24 Δεκεμβρίου 2004 Αρ. 266-Π.
Για να μπορούν οι εργαζόμενοι να λειτουργούν ελεύθερα τις εταιρικές κάρτες, μια εταιρεία πρέπει:
Ανάπτυξη κανονισμού σχετικά με τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών (μέρος 1, άρθρο 8 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Εγκρίνετε τον κατάλογο των θέσεων των οποίων τα εργασιακά καθήκοντα περιλαμβάνουν τη χρήση εταιρικών καρτών στην εταιρεία (ρήτρα 1, άρθρο 847 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, παράγραφοι 2 και 7, ρήτρα 1.12 των Οδηγιών της Τράπεζας της Ρωσίας της 14ης Σεπτεμβρίου, 2006 Αρ. 28-Ι «Για το άνοιγμα και το κλείσιμο τραπεζικών λογαριασμών, λογαριασμών σε καταθέσεις (καταθέσεις)».
Για να εξοικειωθείτε με τη θέση έναντι της υπογραφής όλων των εργαζομένων των οποίων οι θέσεις αναφέρονται στον κατάλογο (μέρος 2 του άρθρου 22 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Οργάνωση στην εταιρεία λογιστική για την αποδοχή και την έκδοση εταιρικών τραπεζικών καρτών (άρθρο 9 του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική", εφεξής - Νόμος αριθ. 402-FZ, πληροφορίες Αρ. PZ- 10/2012 "Σχετικά με την έναρξη ισχύος από την 1η Ιανουαρίου 2013 Ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 402-FZ της 6ης Δεκεμβρίου 2011 "Σχετικά με τη Λογιστική");
Εγγραφείτε στη λογιστική μέθοδο για λογιστικοποίηση λογιστικών ποσών σε ειδικό λογαριασμό (ρήτρα 7 του PBU 1/2008).
Κανονισμοί σχετικά με τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών
Στο άρθρο, θα προχωρήσουμε από το γεγονός ότι η εταιρεία αποφάσισε να ανοίξει ξεχωριστό ειδικό λογαριασμό κάρτας.
Η ρύθμιση για τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών αποτελεί μεθοδολογικό οδηγό για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας που εν ώρα υπηρεσίας εμπλέκονται με κάποιο τρόπο σε αυτή τη διαδικασία.
Στον κανονισμό για τη χρήση εταιρικών καρτών, συνιστούμε να ορίσετε:
Λίστα εξόδων και συναλλαγών που μπορεί να πραγματοποιήσει ένας εργαζόμενος με χρήση εταιρικής κάρτας. Λάβετε υπόψη: ο κατάλογος των λειτουργιών που επιτρέπονται εντός της Ρωσικής Ομοσπονδίας διαφέρει από τον κατάλογο των πράξεων που επιτρέπονται στο εξωτερικό. Και οι δύο λίστες εμφανίζονται στον πίνακα.
Όρια στις εταιρικές κάρτες. Μπορεί να διαφέρουν για διαφορετικές θέσεις.
Η περίοδος μετά την οποία ο εργαζόμενος πρέπει να επιστρέψει την κάρτα.
Παραγγελία από κατόχους καρτών κατά ποσά που δαπανήθηκαν.
Η περίοδος κατά την οποία ο εργαζόμενος πρέπει να υποβάλει στην εταιρεία προκαταρκτική έκθεση με συνημμένα δικαιολογητικά.
Μια κατά προσέγγιση λίστα εγγράφων που γίνονται δεκτά ως επιβεβαίωση των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν. Μπορείτε να φτιάξετε ένα άλμπουμ με τα δείγματά τους και να το κάνετε συνημμένο στη θέση. Στη συνέχεια, οι εργαζόμενοι θα έχουν μια οπτική ιδέα για το ποιο έγγραφο πρέπει να απαιτούν όταν πληρώνουν με κάρτα.
Απαιτήσεις για τη διασφάλιση της προστασίας των πληροφοριών σχετικά με τον κωδικό PIN.
Διαδικασία για την απώλεια της κάρτας.
Είδη παραβίασης παραγγελίας και διαδικασία αποζημίωσης για ζημιά από κατόχους κάρτας.
Κατάλογος συναλλαγών με κάρτα
| Είδος λειτουργίας | Σκοπός δαπανών | Εδαφος | |
| RF | εκτός της Ρωσικής Ομοσπονδίας | ||
| Ανάληψη μετρητών σε ρούβλια από εταιρική κάρτα | + | - | |
| Ταξίδια και έξοδα | + | - | |
| Πληρωμή χωρίς μετρητά σε ρούβλια με εταιρική κάρτα | Επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας | + | - |
| + | - | ||
| Ανάληψη μετρητών από εταιρική κάρτα | Επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας | - | - |
| Έξοδα μετακίνησης και φιλοξενίας | - | + | |
| Πληρωμή χωρίς μετρητά σε ξένο νόμισμα με εταιρική κάρτα | Επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας | - | - |
| Έξοδα μετακίνησης και φιλοξενίας | - | + | |
Εναλλακτική λύση στη διάταξη για τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών μπορεί να είναι μια ξεχωριστή ενότητα για τη χρήση εταιρικών καρτών σε άλλη τοπική κανονιστική πράξη της εταιρείας. Ένα τέτοιο τμήμα, για παράδειγμα, μπορεί να συμπληρωθεί με διάταξη σχετικά με τη διαδικασία και το ύψος της επιστροφής των εξόδων ταξιδίου, την υποβολή προκαταβολών για τα έξοδα ταξιδιού και τις επιχειρήσεις των εργαζομένων της εταιρείας. Φαίνεται παρακάτω.
Ποιος έχει το δικαίωμα χρήσης εταιρικών καρτών στην εταιρεία
Δικαίωμα χρήσης εταιρικών καρτών έχουν οι εργαζόμενοι στους οποίους εκδίδονται αυτές οι κάρτες. Κατά την έκδοση εταιρικών καρτών, η εταιρεία υποβάλλει στην τράπεζα εγκεκριμένο κατάλογο εργαζομένων της εταιρείας που δικαιούνται να χρησιμοποιούν τις κάρτες.
Εάν ο επικεφαλής της εταιρείας αποφασίσει ότι είναι πιο βολικό να χρησιμοποιείτε μη ονομαστικές εταιρικές κάρτες, εκδίδει εντολή για την έγκριση της λίστας θέσεων, η πλήρωση της οποίας δίνει το δικαίωμα χρήσης μη ονομαστικών εταιρικών καρτών για την πληρωμή αγαθών και υπηρεσίες για λογαριασμό και προς το συμφέρον της εταιρείας. Δείτε ένα δείγμα παραγγελίας παρακάτω.
Κατά τη σύνταξη μιας λίστας, να έχετε κατά νου ότι δεν μπορεί να αντιγράψει πλήρως τη στελέχωση. Είναι απαραίτητο να διεξαχθεί ένα εύλογο δείγμα και να μην περιλαμβάνονται θέσεις (επαγγέλματα) στις οποίες η εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων δεν συνεπάγεται πληρωμή για αγαθά και υπηρεσίες για λογαριασμό και προς το συμφέρον της εταιρείας.
Εξοικείωση των εργαζομένων με τη θέση κάτω από την υπογραφή
Όλοι οι υπάλληλοι για τους οποίους εκδίδονται προσωποποιημένες κάρτες και των οποίων οι θέσεις αναφέρονται στην παραγγελία πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με την υπογραφή του εγκεκριμένου κανονισμού για τη διαδικασία χρήσης εταιρικών τραπεζικών καρτών ή με την τοπική κανονιστική πράξη στην οποία υπάρχει αντίστοιχη ενότητα.
Το γεγονός της εξοικείωσης μπορεί να καταγραφεί στο τελευταίο φύλλο της θέσης ή σε ξεχωριστό έγγραφο (για παράδειγμα, σε δήλωση ή ημερολόγιο).
Αποθήκευση, έκδοση και επιστροφή εταιρικών καρτών
Για τον αποκλεισμό περιπτώσεων απώλειας εταιρικών καρτών, καθώς και κακής χρήσης ή κλοπής, η εταιρεία πρέπει να θεσπίσει αυστηρό έλεγχο στην αποθήκευση και διακίνηση των εταιρικών καρτών.
Οι επώνυμες εταιρικές τραπεζικές κάρτες μπορούν να βρίσκονται στα χέρια των κατόχων, υπό την προϋπόθεση ότι συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις ασφαλείας.
Κατά κανόνα, οι μη κατονομασμένες εταιρικές κάρτες εκδίδονται σε έναν υπάλληλο για να εκτελέσει μια συγκεκριμένη εργασία - πληρωμή για έξοδα ταξιδιού, φιλοξενίας ή άλλα έξοδα.
