnúť doklad o všetkých vynaložených výdavkoch. Sú k nemu priložené podporné dokumenty. Zodpovedajúce predpisy sú stanovené v postupe schválenom centrálnou bankou.
Nariadením Štátneho výboru pre štatistiku z roku 2001 bol schválený štandardný formulár správy AO-1.
Formulár však neobsahuje riadky, do ktorých sa môžu premietnuť transakcie na firemných kartách. Situáciu môžete opraviť dvoma spôsobmi:
- Vyplňte štandardný formulár. Ako je uvedené v postupe, organizácia má právo pridať ďalšie riadky do jednotného formulára.
- Formulár si vytvorte sami. Zjednotené formuláre od 1.1.2013 nie sú pre podniky povinné. Zodpovedajúce ustanovenie vyplýva z federálneho zákona č. 402.
Pozrime sa na príklad. Zamestnanec dostal Firemná karta Sberbank, kde je k dispozícii 50 tisíc rubľov. Dostal pokyn, aby si kúpil multifunkčné zariadenie, ktorého cena bola 110 tisíc rubľov. V súlade s platobným príkazom bolo na kartu prevedených 65 tisíc rubľov. Po zakúpení zariadenia bol zostatok 5 000 rubľov.
Podnikový účtovník dopĺňa štandardný formulár výkazu niekoľkými riadkami. V prvom rade sú k dispozícii stĺpce, ktoré odrážajú sumy finančných prostriedkov v deň začatia používania karty:
- "Zostatok na karte." Tento riadok sa vypĺňa, ak zamestnanec neodovzdal platobný prostriedok.
- "Vydanie karty č....". Tento riadok uvádza informáciu, či bol platobný nástroj vydaný pred vykonaním úlohy.
Zostatok na karte je uznaný ako rovný 0 podľa podmienok príkladu, pretože zamestnanec dostal kartu pred vykonaním príkazu. V riadku „Vydaná karta“ je uvedené jej číslo a disponibilná suma.
Na zohľadnenie doplnenia prostriedkov bol do prehľadu pridaný stĺpec „Platobný príkaz“. Tu je uvedený dátum a číslo dokladu.
Riadok „Celkom“ by mal obsahovať výšku zostatku na vydanej karte a sumu dodatočného prevodu. Podľa podmienok príkladu je celková suma 115 tisíc rubľov.
Na zadnej strane správy by mali byť uvedené doklady, ktorými zamestnanec potvrdzuje vynaložené výdavky. Zamestnanec musí uviesť dátum výdavku a sumu.
Výber hotovosti
Pri vypracovaní tlačiva hlásenia je potrebné počítať so situáciou, kedy zamestnanec nebude môcť platiť za služby alebo tovar bankovým prevodom. V súlade s tým bude musieť zamestnanec vyplatiť požadovanú sumu.
Na vyjadrenie takýchto operácií sa pridávajú tieto riadky:
- "Prevzaté z mapy."
- "Vynaložená hotovosť."
- "Pridané na kartu cez terminál."
- "Peňažný zostatok."
Všetky transakcie s finančnými prostriedkami sú uvedené v prednej časti správy.
Potvrdenie o prijatí dokladu
Vykazujúci zamestnanec musí predložiť správu účtovníkovi alebo vedúcemu podniku. Potom dokument skontroluje a následne schvaľuje riaditeľ organizácie.
Účtuje sa o tovaroch a službách nakúpených zamestnancom. Zamestnanec dostane potvrdenie o prijatí hlásenia - spodná časť tlačiva. Ak to nie je ustanovené vo forme vyvinutej podnikom, potvrdenie sa vystaví v akejkoľvek forme.
Schválenie formulára
Podľa všeobecných pravidiel musí manažér nezávisle schváliť formulár vypracovaný podnikom. Takáto požiadavka je stanovená vo federálnom zákone č. 402. Rovnaká požiadavka platí aj vtedy, ak organizácia používa jednotnú formu.
Vzorové formuláre primárnych dokladov sú zvyčajne uvedené v prílohách k objednávke, ktorou sa schvaľujú účtovné zásady.