Η τεκμηρίωση της μεταφοράς κάρτας σε εργαζόμενο δεν ρυθμίζεται από το νόμο. Είναι προτιμότερο να εγκριθεί αυτή η διαδικασία στον κανονισμό για τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών. Η παραγγελία μπορεί να είναι:
Ο υπάλληλος συντάσσει αίτηση για την έκδοση ανώνυμη εταιρική κάρτα με σκεπτικό για το σκοπό της προτεινόμενης δαπάνης κεφαλαίων.
Ο διευθυντής εγκρίνει την αίτηση του υπαλλήλου και υποδεικνύει το όριο μιας μη εξατομικευμένης κάρτας. Δείγμα αίτησης παρέχεται παρακάτω.
Σημειώστε: δεν υπάρχουν εξαιρέσεις για την περίπτωση κατά την οποία ο υπόλογος είναι ο επικεφαλής της εταιρείας, η νομοθεσία δεν προβλέπει. Αλλά η εταιρεία έχει το δικαίωμα να ταξινομεί ανεξάρτητα τις προϋποθέσεις χρήσης εταιρικών καρτών ανά θέση.
Οι εταιρικές κάρτες εκδίδονται για χρονικό διάστημα που ορίζει ο κανονισμός. Δίνεται η δυνατότητα έκδοσης κάρτας για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, το οποίο διαφέρει από αυτό που ορίζεται στον κανονισμό της εταιρείας, βάσει εντολής του επικεφαλής της εταιρείας.
Εάν ένας υπάλληλος ταξιδεύει συνεχώς σε επαγγελματικά ταξίδια, με ξεχωριστή εντολή του επικεφαλής, μπορεί να του εκδοθεί εταιρική κάρτα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Εάν η προθεσμία για την επιστροφή μιας μη κατονομαζόμενης εταιρικής κάρτας χαθεί, το άτομο που είναι εξουσιοδοτημένο να ελέγχει την κίνησή του πρέπει να ενημερώσει σχετικά τον αρχηγό και στη συνέχεια λαμβάνεται απόφαση για μπλοκάρισμα της κάρτας ή άλλη απόφαση με τον ένοχο υπόλογο.
Εφημερίδα λογιστικής της κίνησης των εταιρικών καρτών
Η ημερομηνία, ο όρος, ο σκοπός έκδοσης εταιρικής κάρτας, ο αριθμός, το όριο, η θέση και το επώνυμο του εργαζομένου καταγράφονται στο ημερολόγιο για την καταχώριση αποδοχής και έκδοσης καρτών (το ημερολόγιο διακίνησης εταιρικών τραπεζικών καρτών).
Τα γεγονότα παραλαβής και επιστροφής από υπάλληλο εταιρικής κάρτας πρέπει να επιβεβαιώνονται με υπογραφές στο ημερολόγιο του υπόλογου και του υπολόγου που είναι υπεύθυνος για την αποθήκευσή τους.
Δείτε παρακάτω δείγμα καταγραφής.
Πώς να υπολογίσετε τα χρήματα που δαπανήθηκαν
Η διαδικασία αναφοράς των εργαζομένων σχετικά με τη δαπάνη κεφαλαίων σε εταιρική κάρτα δεν καθορίζεται με χωριστή κανονιστική πράξη. Αλλά η εταιρεία μπορεί να το αναπτύξει μόνη της, με βάση τους κανόνες που διέπουν τη διαδικασία αναφοράς για τις δαπάνες μετρητών υπόλογων ποσών.
Η προθεσμία υποβολής προκαταρκτικής αναφοράς για τη χρήση κεφαλαίων από εταιρική τραπεζική κάρτα μπορεί να οριστεί στον κανονισμό για τη διαδικασία χρήσης εταιρικών καρτών. Μπορεί να οριστεί σε εργάσιμες ημέρες από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας που προβλέπεται για την εκτέλεση μιας παραγγελίας ή την επιστροφή από επαγγελματικό ταξίδι.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενοποιημένη μορφή της εκ των προτέρων αναφοράς Νο. AO-1, που εγκρίθηκε με το Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 1ης Αυγούστου 2001 Νο. 55.
Επίσης, η εταιρεία έχει το δικαίωμα να αναπτύξει τη δική της λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά που σχετίζονται με το συνδυασμό δαπανών μετρητών και μη μετρητών (ρήτρα 4, άρθρο 9 του νόμου αριθ. 402-FZ).
Εφιστήστε την προσοχή των υπόλογων προσώπων σας σε ένα χαρακτηριστικό της σύνταξης προκαταρκτικής αναφοράς για τη δαπάνη χρημάτων από μια εταιρική κάρτα.
Η απόδειξη που λαμβάνει ένας εργαζόμενος κατά την ανάληψη μετρητών από ένα ΑΤΜ δεν μπορεί, από μόνη της, να θεωρηθεί ως έγγραφο που επιβεβαιώνει τα έξοδα του εργαζομένου.
Η προκαταρκτική αναφορά πρέπει να συνοδεύεται από επιταγές (άλλα έγγραφα) που υποδεικνύουν την προβλεπόμενη χρήση των μετρητών που έχουν αναληφθεί από την κάρτα. Το υπόλοιπο των αχρησιμοποίητων μετρητών που αναλήφθηκαν από την κάρτα πρέπει να καταβληθεί από τον εργαζόμενο στο ταμείο της εταιρείας. Η προκαταρκτική αναφορά του εργαζομένου πρέπει να εγκριθεί από τον επικεφαλής της εταιρείας.
Οι εταιρικές κάρτες είναι ανάλογο μετρητών για έκθεση και βιβλιάριο επιταγών, μόνο χωρίς έγγραφα και ταμειακό γραφείο.
Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:
- Πώς να κάνετε ανάληψη χρημάτων από τρεχούμενο λογαριασμό για εταιρικές ανάγκες
- Τι είναι η εταιρική κάρτα ενός οργανισμού και πώς λειτουργεί
- Πώς να ανοίξετε μια εταιρική κάρτα και πού να την αναφέρετε
- Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να πληρώσει με εταιρική κάρτα
- Πώς να αναφέρετε στο λογιστήριο για αγορές και αναλήψεις μετρητών
- Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα: μια εταιρική κάρτα έναντι μετρητών για μια αναφορά και ένα βιβλιάριο επιταγών
Πώς να δώσετε σε έναν εργαζόμενο χρήματα από τρεχούμενο λογαριασμό για εταιρικές ανάγκες
Υπάρχουν τρεις τρόποι για ανάληψη χρημάτων από έναν τραπεζικό λογαριασμό:
- Έκδοση μετρητών από το ταμείο του οργανισμού σύμφωνα με την έκθεση.
- Βιβλίο επιταγών - τα χρήματα εκδίδονται από τον τρεχούμενο λογαριασμό της εταιρείας στο ταμείο της τράπεζας.
- Εταιρική τραπεζική κάρτα.
Χρήματα κάτω από την έκθεσηχρησιμοποιούνται για τις ανάγκες της εταιρείας, που για κάποιο λόγο δεν είναι βολικό να πληρωθούν με τραπεζικό έμβασμα: αγορά γραφικής ύλης, δοχείων εκτυπωτών, βενζίνης, εισιτηρίων θεάτρου για συνεργάτες της εταιρείας, έξοδα μετακίνησης κ.λπ.
Για να εκδώσει μετρητά σύμφωνα με την αναφορά, ο οργανισμός πρέπει να έχει ταμία και ταμία.
Δίνονται χρήματα σε συγκεκριμένο υπάλληλο για συγκεκριμένες ανάγκες. Για να γίνει αυτό, ο υπάλληλος γράφει μια δήλωση, ο λογιστής εκδίδει εντολή εξόδων και ζητά χρήματα στο ταμείο του οργανισμού.
Όταν ένας υπάλληλος ξοδεύει τα εκδοθέντα χρήματα, πρέπει να αναφέρει - να υποβάλει εκ των προτέρων έκθεση και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έξοδα στο λογιστήριο: επιταγές, αποδείξεις, εισιτήρια κ.λπ.
Καρνέ επιταγώνκατάλληλο για μεμονωμένους επιχειρηματίες και οργανισμούς που δεν διαθέτουν ταμειακή μηχανή. Με τη βοήθεια βιβλιαρίου επιταγών, μπορείτε να γράψετε το ποσό για τον εργαζόμενο, το οποίο θα εκδοθεί από τον τρεχούμενο λογαριασμό στο ταμείο της τράπεζας.
Εταιρική κάρτασας επιτρέπει να εκδίδετε χρήματα σε υπαλλήλους χωρίς έγγραφα και ταμειακές μηχανές. Δώστε στον υπάλληλο μια κάρτα, μεταφέρετε χρήματα σε αυτήν από τον τρεχούμενο λογαριασμό της εταιρείας - και αυτό είναι.