Otvorenie účtu
Na vytvorenie účtu s firemnými kartami bude spoločnosť potrebovať najskôr dokumenty potrebné na otvorenie bežného účtu. Okrem toho musíte napísať žiadosť, ktorej formulár poskytuje banka. Vypisuje sa na každého držiteľa zamestnaneckej karty. Priložené sú aj doklady, ktorými sa identifikujú príslušní zamestnanci. Hovoríme najmä o pase, ako aj dokladoch potvrdzujúcich zamestnanecký vzťah s podnikom (kópia zmluvy). Banka môže v prípade potreby vyžadovať ďalšie dokumenty.
1) príjem hotovosti v mene Ruskej federácie na uskutočňovanie platieb na území Ruskej federácie v súlade s postupom stanoveným Bankou Ruska v súvislosti s ekonomickými aktivitami právnickej osoby na území Ruskej federácie, ako aj na úhradu výdavkov spojených s pracovnou cestou zamestnancov príslušných právnických osôb v rámci Ruskej federácie v mene Ruskej federácie;
2) bezhotovostná platba výdavkov v mene Ruskej federácie súvisiacich s vyslaním zamestnancov príslušných právnických osôb v rámci Ruskej federácie;
3) bezhotovostné transakcie na území Ruskej federácie súvisiace s hlavnými činnosťami právnickej osoby v mene Ruskej federácie;
4) bezhotovostné transakcie na území Ruskej federácie súvisiace s ekonomickými činnosťami právnickej osoby v mene Ruskej federácie;
5) bezhotovostná platba v mene Ruskej federácie za výdavky reprezentatívneho charakteru na území Ruskej federácie;
6) bezhotovostná úhrada výdavkov spojených s pracovnou cestou zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia v cudzej mene;
7) bezhotovostná platba výdavkov na reprezentáciu v cudzej mene mimo Ruskej federácie;
8) prijímanie hotovosti v cudzej mene mimo Ruskej federácie na úhradu nákladov spojených s vyslaním zamestnancov príslušných právnických osôb do zahraničia.
Pri vykonávaní transakcií uvedených v odsekoch 1 až 5 tohto odseku v mene Ruskej federácie môžu byť prostriedky odpísané z účtov rezidentských právnických osôb v cudzej mene.
V prípadoch, keď právne predpisy týkajúce sa meny umožňujú právnickým osobám vyrovnanie v cudzej mene, pri vykonávaní transakcií v cudzej mene špecifikovaných v odsekoch 6 až 8 tohto odseku možno finančné prostriedky odpísať z účtov rezidentských právnických osôb v mene ruskej federácie. V takom prípade sa cudzia mena zakúpená emitentom na úkor rubľových účtov klienta pre následné zúčtovanie transakcií uskutočnených v cudzej mene nepripisuje na bežný devízový účet klienta - majiteľa rubľového účtu.
Peňažné prostriedky odpísané z účtu právnickej osoby v dôsledku transakcií uvedených v odsekoch 1, 2, 4 až 8 tohto odseku sa považujú za vydané právnickou osobou na účet držiteľovi firemnej karty. Vrátenie nevyčerpaných finančných prostriedkov prebieha v súlade s platnou legislatívou.“
· prijímať hotovosť ruské ruble za zúčtovanie na území Ruskej federácie súvisiace s hospodárskou činnosťou právnickej osoby na území našej krajiny, ako aj na úhradu výdavkov spojených s pracovnými cestami zamestnancov po celom Rusku;
· prijímať hotovosť v cudzej mene mimo Ruskej federácie na úhradu výdavkov na zahraničné pracovné cesty;
· bezhotovostne uhrádzať výdavky v ruských rubľoch spojené s pracovnými cestami zamestnancov v rámci Ruskej federácie a v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách;
· vykonávať na území Ruskej federácie bezhotovostné transakcie súvisiace s hlavnými činnosťami právnickej osoby v ruských rubľoch;
· realizovať bezhotovostné platby v ruských rubľoch na výdavky reprezentatívneho charakteru na území Ruskej federácie a v cudzej mene mimo Ruska.