Πώς λειτουργεί μια εταιρική κάρτα
Για εταιρική κάρτα, η τράπεζα ανοίγει ξεχωριστό λογαριασμό κάρτας, στον οποίο μεταφέρετε χρήματα από τον τρέχοντα λογαριασμό της εταιρείας σας. Η Τράπεζα ή ο κάτοχος του τρεχούμενου λογαριασμού μπορεί να θέσει όρια στις αναλήψεις μετρητών κατά τη διεξαγωγή συναλλαγών χωρίς μετρητά.
Πολλές εταιρικές κάρτες μπορούν να εκδοθούν σε έναν λογαριασμό κάρτας. Οι εταιρικές κάρτες είναι πάντα εξατομικευμένες, επομένως μόνο ο κάτοχος μπορεί να τις χρησιμοποιήσει, δεν μπορείτε να δώσετε την κάρτα σε άλλα άτομα.
Πώς να ανοίξετε μια εταιρική κάρτα και ποιον να ενημερώσετε σχετικά
Ανοίγεται εταιρική κάρτα στην τράπεζα κατόπιν αιτήματος του πελάτη, ενώ ειδικός λογαριασμός κάρτας ανοίγεται για νομικό πρόσωπο. Η τράπεζα ενημερώνει τη φορολογική υπηρεσία ανεξάρτητα από το άνοιγμα τέτοιου λογαριασμού. Δεν είναι απαραίτητο να αναφέρετε το άνοιγμα λογαριασμού στο FSS και στο PFR, αυτή η απαίτηση ακυρώθηκε το 2014 με τροποποιήσεις στο 59-FZ.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια εταιρική κάρτα
Μια εταιρική κάρτα λειτουργεί όπως μια κανονική τραπεζική κάρτα ενός ατόμου: μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πληρωμή αγορών σε καταστήματα, στο Διαδίκτυο και για ανάληψη μετρητών από ένα ΑΤΜ. Πληρώστε με εταιρική κάρτα μόνο για τις ανάγκες της εταιρείας, δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προσωπικούς σκοπούς.
Διατηρήστε όλες τις επιταγές και τις αποδείξεις που επιβεβαιώνουν τις αγορές χρησιμοποιώντας μια εταιρική κάρτα: θα σας φανούν χρήσιμες όταν υποβάλετε μια εκ των προτέρων αναφορά. Για να αναφέρετε τις αγορές μέσω Διαδικτύου, αρκεί μια τραπεζική κίνηση και ένα γραπτό επεξηγηματικό σημείωμα από έναν υπάλληλο.
Τι μπορεί να πληρωθεί με εταιρική κάρτα
- Κόστος που σχετίζεται με τις κύριες δραστηριότητες του οργανισμού:
- - αγορά αγαθών, διακανονισμοί με προμηθευτές.
- — πληρωμή για υπηρεσίες που σχετίζονται με τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας·
- Έξοδα ταξιδιού και φιλοξενίας:
- — πληρωμή του λογαριασμού στο εστιατόριο·
- - αγορά εισιτηρίων
- - πληρωμή για διαμονή σε ξενοδοχείο
- - ενοικίαση αυτοκινήτου;
- - μεροκάματα για τους εργαζόμενους.
- — πληρωμή για τις υπηρεσίες διερμηνέα·
- Οικιακά και γενικά έξοδα:
- – αγορά γραφικής ύλης, εξοπλισμού γραφείου, λογισμικού.
- — αγορά αγαθών στο Διαδίκτυο (εκπαιδευτικό υλικό, βιβλία κ.λπ.)
- — πληρωμή για υπηρεσίες courier και άλλες επαγγελματικές (εργασίες επισκευής, εγκατάσταση και διαμόρφωση εξοπλισμού, απομάκρυνση απορριμμάτων, καθαρισμός χώρων κ.λπ.)·
- - άλλα οικιακά έξοδα - οτιδήποτε σχετίζεται με τον καθαρισμό, το φωτισμό και τη θέρμανση: απορρυπαντικά για τον καθαρισμό, θερμάστρες, λαμπτήρες κ.λπ.
- Ναύλος:
- — πληρωμή για βενζίνη·
- - το κόστος συντήρησης των υπηρεσιακών οχημάτων.
Τι δεν μπορεί να πληρωθεί με εταιρική κάρτα
Η εταιρική κάρτα δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τους ακόλουθους σκοπούς:
- αγορά αγαθών για προσωπικούς σκοπούς·
- πληρωμή μισθών·
- πληρωμή κοινωνικών πληρωμών·
- αποπληρωμή οφειλής για εξυπηρέτηση τρεχούμενου λογαριασμού.
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι όλες οι αγορές και οι αναλήψεις μετρητών καταγράφονται στην κίνηση λογαριασμού εταιρικής κάρτας και θα πρέπει να λογοδοτείτε για κάθε ενέργεια: δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εταιρική κάρτα για προσωπικούς σκοπούς.
Πρέπει επίσης να υποβάλετε αναφορά για ανάληψη μετρητών: δώστε επιταγές και γραπτές εξηγήσεις. Εάν αποσυρθούν και δεν δαπανηθούν, τότε τα χρήματα πρέπει να επιστραφούν στο λογιστήριο - αυτό θα καταγραφεί στο πιστωτικό δελτίο.
Παρόμοια κατάσταση με την έκδοση ημερομισθίων σε άλλον εργαζόμενο. Χρειαζόμαστε έγγραφα που να επιβεβαιώνουν το γεγονός της προβλεπόμενης χρήσης των χρημάτων της εταιρείας, τα οποία σε αυτήν την περίπτωση είναι αδύνατο να αποκτηθούν: ο υπάλληλος δεν θα σας εκδώσει επιταγή, πράγμα που σημαίνει ότι ξοδέψατε τα χρήματα για το λογιστήριο όχι για τις ανάγκες του Εταιρία.
Οι κοινωνικές υπηρεσίες και τα ταμεία εκτός προϋπολογισμού δεν θα λάβουν πληρωμή από την κάρτα: η ηλεκτρονική τράπεζα δεν πραγματοποιεί τέτοιες πληρωμές και δίνει ένα σφάλμα. Οι κοινωνικές εισφορές θα πρέπει να καταβάλλονται από τον τρεχούμενο λογαριασμό νομικού προσώπου μέσω του συστήματος διαχείρισης τραπεζικών εγγράφων.
Εάν δαπανηθούν εταιρικά χρήματα, θα παρακρατηθούν από τον μισθό σας στο ίδιο ποσό και θα τους επιβληθεί πρόστιμο για παράβαση της διαδικασίας αναφοράς. Αυτός ο κανόνας ισχύει για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του Διευθύνοντος Συμβούλου.
Πώς να ανανεώσετε μια εταιρική κάρτα
Μπορείτε να ανανεώσετε μια εταιρική κάρτα μόνο από τον τρέχοντα λογαριασμό του οργανισμού: απλώς εκδώστε μια εντολή πληρωμής στο σύστημα απομακρυσμένης τραπεζικής υπηρεσίας Internet-Client με σκοπό "Μεταφορά σε εταιρική κάρτα". Μπορείτε να πιστώσετε όσα χρήματα θέλετε και να ξοδέψετε 100.000 ρούβλια την ημέρα από όλες τις εταιρικές κάρτες. Στην SIAB Bank, αυτός ο περιορισμός ισχύει συνολικά για αναλήψεις μετρητών και συναλλαγές χωρίς μετρητά.
Είναι αδύνατο να αναπληρώσετε μια εταιρική κάρτα σε μετρητά μέσω τερματικού ή με μεταφορά από άλλη κάρτα.
Πώς να επιστρέψετε χρήματα από εταιρική κάρτα σε τρέχοντα λογαριασμό
Είναι αδύνατη η μεταφορά χρημάτων από τον λογαριασμό της εταιρικής κάρτας στον τρεχούμενο λογαριασμό της εταιρείας. Ωστόσο, υπάρχουν δύο τρόποι για να κάνετε ανάληψη χρημάτων από την κάρτα και να τα επιστρέψετε στον τρέχοντα λογαριασμό.
- Ανάληψη μετρητών και επιστροφή χρημάτων μέσω λογιστικής. Εκεί θα εκδώσουν εντολή πίστωσης και θα βάλουν τα χρήματα πίσω στον τρεχούμενο λογαριασμό.
- Κλείστε την κάρτα και τον λογαριασμό της κάρτας - τότε η τράπεζα θα μεταφέρει τα χρήματα στον τρέχοντα λογαριασμό της εταιρείας.