Treba poznamenať, že organizácie najčastejšie používajú plastové karty na zaplatenie pohostinských a cestovných nákladov. Pohodlie používania bankových kariet oceníte najmä pri vysielaní zamestnancov na zahraničné pracovné cesty. Navyše je to výhodné tak pre jednotlivcov, ktorí cestujú do zahraničia (nie je potrebné nosiť so sebou hotovosť, navyše sa výrazne ušetrí čas pri vybavovaní pracovnej cesty), ako aj pre organizácie, pretože na nákup nie je potrebné otvárať devízový účet. hotovostná mena. V súlade s nariadením č. 23-P, keď sú prostriedky v ruských rubľoch odpísané z účtu klienta na úhradu výdavkov v cudzej mene, cudzia mena zakúpená vydávajúcou bankou na náklady klientovho rubľového účtu sa nepripíše na jeho účet. bežný účet v cudzej mene.
Poznámka!
Peňažné prostriedky odpísané z účtu právnickej osoby v dôsledku transakcií uvedených v bodoch 1, 2, 4 - 8 bodu 4.6 predpisu č. 23-P sa považujú za vydané právnickou osobou na účet držiteľa firemnej karty. Vrátenie nevyčerpaných finančných prostriedkov prebieha v súlade s platnou legislatívou.
Výška odmeny, ktorú si banka účtuje za vedenie špeciálneho kartového účtu v účtovníctve organizácie v súlade s odsekom 11 PBU 10/99 „Výdavky organizácie“, schváleného výnosom Ministerstva financií Ruskej federácie zo 6. mája 1999 33n „O schválení účtovného poriadku“ Organizačné náklady „PBU 10/99“ (ďalej len PBU 10/99) sú prevádzkové náklady a účtujú sa na ťarchu účtu 91.2 „Ostatné náklady“. V daňovom účtovníctve sa pri úplnom zdanení ziskov v súlade s daňovým poriadkom Ruskej federácie zohľadňujú sumy odmien zadržaných bankou za obsluhu špeciálneho kartového účtu.
Je potrebné poznamenať, že správna organizácia analytického účtovníctva pre podúčet „Špeciálny kartový účet“ je veľmi dôležitá.
Analytické účtovníctvo pre tento podúčet by malo byť organizované v kontexte konkrétnych kartových účtov otvorených v konkrétnej banke. Analytiku navyše výrazne ovplyvňujú aj podmienky vydávania a používania firemných kariet, ktoré banka ponúka. Napríklad pri uzatváraní zmluvy s bankou si banka stanoví podmienku, že na účte organizácie je minimálny zostatok (zábezpeka, ktorú možno vo výnimočných prípadoch použiť na úhradu prekročenia platobného limitu). Bolo by vhodné použiť podúčty druhého rádu „Špeciálny kartový účet – minimálny zostatok“ a „Špeciálny kartový účet – limit platby“.
Poznámka!
Pozrime sa na príklade, ako sa transakcie pomocou firemnej platobnej karty odrážajú v účtovníctve organizácie.
V tomto príklade výdavky na usporiadanie oficiálnej večere v reštaurácii predstavujú organizácie, ktoré sú v súlade s odsekom 5 PBU 10/99 výdavkami na bežné činnosti. V účtovníctve obchodných organizácií sa náklady na reprezentáciu zohľadňujú ako súčasť distribučných nákladov a sú zohľadnené na účte 44 „Predajné náklady“.
Základom pre uznanie nákladov na reprezentáciu sú v tomto príklade platobné doklady vydané reštauráciou.
Pri výpočte dane z príjmu sa zohľadňujú výdavky na reprezentáciu spojené s oficiálnym prijatím a obsluhou predstaviteľov iných organizácií zúčastňujúcich sa rokovaní o nadviazaní spolupráce ako súčasť ostatných výdavkov spojených s tvorbou a implementáciou daňového poriadku Ruskej federácie). Pripomeňme, že na účely daňového účtovníctva sú výdavky na reprezentáciu predmetom prídelu. Podľa daňového poriadku Ruskej federácie sú výdavky na reprezentáciu počas vykazovacieho (zdaňovacieho) obdobia zahrnuté do ostatných výdavkov vo výške nepresahujúcej 4 % mzdových nákladov daňovníka za toto vykazovacie (zdaňovacie) obdobie. V posudzovanom príklade môže organizácia za vykazované obdobie (6 mesiacov) zahrnúť výdavky na zábavu vo výške 32 000 rubľov (800 000 x 4 %) ako ostatné výdavky. V dôsledku toho, ak organizácia nemala iné výdavky na reprezentáciu, potom platba za formálnu večeru v reštaurácii môže byť zohľadnená na účely dane zo zisku v danom vykazovanom období v plnej výške.
Sumu DPH zaplatenú reštaurácii je možné odpočítať v plnej výške na základe daňového poriadku Ruskej federácie po odpísaní finančných prostriedkov z bežného účtu organizácie a v prípade, že reštaurácia vystaví faktúru podľa daňového poriadku Ruskej federácie. Ruská federácia).
V účtovníctve to organizácia zohľadní nasledujúcimi účtovnými zápismi:
| Korešpondencia s účtom | Suma, ruble | ||
| Dlh | Kredit |
||
| Zamestnancovi organizácie bola vydaná podniková platobná karta na úhradu reprezentačných nákladov. |
|||
| Firemnú platobnú kartu vrátila zodpovedná osoba |
|||
| Odráža sa príjem hotovosti |
|||
| Náklady na formálnu večeru v reštaurácii sú zohľadnené. |
|||
| Zohľadňuje sa výška DPH z nákladov na oficiálny obed |
|||
| Prostriedky boli odpísané zo špeciálneho kartového účtu na základe bankového výpisu |
|||
| Akceptované na odpočet DPH za reštauračné služby. |
|||
Poznámka!
Ak výška nákladov na reprezentáciu presahuje štandard stanovený daňovou legislatívou, potom na daňové účely môže organizácia akceptovať ako výdavky iba štandardizovanú sumu reprezentačných nákladov.
Čiastky dane z pridanej hodnoty „na vstupe“ na štandardizované výdavky sú akceptované na odpočet vo výške zodpovedajúcej stanoveným štandardom. Toto ustanovenie je ustanovené daňovým poriadkom Ruskej federácie.
Poznámka!
Využitie účtu 57 „Prevody na ceste“ organizáciou je spôsobené tým, že potvrdenia a účtenky sú prijímané účtovným oddelením a spracovávané pred prijatím výpisu zo špeciálneho kartového účtu potvrdzujúceho skutočnosť, že finančné prostriedky boli odpísané z účtu právnickej osoby. účtu.
Už sme upozornili na skutočnosť, že peňažné prostriedky odpísané z účtu právnickej osoby za transakcie v bodoch 1, 2, 4 - 8 bodu 4.6 nariadenia č. 23-P sa považujú za vydané na účet držiteľa firemnej karty. Okrem toho môže držiteľ karty použiť platobnú kartu priamo na výber hotovosti. Táto transakcia sa v účtovníctve odráža takto:
Pri využívaní vypožičaných prostriedkov vo svojej činnosti sa organizácia vypožičiavateľa musí riadiť nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 2. augusta 2001 č. 60n „O schválení účtovných predpisov „Účtovanie pôžičiek a úverov a nákladov ich servis" PBU 15/01." V súlade s odsekmi 16 a 17 tohto dokumentu:
"16. Organizácia akumuluje úroky z prijatých pôžičiek a úverov v súlade s postupom stanoveným v zmluve o pôžičke a (alebo) zmluve o úvere.
17. Dlh z prijatých pôžičiek a úverov sa vykazuje s prihliadnutím na úrok splatný na konci účtovného obdobia v súlade s podmienkami zmlúv.“
V účtovníctve požičiavajúcej organizácie je suma naakumulovaných úrokov za použitie vypožičaných prostriedkov zahrnutá do prevádzkových nákladov (na základe paragrafu 11 PBU 10/99) a je premietnutá na účet 91 „Ostatné výnosy a náklady“.
Poznámka!