Πώς να αναφέρετε στο λογιστήριο για αγορές και αναλήψεις μετρητών από εταιρική κάρτα
Από προεπιλογή, πρέπει να υποβάλετε αναφορά εντός 3 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία:
- λήξη της περιόδου για την οποία εκδόθηκαν τα χρήματα·
- επιστροφή από επαγγελματικό ταξίδι·
- μετάβαση στη δουλειά (για παράδειγμα, μετά από διακοπές ή ασθένεια, εάν η προθεσμία για την έκδοση χρημάτων είναι εντός αυτής της περιόδου).
Ο επικεφαλής της εταιρείας μπορεί να καθιερώσει τη δική του διαδικασία αναφοράς.
Θα χρειαστεί να υποβάλετε μια προκαταρκτική αναφορά, ένα επεξηγηματικό σημείωμα και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις αγορές: επιταγές, αποδείξεις, τραπεζικά αντίγραφα (για επιβεβαίωση ηλεκτρονικών αγορών).
Τι θα συμβεί εάν δεν υποβάλετε αναφορά εξόδων κάρτας;
Θα υπάρχει πρόστιμο, και το υπόλογο ποσό θα παρακρατηθεί από τον μισθό, αλλά εντός των ορίων του μέσου μηνιαίου μισθού, είναι παράνομη η παρακράτηση περισσότερου. Στο μέλλον, ένας αδίστακτος υπάλληλος μπορεί να αρνηθεί μια κάρτα, αλλά αυτό είναι στη διακριτική ευχέρεια του οργανισμού.
Σύνοψη εταιρικών καρτών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, σε σύγκριση με μετρητά κάτω από την αναφορά και ένα βιβλιάριο επιταγών
Σύγκριση μεθόδων έκδοσης χρημάτων από τον τρεχούμενο λογαριασμό του οργανισμού
Πρόσφατα, οι πληρωμές με εταιρική κάρτα έχουν γίνει συνηθισμένες για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Αυτά τα μέσα πληρωμής είναι εύκολα στη χρήση.
Λογιστική για εταιρικές κάρτεςπολύ απλό. Οι έμπειροι λογιστές, κατά κανόνα, δεν αντιμετωπίζουν κανένα πρόβλημα με την καταγραφή των συναλλαγών. Μπορεί να προκύψουν δυσκολίες κατά τη σύνταξη από τον υπάλληλο στον οποίο εκδόθηκε. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τα χαρακτηριστικά της αντανάκλασης των πράξεων.
Γενικές πληροφορίες
Οι εταιρικές κάρτες ονομάζονται τραπεζικές κάρτες, τα κεφάλαια των οποίων ανήκουν στον οργανισμό. Με τη βοήθειά τους πραγματοποιείται η πληρωμή των δαπανών που πραγματοποιούν οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο των επαγγελματικών τους δραστηριοτήτων.
Μπορεί να πραγματοποιηθεί πληρωμή με εταιρική κάρταέξοδα ταξιδιού, επιχειρήσεων, φιλοξενίας. Αυτό το μέσο πληρωμής δεν χρησιμοποιείται για προσωπικούς σκοπούς της εργαζομένης, με πίστωση των αποδοχών της, καθώς και για κοινωνικές παροχές.
Είδη
Υπάρχουν πιστωτικές και διακανονιστικές (χρεωστικές) κάρτες. Με τη βοήθεια του τελευταίου, η πληρωμή πραγματοποιείται σε βάρος κεφαλαίων που βρίσκονται στον λογαριασμό της επιχείρησης ή υπερανάληψης.
Για τις πιστωτικές κάρτες, αντίστοιχα, οι διακανονισμοί πραγματοποιούνται σε βάρος των δανειακών κεφαλαίων που παρέχονται από την τραπεζική δομή.
Χαρακτηριστικά της λειτουργίας
Η αναπλήρωση γίνεται με τραπεζικό έμβασμα. Για να γίνει αυτό, αποστέλλεται εντολή πληρωμής στον τραπεζικό οργανισμό.
Τα χρήματα δαπανώνται μόνο με τη χρήση της κάρτας. Μπορεί να είναι τόσο συνηθισμένες συναλλαγές χωρίς μετρητά όσο και αναλήψεις μετρητών.
Σε εταιρικές κάρτεςδεν ισχύουν τα όρια διακανονισμού που θέτει η Κεντρική Τράπεζα για διακανονισμούς σε μετρητά. Εν τω μεταξύ, οι τραπεζικοί οργανισμοί, με γνώμονα τις συστάσεις της Κεντρικής Τράπεζας, μπορούν να θέσουν όριο για την έκδοση. Για παράδειγμα, από Εταιρική κάρτα Sberbankτο μέγιστο ποσό είναι 100 χιλιάδες ρούβλια την ημέρα.
Οφέλη των μέσων πληρωμής
Μπορούν να σημειωθούν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα της χρήσης εταιρικών καρτών:
- Έλεγχος δαπανών των εργαζομένων. Πρώτον, όλες οι συναλλαγές θα εμφανίζονται στον λογαριασμό της εταιρείας. Δεύτερον, σχηματίζεται, το οποίο αντικατοπτρίζει όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για μια συγκεκριμένη περίοδο.
- Δυνατότητα χρήσης κεφαλαίων ανά πάσα στιγμή. Πρόσβαση στα χρήματα στον λογαριασμό όλο το εικοσιτετράωρο.
- Λειτουργικό μπλοκάρισμα της κάρτας σε περίπτωση προβλημάτων.
- Δυνατότητα χρήσης κεφαλαίων σε επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό. Δεν χρειάζεται να αγοράσετε ξένο νόμισμα όταν φεύγετε από τη Ρωσική Ομοσπονδία. Ταυτόχρονα, ένας υπάλληλος που βρίσκεται στο εξωτερικό μπορεί να είναι λειτουργικά από τη Ρωσία.
- Σημαντική εξοικονόμηση χρόνου κατά την κράτηση και την πληρωμή εισιτηρίων, δωματίων ξενοδοχείων.
Ειδοποίηση των IFTS και των κεφαλαίων
Οι πληροφορίες σχετικά με τον ανοιχτό λογαριασμό πρέπει να αποστέλλονται στη FIU, στο VSS και στη φορολογική υπηρεσία. Επί του παρόντος, η ειδοποίηση αποστέλλεται από τον ίδιο τον τραπεζικό οργανισμό που εξυπηρετεί τον λογαριασμό.
Η ειδοποίηση γίνεται εντός 7 ημερών (εργάσιμη).
Σημαντικές αποχρώσεις
Εταιρικές κάρτες για νομικά πρόσωπαπου εκδίδονται για συγκεκριμένους υπαλλήλους της επιχείρησης, δηλαδή είναι ονομαστικοί.
Αντανάκλαση των πράξεων σε λογιστική για εταιρικές κάρτεςδιενεργείται, κατά κανόνα, σε χωριστό λογαριασμό.
Ένας τραπεζικός λογαριασμός μπορεί να ανοίξει τόσο σε ρούβλια όσο και σε ξένο νόμισμα. Στην περίπτωση αυτή, στην πρώτη περίπτωση, δεν χρειάζεται να ανοίξετε επιπλέον λογαριασμό σε ξένο νόμισμα. Σύμφωνα με τον Κανονισμό της Κεντρικής Τράπεζας αριθ. 266-P, πληρωμή με εταιρική κάρταμπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα του λογαριασμού. Όταν λαμβάνετε, για παράδειγμα, δολάρια, το σύστημα της τράπεζας θα μετατρέψει το απαιτούμενο ποσό (αυτόματα μετατρέπει τα ρούβλια σε δολάρια).
Σκοποί δαπανών
Οι κανονιστικές πράξεις καθορίζουν έναν κατάλογο συναλλαγών που μπορούν να πραγματοποιηθούν σε ξένο νόμισμα με χρήση εταιρικής κάρτας:
- Παραλαβή μετρητών ξένου νομίσματος στο εξωτερικό της Ρωσικής Ομοσπονδίας για πληρωμή εκπροσώπησης, έξοδα ταξιδιού.
- Πληρωμή εξόδων (αντιπρόσωπος / ταξίδι) σε οργανισμούς εμπορίου / υπηρεσιών σε ξένο νόμισμα εκτός Ρωσίας.
Άλλες συναλλαγές θεωρούνται παράνομες. Η παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τον κατάλογο πραγματοποιείται από την τραπεζική δομή.
Τοπικό έγγραφο του οργανισμού
Η επιχείρηση θα πρέπει να αναπτύξει μια πράξη που να καθορίζει τους βασικούς κανόνες για τη χρήση των εταιρικών καρτών. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να ορίζει:
- Κατάλογος λειτουργιών και εξόδων που επιτρέπεται να εκτελεί ένας υπάλληλος.
- Όρια τακτοποίησης.
- Διαδικασία παροχής έκθεση εταιρικής κάρτας.