Daňová legislatíva klasifikuje výšku úrokov z dlhových záväzkov akéhokoľvek druhu ako neprevádzkové výdavky daňového poriadku Ruskej federácie). Okrem toho kapitola 25 „Daň zo zisku organizácie“ stanovuje osobitný postup klasifikácie úrokov z dlhových záväzkov ako výdavkov zohľadňovaných na daňové účely, ktorý je stanovený daňovým poriadkom Ruskej federácie.
Akceptuje sa maximálna výška úroku uznaná ako náklad: buď sa rovná sadzbe refinancovania Centrálnej banky Ruskej federácie, zvýšenej 1,1-krát – pri emisii dlhového obligácie v rubľoch a 15 % – pri dlhových obligáciách v cudzej mene, alebo sa rovná sume prijatej z dlhových záväzkov za porovnateľných podmienok.
Splatenie prijatého úveru a platba časovo rozlíšeného úroku sa premietne do kreditu účtov hotovostného účtovníctva v súlade s účtom ().
Príklad.
V januári uzatvorila obchodná organizácia zmluvu s bankou, ktorá ich vydala, o prijatí a obsluhe firemnej kreditnej karty. Vydávajúca banka v súlade s dohodou poskytla pôžičku vo výške 224 200 rubľov na obdobie 4 mesiacov so sadzbou 16%. Organizácia zaplatila za tovar určený na ďalší predaj touto firemnou kreditnou kartou.
Suma požičaných prostriedkov bola prevedená do banky
V uvažovanom príklade vydávajúca banka v súlade s podmienkami zmluvy pôvodne previedla sumu úveru na špeciálny kartový účet klienta. Toto však nie je jediná možnosť, ktorá umožňuje platiť požičanými prostriedkami pomocou firemnej kreditnej karty.
Občianska legislatíva umožňuje, aby v súlade so zmluvou o bankovom účte banka realizovala platby klientovi aj napriek nedostatku peňažných prostriedkov na bežnom účte, to znamená, že sa uskutočnilo krátkodobé pripísanie na účet (§ 850 ods. Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). Tento typ úveru sa nazýva kontokorent. K prečerpaniu môže dôjsť, ak banka financuje transakciu kreditnou kartou vykonaním transakcií, ktoré presahujú platobný limit zákazníka.
Pri platbách firemnými kreditnými kartami treba rozlišovať medzi poskytnutým a neposkytnutým prečerpaním.
Ak zmluvné strany pri uzatváraní zmluvy o vydaní a obsluhe kreditnej karty stanovili možnosť prečerpania, podmienky jeho poskytnutia, podmienky splácania a úroky, potom sa takéto prečerpanie považuje za zabezpečené.
Zvyčajne sa odhalí po prijatí výpisu z účtu. Keďže kontokorentný úver je typ krátkodobého úveru, premieta sa do účtovníctva pomocou účtu. Po prijatí výpisu z účtu a zistení prečerpania ho musí účtovník premietnuť do účtovníctva. Dňom vzniku kontokorentného úveru je dátum, kedy banka vykonala platbu z vlastných prostriedkov. V tomto prípade sa v účtovníctve vykoná tento zápis:
Debet 55 „Špeciálne účty v bankách“ podúčet „Špeciálny kartový účet“ Kredit 66 „Zúčtovanie krátkodobých úverov a pôžičiek“. Pripísané úroky z poskytnutého prečerpania sú úroky za použitie požičaných prostriedkov a zohľadňujú sa obvyklým spôsobom.
Ak si však zmluvné strany pri uzatvorení zmluvy o vydaní a obsluhe firemnej kreditnej karty neustanovili možnosť krátkodobého zapožičania pri prekročení platobného limitu karty, potom pri prekročení platobného limitu, dôjde k takzvanému nepredvídanému prečerpaniu. V takom prípade má banka právo požadovať od organizácie, ktorá umožnila nepredvídané prečerpanie, úhradu jej výdavkov a výšku úrokov za použitie prostriedkov iných ľudí (článok 1017 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). Úrok sa počíta za použitie finančných prostriedkov iných ľudí v súlade s požiadavkami článku 395 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie. V súlade s požiadavkami občianskeho práva sa úroky z použitia neoprávnene prijatých prostriedkov počítajú od okamihu, keď sa organizácia dozvedela o neoprávnenosti ich prijatia. Teda v čase prijatia výpisu z účtu, ktorý bude odrážať prečerpanie.