- Πληροφορίες σχετικά με το απαράδεκτο αποκάλυψης του κωδικού PIN σε τρίτους.
- Η περίοδος κατά την οποία ένας εργαζόμενος υποχρεούται να υποβάλει εκ των προτέρων έκθεση για εταιρική κάρτα. Στην ίδια παράγραφο, καλό είναι να αναγράφονται τα έγγραφα που θα επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες.
Εκτός:
- Με εντολή του επικεφαλής καθορίζεται ο κύκλος των εργαζομένων που δικαιούνται να λαμβάνουν εταιρικές κάρτες.
- Συνάπτονται συμφωνίες ευθύνης με τους σχετικούς υπαλλήλους.
- Οι υπάλληλοι-κάτοχοι κάρτας πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τη διαδικασία χρήσης καρτών υπό υπογραφή.
Η επιστροφή και η έκδοση των μέσων πληρωμής πραγματοποιείται σε ειδικό καθολικό.
Χαρακτηριστικά αντανάκλασης
Λογιστική για τρεχούμενο λογαριασμόδιενεργείται στην επιχείρηση για λογαριασμό. 55. Ανοίγει υπολογαριασμός για αυτόν 55.4.
Εάν ο λογαριασμός προβλέπεται, συνιστάται η δημιουργία υπολογαριασμών δεύτερης σειράς: «Ελάχιστο υπόλοιπο» και «Όριο πληρωμής».
Εάν ο οργανισμός έχει ανοίξει πολλούς λογαριασμούς (για κάθε κάρτα), τότε δημιουργείται ο υπολογαριασμός 55.4 για καθέναν από αυτούς. Εάν εκδοθούν σε έναν λογαριασμό πολλές κάρτες διαφορετικών υπαλλήλων που πραγματοποιούν πληρωμές εντός του γενικού ορίου, η ανάγκη διατήρησης αναλυτικών αρχείων στο πλαίσιο των κατόχων καθορίζεται από την επιχείρηση ανεξάρτητα.
Σε περιπτώσεις που μια εταιρική κάρτα συνδέεται με έναν μόνο τρεχούμενο λογαριασμό, συνιστάται η δημιουργία υπολογαριασμού στον λογαριασμό. 51 ή 52.
Λογιστική λειτουργιών
Για λόγους ευκολίας, οι κανόνες για την καταγραφή των συναλλαγών παρουσιάζονται στον πίνακα:
Σκοπός | Επιβεβαίωση |
||
Μεταφορά του ποσού του ορίου πληρωμής και του ελάχιστου υπολοίπου (σε ρούβλια) από τον λογαριασμό της επιχείρησης στον λογαριασμό κάρτας (ρούβλι) | Εκχύλισμα. |
||
Μεταφορά του ορίου πληρωμής και του ελάχιστου υπολοίπου σε ξένο νόμισμα από λογαριασμό ξένου νομίσματος σε εταιρικό. | Έγγραφο πληρωμής, τραπεζικό αντίγραφο. |
||
Λήψη πιστωτικών κεφαλαίων στον λογαριασμό της κάρτας κατά την ημερομηνία μιας μεμονωμένης πίστωσης, εάν έχει συναφθεί κατάλληλη συμφωνία με την τραπεζική δομή | Τραπεζική εντολή, αντίγραφο κίνησης. |
||
Λήψη πιστωτικών κεφαλαίων στον λογαριασμό της κάρτας την ημέρα πληρωμής από πιστωτικά κεφάλαια τραπεζικού οργανισμού ελλείψει ιδίων χρημάτων της εταιρείας, εάν υπογραφεί συμφωνία υπερανάληψης με την τράπεζα | Τραπεζικό αντίγραφο, ένταλμα. |
||
Πληρωμή τραπεζικών προμηθειών για έκδοση, έκδοση, εξυπηρέτηση κάρτας | |||
Υπολογισμός τόκων δανείου που παρέχεται από εταιρική κάρτα | Τραπεζικό αντίγραφο, λογιστικό αντίγραφο. |
||
Μεταφορά κεφαλαίων για την αποπληρωμή δανείου ή τόκοι δανείου που ελήφθη σε σχέση με τη χρήση κάρτας | Εντολή πληρωμής (έγγραφο), αντίγραφο τραπεζικού λογαριασμού. |
Για να αντικατοπτρίζει την αναπλήρωση εταιρική κάρτα σε "1C"Χρησιμοποιείται το παραστατικό "Διαγραφή από λογαριασμό" Βρίσκεται στην ενότητα "Τράπεζα και ταμείο".
Λογιστική Διακανονισμού
Υπάρχουν δύο επιλογές για την καταγραφή συναλλαγών: απλοποιημένη και ακαδημαϊκή. Τα χαρακτηριστικά τους φαίνονται στους πίνακες.
Σκοπός | Επιβεβαίωση |
||
Αντανάκλαση των ποσών των εργασιών, των υπηρεσιών, των αγαθών που καταβάλλονται από την κάρτα, καθώς και των μετρητών που αναλήφθηκαν από την κάρτα στο πλαίσιο των κατόχων (δηλώντων υπαλλήλων) κατά την ημερομηνία που αναφέρεται στην τραπεζική κίνηση | Τραπεζικό αντίγραφο με εφαρμογή αποκρυπτογράφησης εταιρικών καρτών. |
||
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 κ.λπ. | Αποτύπωση πληρωμένων υλικών, εργασιών, υπηρεσιών, σύμφωνα με την προκαταρκτική έκθεση που υπέβαλε ο υπάλληλος με συνημμένα δικαιολογητικά, κατά την ημερομηνία της έκθεσης. | Λογαριασμοί, εισιτήρια, πρωτότυπα δελτία, αποδείξεις ΑΤΜ κ.λπ. |
Σκοπός | Επιβεβαίωση |
||
10, 20, 26, 44 κ.λπ. | Αντανάκλαση υλικών, έργων, υπηρεσιών που πληρώνονται με εταιρική κάρτα, σύμφωνα με την έκθεση με τα δικαιολογητικά κατά την ημερομηνία υποβολής της | Εισιτήρια, αποδείξεις, πρωτότυπα δελτία, αποδείξεις τερματικού κ.λπ. |
|
Αντανάκλαση μιας συναλλαγής που έγινε σε κάρτα, αλλά δεν καταχωρήθηκε σε τραπεζικό λογαριασμό | Λογιστικές πληροφορίες. |
||
Αντανάκλαση του ποσού των καταβληθέντων αγαθών, έργων, υπηρεσιών, μετρητών που αναλήφθηκαν από την κάρτα, στο πλαίσιο των υπόλογων προσώπων την ημέρα που αντικατοπτρίζονται σε τραπεζικό αντίγραφο κίνησης | Τραπεζικό αντίγραφο με στοιχεία κάρτας. |
Εάν η ημερομηνία έκθεση εταιρικής κάρταςσυμπίπτει με την ημέρα που η συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στην κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού, οι καταχωρήσεις γίνονται σύμφωνα με την πρώτη επιλογή.
Επιπλέον, και για τις δύο επιλογές, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη το ύψος της ζημιάς:
Σκοπός | Επιβεβαίωση |
||
Αντανάκλαση του ποσού της υλικής ζημιάς που προκλήθηκε λόγω αδυναμίας του εργαζομένου να προσκομίσει δικαιολογητικά ή σε σχέση με τη χρήση κεφαλαίων κάρτας για προσωπικές ανάγκες | Τραπεζικό αντίγραφο, λογιστικό αντίγραφο. |
||
Αποζημίωση για ζημιά από εργαζόμενο μέσω του ταμείου της επιχείρησης ή με έκπτωση από τα κέρδη | Λογιστική κατάσταση, πιστωτικό σημείωμα. |
Αναφορά εταιρικού χάρτη: παράδειγμα
Ο υπάλληλος που έλαβε τα κεφάλαια σύμφωνα με την έκθεση πρέπει να προσκομίσει ένα έγγραφο που να περιγράφει όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Σε αυτό επισυνάπτονται υποστηρικτικά χαρτιά. Οι σχετικές οδηγίες καθορίζονται στη Διαδικασία που εγκρίνεται με τις οδηγίες της Κεντρικής Τράπεζας.
Με εντολή της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής του 2001, εγκρίθηκε το τυποποιημένο έντυπο της έκθεσης AO-1.
Στη μορφή, ωστόσο, δεν υπάρχουν γραμμές στις οποίες είναι δυνατό να αντικατοπτρίζονται οι πράξεις σε εταιρικές κάρτες. Μπορείτε να διορθώσετε την κατάσταση με δύο τρόπους:
- Συμπληρώστε την τυπική φόρμα. Όπως ορίζεται στη Διαδικασία, ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να προσθέσει επιπλέον γραμμές στην ενοποιημένη φόρμα.
- Σχεδιάστε τη δική σας φόρμα. Τα ενιαία έντυπα από 01.01.2013 δεν θεωρούνται υποχρεωτικά για τις επιχειρήσεις. Η αντίστοιχη διάταξη απορρέει από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402.
Εξετάστε ένα παράδειγμα. Ο υπάλληλος δόθηκε Εταιρική κάρτα Sberbank, όπου διατίθενται 50 χιλιάδες ρούβλια. Του δόθηκε εντολή να αγοράσει μια πολυλειτουργική συσκευή, το κόστος της οποίας είναι 110 χιλιάδες ρούβλια. Σύμφωνα με την εντολή πληρωμής, 65 χιλιάδες ρούβλια μεταφέρθηκαν στην κάρτα. Μετά την αγορά της συσκευής, το υπόλοιπο αποδείχθηκε ότι ήταν 5.000 ρούβλια.
Ο λογιστής της επιχείρησης συμπληρώνει το τυποποιημένο έντυπο της έκθεσης με πολλές γραμμές. Πρώτα απ 'όλα, παρέχονται στήλες που αντικατοπτρίζουν τα ποσά των κεφαλαίων από την ημερομηνία που χρησιμοποιήθηκε η κάρτα:
- «Υπόλοιπο στην κάρτα». Αυτή η γραμμή συμπληρώνεται εάν ο εργαζόμενος δεν παρέδωσε το μέσο πληρωμής.
- «Έκδοση αριθμ. κάρτας ...». Αυτή η γραμμή περιέχει πληροφορίες εάν το μέσο πληρωμής είχε εκδοθεί πριν από την εκτέλεση της εργασίας.
Σύμφωνα με τις συνθήκες του παραδείγματος, το υπόλοιπο στην κάρτα αναγνωρίζεται ως ίσο με 0, αφού η κάρτα εκδόθηκε στον εργαζόμενο πριν την ολοκλήρωση της ανάθεσης. Η γραμμή "Εκδόθηκε κάρτα" υποδεικνύει τον αριθμό της και το διαθέσιμο ποσό.
Για να αντικατοπτρίζει την αναπλήρωση των κεφαλαίων, η στήλη "Εντολή πληρωμής" προστέθηκε στην αναφορά. Η ημερομηνία, ο αριθμός εγγράφου υποδεικνύεται εδώ.
Η γραμμή "Σύνολο" πρέπει να περιέχει το ποσό του υπολοίπου στην εκδοθείσα κάρτα και το ποσό της επιπλέον μεταφοράς. Σύμφωνα με τις συνθήκες του παραδείγματος, το σύνολο είναι 115 χιλιάδες ρούβλια.
Στην πίσω όψη της έκθεσης, θα πρέπει να αναγράφονται τα έγγραφα με τα οποία ο εργαζόμενος επιβεβαιώνει τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Ο εργαζόμενος πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία της δαπάνης και το ποσό.
ΑΝΑΛΗΨΗ ΜΕΤΡΗΤΩΝ
Κατά την ανάπτυξη ενός εντύπου αναφοράς, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί μια κατάσταση όπου ο εργαζόμενος δεν θα μπορεί να πληρώσει για υπηρεσίες ή αγαθά με τραπεζικό έμβασμα. Αντίστοιχα, ο εργαζόμενος θα πρέπει να εξαργυρώσει το απαιτούμενο ποσό.
Οι ακόλουθες γραμμές προστίθενται για να αντικατοπτρίζουν τέτοιες λειτουργίες:
- "Καταργήθηκε από τον χάρτη."
- «Μετρητά που ξοδεύτηκαν».
- "Προστέθηκε στην κάρτα μέσω του τερματικού."
- "Ταμειακό υπόλοιπο".
Όλες οι συναλλαγές με κεφάλαια απεικονίζονται στο μπροστινό μέρος της αναφοράς.
Απόδειξη παραλαβής του εγγράφου
Ο υπόλογος υπάλληλος πρέπει να υποβάλει αναφορά στον λογιστή ή στον επικεφαλής της επιχείρησης. Μετά από αυτό, το έγγραφο ελέγχεται και στη συνέχεια εγκρίνεται από τον διευθυντή του οργανισμού.
Τα αγαθά, οι υπηρεσίες που αγοράστηκαν από έναν υπάλληλο πιστώνονται. Ο υπάλληλος λαμβάνει μια απόδειξη για την αποδοχή της αναφοράς - το κάτω μέρος της φόρμας. Εάν δεν προβλέπεται στο έντυπο που έχει αναπτύξει η επιχείρηση, η απόδειξη συντάσσεται σε αυθαίρετη μορφή.
Έγκριση εντύπου
Σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες, ο επικεφαλής πρέπει να εγκρίνει το έντυπο που αναπτύχθηκε από την επιχείρηση ανεξάρτητα. Μια τέτοια απαίτηση ορίζεται στον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402. Η ίδια απαίτηση ισχύει επίσης εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί ενοποιημένη μορφή.
Συνήθως, δείγματα εντύπων πρωτογενών εγγράφων δίνονται στα παραρτήματα της εντολής έγκρισης της λογιστικής πολιτικής.
Άνοιγμα λογαριασμού
Για τη δημιουργία λογαριασμού με εταιρικές κάρτες, η εταιρεία θα χρειαστεί πρώτα τα απαραίτητα έγγραφα για να ανοίξει έναν κανονικό λογαριασμό. Επιπλέον, πρέπει να συντάξετε μια αίτηση, το έντυπο της οποίας παρέχεται από την τράπεζα. Είναι γραμμένο για κάθε υπάλληλο-κάτοχο κάρτας. Επισυνάπτονται και έγγραφα με τα οποία γίνεται η ταυτοποίηση των σχετικών υπαλλήλων. Αυτό, ειδικότερα, αφορά ένα διαβατήριο, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις εργασιακές σχέσεις με την επιχείρηση (αντίγραφο της σύμβασης). Η τράπεζα μπορεί να ζητήσει άλλα έγγραφα εάν είναι απαραίτητο.
1) λήψη μετρητών στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας για διακανονισμούς στη Ρωσική Ομοσπονδία σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζει η Τράπεζα της Ρωσίας, που σχετίζονται με τις οικονομικές δραστηριότητες μιας νομικής οντότητας στη Ρωσική Ομοσπονδία, καθώς και για την πληρωμή εξόδων που σχετίζεται με το επαγγελματικό ταξίδι υπαλλήλων των σχετικών νομικών οντοτήτων εντός της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας·
2) πληρωμή δαπανών χωρίς μετρητά στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας που σχετίζονται με το επαγγελματικό ταξίδι υπαλλήλων των σχετικών νομικών προσώπων στη Ρωσική Ομοσπονδία·
3) συναλλαγές χωρίς μετρητά στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας που σχετίζονται με την κύρια δραστηριότητα μιας νομικής οντότητας, στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας·
4) συναλλαγές χωρίς μετρητά στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας που σχετίζονται με την οικονομική δραστηριότητα μιας νομικής οντότητας, στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας·
5) πληρωμή χωρίς μετρητά στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας δαπανών αντιπροσωπευτικού χαρακτήρα στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας·
6) Πληρωμή χωρίς μετρητά δαπανών που σχετίζονται με το επαγγελματικό ταξίδι υπαλλήλων των οικείων νομικών προσώπων σε ξένα κράτη, σε ξένο νόμισμα.
7) πληρωμή δαπανών ψυχαγωγίας χωρίς μετρητά σε ξένο νόμισμα εκτός της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
8) λήψη μετρητών σε ξένο νόμισμα εκτός της Ρωσικής Ομοσπονδίας για την πληρωμή των εξόδων που σχετίζονται με το επαγγελματικό ταξίδι των υπαλλήλων των σχετικών νομικών προσώπων σε ξένα κράτη.
Κατά την εκτέλεση συναλλαγών που καθορίζονται στις υποπαραγράφους 1-5 της παρούσας παραγράφου, στο νόμισμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα κεφάλαια μπορούν να χρεώνονται από τους λογαριασμούς νομικών προσώπων κατοίκων σε ξένο νόμισμα.
Σε περιπτώσεις όπου οι διακανονισμοί σε ξένο νόμισμα επιτρέπονται για νομικά πρόσωπα από τη νομοθεσία περί νομισμάτων, κατά την πραγματοποίηση συναλλαγών σε ξένο νόμισμα που καθορίζονται στις υποπαραγράφους 6-8 της παρούσας παραγράφου, τα κεφάλαια μπορούν να χρεωθούν από τους λογαριασμούς νομικών προσώπων κατοίκων στο νόμισμα της Ρωσίας Ομοσπονδία. Σε αυτήν την περίπτωση, το ξένο νόμισμα που αποκτήθηκε από τον εκδότη σε βάρος των λογαριασμών σε ρούβλι του πελάτη για τον επακόλουθο διακανονισμό των συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν σε ξένο νόμισμα δεν πιστώνεται στον λογαριασμό τρεχούμενου νομίσματος του πελάτη - του κατόχου του λογαριασμού σε ρούβλι.