Viac o problematike účtovania a zdaňovania transakcií uskutočnených pomocou plastových kariet sa dozviete v knihe JSC „BKR Intercom-Audit“ „Vyúčtovania pomocou plastových kariet“.
Firemné bankové karty, ako je zrejmé z reklamných brožúr, sú optimálnym prostriedkom na uskutočňovanie platieb s partnermi a platenie výdavkov vrátane cestovných a reprezentačných. Je to pohodlné a prestížne. Je to naozaj?
A akým ťažkostiam budú musieť čeliť účtovníci, som zistil Irina Shitik.
Pozrime sa teda na otázku, čo je firemná banková karta a aké výhody či nevýhody poskytuje zamestnancom spoločnosti.
V prvom rade si pripomeňme, že banková plastová karta je osobný platobný prostriedok určený na platenie za tovar alebo služby, ako aj na príjem hotovosti z bankomatov a bánk. Firemná banková plastová karta sa v tomto smere nelíši od ostatných. Otvára sa aj konkrétnemu jednotlivcovi. Ale jeho zvláštnosťou je, že táto osoba musí byť zamestnancom organizácie, ktorá uzavrela dohodu o vydaní takejto karty. Ďalším rozdielom medzi firemnými kartami a ostatnými je to, že zamestnanec získa úplný prístup k jednému z účtov právnickej osoby, to znamená, že spravuje finančné prostriedky organizácie.
Ak chcete získať firemnú kartu, musíte:
1. Uzavrite s bankou zmluvu o vydávaní a obsluhe firemných kariet.
2. Priložiť k zmluve:
Zoznam zamestnancov spoločnosti, ktorí budú karty používať;
Žiadosti zamestnancov o vydanie karty;
Splnomocnenia od spoločnosti pre zamestnancov - držiteľov kariet.
3. Predložte banke dokumenty potrebné na otvorenie rubľového (menového) kartového účtu.
Je z čoho vyberať
Právnické osoby môžu svojim zamestnancom otvoriť dva hlavné typy kariet:
Platobná karta. Určené na transakcie jeho držiteľa v rámci limitov výšky finančných prostriedkov stanovených bankou, ktorých vyrovnanie sa uskutočňuje na úkor peňazí spoločnosti na jej bankovom účte;
Kreditná karta. Zúčtovanie na ňom sa vykonáva na úkor finančných prostriedkov poskytnutých bankou v rámci stanoveného limitu v súlade s podmienkami úverovej zmluvy.
Prostredníctvom firemnej karty môžu zamestnanci prijímať hotovosť, platiť výdavky spojené s podnikateľskou činnosťou vrátane cestovných a reprezentačných nákladov na území Ruskej federácie, prijímať hotovosť v cudzej mene mimo územia Ruska, ako aj platiť cestovné náhrady a pohostenie. výdavky v cudzej mene mimo územia našej krajiny. Mimochodom, najčastejšie spoločnosti používajú bankové karty na zaplatenie pohostinských a cestovných nákladov.
Účtovanie zúčtovania s bankou...
Pri otvorení alebo zrušení bankového účtu na obsluhu firemných kariet musíte inšpektorát informovať do siedmich pracovných dní odo dňa jeho otvorenia alebo zrušenia.
Podkladom na vyhotovenie zúčtovacích a iných dokladov na vyjadrenie súm transakcií vykonaných platobnými kartami v účtovníctve je register platieb vydaný bankou, prípadne elektronický denník. Odpísanie alebo pripísanie peňažných prostriedkov za transakcie kartou sa zvyčajne vykonáva najneskôr v pracovný deň nasledujúci po dni, keď banka obdrží register platieb alebo elektronický denník z jedného zúčtovacieho centra. Následne tieto dokumenty môže spoločnosť získať.
Prevody finančných prostriedkov na kartové účty sa musia v účtovníctve prejaviť takto:
Debet 55 Kredit 51 (52)
Prostriedky boli prevedené na bankový kartový účet z bežného (menového) účtu.
Výška odmeny, ktorú si banka účtuje za vedenie špeciálneho kartového účtu, je v účtovníctve prevádzkovým nákladom a účtuje sa nasledovne:
Debet 91 Kredit 55
Bankové služby boli zaplatené.
Najťažšie je však organizovať analytické účtovníctvo pre podúčet „Špeciálny kartový účet“. Koniec koncov, účtovanie tohto podúčtu musí byť organizované v kontexte konkrétnych kartových účtov otvorených v konkrétnej banke. Analytické účtovníctvo je navyše výrazne ovplyvnené podmienkami vydávania a používania bankových kariet, ktoré ponúka finančná inštitúcia. Napríklad pri uzatváraní zmluvy môže banka uložiť podmienku existencie minimálneho zostatku na účte organizácie (zábezpeka, ktorú možno vo výnimočných prípadoch použiť na úhradu prekročenia platobného limitu). V tomto prípade je vhodné použiť podúčty druhého rádu, napríklad „Špeciálny kartový účet – minimálny zostatok“ a „Špeciálny kartový účet – limit platby“.
Ak je otvorených niekoľko kariet k špeciálnemu kartovému účtu, môže pomocou nich každý držiteľ vykonávať transakcie v rámci celkového platobného limitu. V tomto prípade nie je potrebné analytické účtovanie držiteľov kariet, kým nie sú prostriedky vydané zodpovednej osobe.
Ak každá platobná karta zodpovedá samostatnému účtu, potom sa pri prevode prostriedkov na špeciálny kartový účet do banky odošle osobitný výpis obsahujúci údaje o držiteľoch a čísla kariet, ako aj sumy, ktoré sa majú pripísať na každú bankovú kartu. . V tomto prípade sa analytické účtovníctvo vykonáva v kontexte držiteľov vydaných kariet. Pri otváraní bankovej karty v cudzej mene je potrebné mať na pamäti, že cudziu menu umiestnenú na špeciálnom kartovom účte je potrebné preceniť ku dňu transakcie a ku dňu zostavenia účtovnej závierky (PBÚ 3/2000 „Účtovanie majetku a záväzkov, ktorých hodnota je vyjadrená v cudzej mene“).
Vznikajúce kurzové rozdiely sa zohľadňujú pre účely účtovníctva a daňovej evidencie a v oboch typoch účtovníctva sa sumy kurzových rozdielov považujú za neprevádzkové výnosy (náklady). V účtovníctve sa kurzové rozdiely zahŕňajú do výsledkov hospodárenia a odrážajú sa takto:
Debet 55 Kredit 91
Zohľadní sa výška kladného kurzového rozdielu;
Debet 91 Kredit 55
Zohľadňuje sa výška záporného kurzového rozdielu.
Ak organizácia uzavrela dohodu o vydávaní firemných kreditných kariet, v účtovníctve sa vykonajú tieto operácie:
Debet 55 Kredit 66
Suma úveru bola pripísaná na osobitný kartový účet v deň vyčerpania finančných prostriedkov;
Debet 91 – 2 kredit 66
Z pôžičky sa naakumuloval úrok (účtovanie sa uskutočňuje pravidelne, v rámci podmienok stanovených v dohode o platení úrokov. - pozn. autora);
Debet 66 Kredit 51
Úrok z pôžičky je uvedený;
Debet 10 Kredit 55
Položky zásob boli kapitalizované (v prípade, že prostriedky z podnikovej karty boli vynaložené na nákup inventárnych položiek. - pozn. autora).
A so zamestnancami firmy
Firemná karta je osobný platobný prostriedok určený pre zamestnancov na platby za tovar alebo služby, ako aj na príjem peňazí z bankomatov a bánk.