Τα κεφάλαια που χρεώνονται από τον λογαριασμό νομικής οντότητας ως αποτέλεσμα των συναλλαγών που αναφέρονται στις υποπαραγράφους 1, 2, 4 - 8 της παρούσας παραγράφου θεωρούνται ότι έχουν εκδοθεί από το νομικό πρόσωπο έναντι της αναφοράς του κατόχου της εταιρικής κάρτας. Η επιστροφή των αδιάθετων κεφαλαίων πραγματοποιείται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
· να λαμβάνετε ρωσικά ρούβλια σε μετρητά για διακανονισμούς στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας που σχετίζονται με τις οικονομικές δραστηριότητες μιας νομικής οντότητας στο έδαφος της χώρας μας, καθώς και για την πληρωμή δαπανών που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια εργαζομένων στη Ρωσία.
· να λαμβάνει μετρητά ξένο νόμισμα εκτός της Ρωσικής Ομοσπονδίας για την πληρωμή εξόδων για επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό.
· πραγματοποιεί πληρωμή δαπανών χωρίς μετρητά σε ρωσικά ρούβλια που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια εργαζομένων εντός της Ρωσικής Ομοσπονδίας και σε ξένο νόμισμα - σε επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό.
· πραγματοποιούν συναλλαγές χωρίς μετρητά στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας που σχετίζονται με την κύρια δραστηριότητα μιας νομικής οντότητας, σε ρωσικά ρούβλια.
· πραγματοποιούν πληρωμές χωρίς μετρητά σε ρωσικά ρούβλια για δαπάνες αντιπροσωπευτικού χαρακτήρα στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας και σε ξένο νόμισμα - εκτός Ρωσίας.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τις περισσότερες φορές οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πλαστικές κάρτες για να πληρώσουν τα έξοδα φιλοξενίας και ταξιδιού. Μπορείτε να εκτιμήσετε ιδιαίτερα την ευκολία χρήσης τραπεζικών καρτών κατά την αποστολή υπαλλήλων σε επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό. Επιπλέον, αυτό είναι επωφελές τόσο για άτομα που ταξιδεύουν στο εξωτερικό (δεν χρειάζεται να φέρουν μετρητά μαζί τους, επιπλέον, εξοικονομείται σημαντικά χρόνος για την οργάνωση ενός επαγγελματικού ταξιδιού) όσο και για οργανισμούς, καθώς δεν χρειάζεται να ανοίξετε λογαριασμό σε ξένο νόμισμα για αγορά μετρητά. Σύμφωνα με τον κανονισμό αριθ. 23-P, όταν τα κεφάλαια σε ρωσικά ρούβλια χρεώνονται από τον λογαριασμό πελάτη για την πληρωμή εξόδων σε ξένο νόμισμα, το ξένο νόμισμα που αποκτά η εκδότρια τράπεζα σε βάρος των λογαριασμών του πελάτη σε ρούβλια δεν πιστώνεται στην τρέχουσα λογαριασμό σε ξένο νόμισμα.
Σημείωση!
Τα κεφάλαια που χρεώνονται από λογαριασμό νομικού προσώπου ως αποτέλεσμα των συναλλαγών που καθορίζονται στις υποπαραγράφους 1, 2, 4 - 8 της παραγράφου 4.6 του Κανονισμού αριθ. 23-P θεωρούνται ότι έχουν εκδοθεί από το νομικό πρόσωπο έναντι του λογαριασμού του κατόχου της εταιρικής κάρτας . Η επιστροφή των αδιάθετων κεφαλαίων πραγματοποιείται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Το ποσό της αμοιβής που χρεώνει η τράπεζα για την εξυπηρέτηση ενός ειδικού λογαριασμού κάρτας στη λογιστική του οργανισμού σύμφωνα με την παράγραφο 11 του PBU 10/99 "Έξοδα του οργανισμού", που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 6 Μαΐου 1999 αριθ. 33n "Περί έγκρισης του κανονισμού για τη λογιστική" Τα έξοδα του οργανισμού "PBU 10/99" (εφεξής - PBU 10/99), είναι λειτουργικά έξοδα και λογιστικοποιούνται στη χρέωση του λογαριασμού 91.2 "Άλλα έξοδα". Στη φορολογική λογιστική, τα ποσά της αμοιβής που παρακρατούνται από την τράπεζα για την εξυπηρέτηση ειδικού λογαριασμού κάρτας λαμβάνονται υπόψη κατά την πλήρη φορολογία των κερδών σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Σημειωτέον ότι μεγάλη σημασία έχει η σωστή οργάνωση της αναλυτικής λογιστικής για τον υπολογαριασμό «Ειδικός λογαριασμός κάρτας».
Η αναλυτική λογιστική για αυτόν τον υπολογαριασμό θα πρέπει να οργανωθεί στο πλαίσιο συγκεκριμένων λογαριασμών καρτών που ανοίγονται σε μια συγκεκριμένη τράπεζα. Επιπλέον, τα analytics επηρεάζονται σημαντικά από τις προϋποθέσεις έκδοσης και χρήσης εταιρικών καρτών που προσφέρει η τράπεζα. Έτσι, για παράδειγμα, κατά τη σύναψη συμφωνίας με μια τράπεζα, η τράπεζα θέτει τον όρο ότι υπάρχει ένα ελάχιστο υπόλοιπο στον λογαριασμό του οργανισμού (μια ασφαλιστική κατάθεση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διακανονισμούς σε εξαιρετικές περιπτώσεις για την κάλυψη της υπέρβασης του ορίου πληρωμής ). Θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν υπολογαριασμοί δεύτερης τάξης «Ειδικός λογαριασμός κάρτας - ελάχιστο υπόλοιπο» και «Ειδικός λογαριασμός κάρτας - όριο πληρωμής».
Σημείωση!
Ας δούμε ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο οι συναλλαγές που χρησιμοποιούν κάρτα εταιρικού διακανονισμού αντικατοπτρίζονται στη λογιστική ενός οργανισμού.
Σε αυτό το παράδειγμα, το κόστος της διοργάνωσης ενός επίσημου δείπνου σε ένα εστιατόριο είναι οργανισμοί που, σύμφωνα με την ρήτρα 5 του PBU 10/99, αποτελούν έξοδα για συνήθεις δραστηριότητες. Στη λογιστική των εμπορικών οργανισμών, τα έξοδα αντιπροσώπευσης λαμβάνονται υπόψη ως μέρος του κόστους διανομής με αντικατοπτρισμό τους στο λογαριασμό 44 «Έξοδα πωλήσεων».
Η βάση για την αναγνώριση των εξόδων εκπροσώπησης σε αυτό το παράδειγμα είναι τα έγγραφα διακανονισμού που εκδίδονται από το εστιατόριο.
Για τον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος, τα έξοδα εκπροσώπησης που σχετίζονται με την επίσημη υποδοχή και συντήρηση εκπροσώπων άλλων οργανισμών που συμμετέχουν σε διαπραγματεύσεις για την καθιέρωση συνεργασίας λαμβάνονται υπόψη ως μέρος άλλων δαπανών που σχετίζονται με την παραγωγή και εφαρμογή του Κώδικα Φορολογίας του Ρωσική Ομοσπονδία). Υπενθυμίζεται ότι για λόγους φορολογικής λογιστικής, τα έξοδα φιλοξενίας υπόκεινται σε δελτίο. Σύμφωνα με τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα έξοδα φιλοξενίας κατά την περίοδο αναφοράς (φορολογική) περιλαμβάνονται σε άλλα έξοδα στο ποσό που δεν υπερβαίνει το 4% του κόστους εργασίας του φορολογούμενου για αυτήν την περίοδο αναφοράς (φορολογική). Σε αυτό το παράδειγμα, για την περίοδο αναφοράς (6 μήνες), ο οργανισμός μπορεί να λάβει υπόψη έξοδα ψυχαγωγίας ύψους 32.000 ρούβλια (800.000 x 4%) ως μέρος άλλων εξόδων. Επομένως, εάν ο οργανισμός δεν είχε άλλα έξοδα φιλοξενίας, τότε η πληρωμή για ένα επίσημο δείπνο σε ένα εστιατόριο μπορεί να ληφθεί πλήρως υπόψη για σκοπούς φορολογίας κερδών σε αυτήν την περίοδο αναφοράς.