Banka strháva peniaze z kartového účtu spoločnosti, pretože sa vykonávajú zúčtovania za transakcie držiteľov. Má sa za to, že prostriedky odpísané z účtu sa vydávajú na nahlásenie zamestnancovi organizácie. V obchodoch, hoteloch a na iných platobných miestach dostáva zamestnanec organizácie dokumenty potvrdzujúce výdavky uskutočnené pomocou karty. Za takéto doklady sa považujú faktúry za ubytovanie v hoteli, cestovné lístky, účtenky, šeky, faktúry a pod. K nim musia byť priložené originály bločkov, potvrdenky z elektronických terminálov a bankomatov. Zamestnanec organizácie predkladá všetky tieto dokumenty účtovnému oddeleniu podniku spolu s výkazom výdavkov. Ak to neurobil a bankový výpis naznačuje, že z kartového účtu bola odobratá hotovosť, účtovník organizácie odráža dlh zamestnanca organizácie takto:
Debet 73 Kredit 55
Premieta sa odpis hotovosti zo špeciálneho kartového účtu, ktorý nie je potvrdený primárnymi dokladmi.
Po prijatí zálohovej správy sa vynaložené výdavky (súvisiace s výrobnou činnosťou organizácie) premietnu vo všeobecnosti. Ak výdavky zamestnanca organizácie nesúvisia s výrobnou činnosťou, je tento povinný ich uhradiť.
Náhradu týchto súm zo strany zamestnanca je možné vykonať dvoma spôsobmi: buď zamestnanec organizácie vloží hotovosť do pokladne organizácie, alebo organizácia zrazí sumu škody zamestnancovi zo mzdy. V tomto prípade účtovník vykoná tieto záznamy:
Debet 50 Kredit 73
Platba zamestnanca v hotovosti na náhradu výdavkov;
Debet 70 Kredit 73
Zrážka sumy peňazí vynaložených na firemnú kartu na osobné účely z platu zamestnanca.
Firemné karty a dane
Pri otváraní alebo zatváraní bankového účtu na obsluhu firemných kariet musíte o tom informovať inšpektorát do siedmich pracovných dní od dátumu jeho otvorenia alebo zatvorenia (článok 23, 6.1 daňového poriadku Ruskej federácie). Za porušenie tejto lehoty sa podľa článku 118 daňového poriadku Ruskej federácie poskytuje pokuta vo výške 5 000 rubľov.
Federálna daňová služba vždy dodržiavala túto pozíciu. A nedávno s ňou súhlasilo aj Prezídium Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie. Sudcovia vo svojom uznesení č. 2942/10 z 21. septembra 2010 potvrdili, že ak spoločnosť včas nezaslala daňovému úradu oznámenie o zriadení podnikateľského účtu, pokuta za takéto porušenie je zákonná.
Ak spoločnosť vydala firemné kreditné karty pre svojich zamestnancov, je potrebné nezabudnúť na daňové zúčtovanie úrokov z použitia týchto úverových prostriedkov. V daňovom účtovníctve sa akceptuje maximálna výška úroku uznaná ako náklad, ktorý znižuje základ dane z príjmov, v tejto výške (článok 269 daňového poriadku Ruskej federácie):
Rovná sa sadzbe refinancovania Centrálnej banky Ruskej federácie, zvýšenej 1,1-krát - pri vydaní dlhového záväzku v rubľoch;
Rovnaké 15 percent - pre dlhové záväzky v cudzej mene.
Menové korporátne karty znamenajú dodatočné transakcie na daňové účely - pri zdaňovaní ziskov sa zohľadňujú rozdiely vyplývajúce z odchýlok v kurze predaja (nákupu) cudzej meny vydávajúcou bankou od oficiálneho kurzu Banky Ruska. Odrážajú sa v deň predaja (nákupu) meny (doložka 6, doložka 7, článok 272 daňového poriadku Ruskej federácie, doložka 7, doložka 4, článok 271 daňového poriadku Ruskej federácie) a sú zohľadnené ako súčasť neprevádzkových nákladov (doložka 6, doložka 1, článok 265 daňového poriadku Ruskej federácie) alebo príjem (doložka 2 článku 250 daňového poriadku Ruskej federácie). Tieto kurzové rozdiely môžu znížiť základ dane o daň z príjmov len vtedy, ak ich zamestnanec po nakúpení cudzej meny vynakladá na podnikateľské účely.