Το ποσό του ΦΠΑ που καταβάλλεται στο εστιατόριο μπορεί να αφαιρεθεί πλήρως με βάση τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας μετά τη χρέωση των κεφαλαίων από τον τρεχούμενο λογαριασμό του οργανισμού και εάν υπάρχει τιμολόγιο που εκδίδεται από το εστιατόριο του Κώδικα Φορολογίας του Ρωσική Ομοσπονδία).
Στη λογιστική, ο οργανισμός θα αντικατοπτρίζει αυτό με τις ακόλουθες λογιστικές εγγραφές:
| Αλληλογραφία λογαριασμού | Ποσό, ρούβλια | ||
| Χρέωση | Πίστωση |
||
| Εκδίδεται βάσει της αναφοράς στον υπάλληλο του οργανισμού εταιρική κάρτα διακανονισμού για πληρωμή εξόδων φιλοξενίας. |
|||
| Η εταιρική κάρτα διακανονισμού επιστράφηκε από τον υπόλογο |
|||
| Ηχογραφημένη απόδειξη μετρητών |
|||
| Αντανακλά το κόστος της διοργάνωσης ενός επίσημου δείπνου σε ένα εστιατόριο |
|||
| Αντανακλά το ποσό του ΦΠΑ από το κόστος του επίσημου δείπνου |
|||
| Χρήματα που χρεώνονται από ειδικό λογαριασμό κάρτας βάσει τραπεζικού λογαριασμού |
|||
| Αποδεκτό για έκπτωση ΦΠΑ από υπηρεσίες εστιατορίου. |
|||
Σημείωση!
Σε περίπτωση που το ποσό των εξόδων φιλοξενίας υπερβαίνει το πρότυπο που καθορίζεται από τη φορολογική νομοθεσία, τότε για φορολογικούς σκοπούς, ο οργανισμός μπορεί να δεχθεί μόνο το κανονικοποιημένο ποσό των εξόδων φιλοξενίας ως έξοδα.
Τα ποσά του φόρου προστιθέμενης αξίας «εισροών» επί των κανονικοποιημένων δαπανών γίνονται δεκτά προς έκπτωση στο ποσό που αντιστοιχεί στα καθορισμένα πρότυπα. Αυτή η διάταξη καθορίζεται από τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Σημείωση!
Η χρήση του λογαριασμού 57 "Μεταφορές καθ' οδόν" από τον οργανισμό οφείλεται στο γεγονός ότι τα δελτία και οι αποδείξεις παραλαμβάνονται από το λογιστήριο και υποβάλλονται σε επεξεργασία έως ότου ληφθεί απόσπασμα σε ειδικό λογαριασμό κάρτας, που επιβεβαιώνει τη χρέωση κεφαλαίων από τον λογαριασμό νομικού προσώπου.
Έχουμε ήδη επιστήσει την προσοχή στο γεγονός ότι τα κεφάλαια που χρεώνονται από λογαριασμό νομικής οντότητας σύμφωνα με τις πράξεις των υποπαραγράφων 1, 2, 4 - 8 της παραγράφου 4.6 του Κανονισμού αριθ. κάτοχος εταιρικής κάρτας. Επιπλέον, ο κάτοχος της κάρτας μπορεί να χρησιμοποιήσει την κάρτα πληρωμής απευθείας για ανάληψη μετρητών. Μια τέτοια λειτουργία στη λογιστική αντικατοπτρίζεται ως εξής:
Χρησιμοποιώντας δανειακά κεφάλαια στις δραστηριότητές του, ο οργανισμός δανειολήπτη πρέπει να καθοδηγείται από το Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 2ας Αυγούστου 2001 αριθ. Το σέρβις τους” PBU 15/01”. Σύμφωνα με τις παραγράφους 16 και 17 του εν λόγω εγγράφου:
"16. Ο οργανισμός υπολογίζει τους τόκους των ληφθέντων δανείων και πιστώσεων σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στη σύμβαση δανείου και (ή) στη σύμβαση πίστωσης.
17. Το χρέος των ληφθέντων δανείων και πιστώσεων εμφανίζεται λαμβάνοντας υπόψη τους οφειλόμενους τόκους στο τέλος της περιόδου αναφοράς που πρέπει να καταβληθούν σύμφωνα με τους όρους των συμφωνιών.
Στη λογιστική του δανειολήπτη οργανισμού, το ποσό των τόκων που συσσωρεύονται για τη χρήση δανειακών κεφαλαίων περιλαμβάνεται στα λειτουργικά έξοδα (με βάση την παράγραφο 11 του PBU 10/99) και αντικατοπτρίζεται στο λογαριασμό 91 «Λοιπά έσοδα και έξοδα».
Σημείωση!
Η φορολογική νομοθεσία ταξινομεί το ποσό των τόκων επί των οφειλών οποιουδήποτε είδους ως μη λειτουργικά έξοδα του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Επιπλέον, το Κεφάλαιο 25 «Φόρος εισοδήματος εταιρειών» προβλέπει μια ειδική διαδικασία για την ταξινόμηση των τόκων των χρεωστικών υποχρεώσεων ως λογιστικών δαπανών για φορολογικούς σκοπούς, η οποία ορίζεται από τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Λαμβάνεται το μέγιστο ποσό τόκων που αναγνωρίζεται ως έξοδο: είτε ίσο με το επιτόκιο αναχρηματοδότησης της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αυξημένο κατά 1,1 φορές - κατά την έκδοση χρέους σε ρούβλια και 15% - για υποχρεώσεις σε ξένο νόμισμα, ή ίσο με το ποσό που εισπράχθηκε για χρέους με συγκρίσιμους όρους .
Η επιστροφή του ληφθέντος δανείου και η πληρωμή των δεδουλευμένων τόκων αντικατοπτρίζεται στην πίστωση των λογαριασμών μετρητών σε αντιστοιχία με τον λογαριασμό ().
Παράδειγμα.
Τον Ιανουάριο, ένας εμπορικός οργανισμός συνήψε συμφωνία με μια εκδότρια τράπεζα για τη λήψη και εξυπηρέτηση μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας. Η εκδότρια τράπεζα, σύμφωνα με τη συμφωνία, παρείχε δάνειο ύψους 224.200 ρούβλια για περίοδο 4 μηνών με επιτόκιο 16%. Ο οργανισμός έχει πληρώσει για αγαθά που διατηρούνται για μεταπώληση χρησιμοποιώντας αυτήν την εταιρική πιστωτική κάρτα.
Το ποσό των δανειακών κεφαλαίων που μεταφέρθηκαν στην τράπεζα
Στο εξεταζόμενο παράδειγμα, η εκδότρια τράπεζα, σύμφωνα με τους όρους της συμφωνίας, μετέφερε αρχικά το ποσό του δανείου σε ειδικό λογαριασμό κάρτας του πελάτη. Ωστόσο, αυτή δεν είναι η μόνη επιλογή που σας επιτρέπει να πληρώνετε με δανεικά κεφάλαια χρησιμοποιώντας εταιρική πιστωτική κάρτα.
Το αστικό δίκαιο επιτρέπει μια κατάσταση όπου, σύμφωνα με σύμβαση τραπεζικού λογαριασμού, η τράπεζα πραγματοποιεί πληρωμές στον πελάτη, παρά την απουσία κεφαλαίων στον τρεχούμενο λογαριασμό, δηλαδή γίνεται βραχυπρόθεσμη πίστωση του λογαριασμού (άρθρο 850 του τον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Αυτό το είδος δανείου ονομάζεται υπερανάληψη. Μπορεί να προκύψει υπερανάληψη εάν η τράπεζα χρηματοδοτήσει διακανονισμούς χρησιμοποιώντας πιστωτική κάρτα, πραγματοποιώντας συναλλαγές που υπερβαίνουν το όριο πληρωμής του πελάτη.
Κατά την πραγματοποίηση πληρωμών με χρήση εταιρικών πιστωτικών καρτών, είναι απαραίτητο να γίνεται διάκριση μεταξύ μιας προβλεπόμενης υπερανάληψης και μιας μη παρεχόμενης.
Εάν τα μέρη, κατά τη σύναψη συμφωνίας για την έκδοση και τη διατήρηση πιστωτικής κάρτας, προέβλεπαν τη δυνατότητα υπερανάληψης, τις προϋποθέσεις παροχής της, τους χρόνους αποπληρωμής και τους τόκους, τότε αυτή η υπερανάληψη θεωρείται προβλεπόμενη.
Αποκαλύπτεται, κατά κανόνα, με την παραλαβή αποσπάσματος από την τράπεζα. Δεδομένου ότι η υπερανάληψη είναι ένας τύπος βραχυπρόθεσμου δανείου, αντικατοπτρίζεται στη λογιστική με χρήση λογαριασμού. Έχοντας λάβει απόσπασμα από την τράπεζα και έχοντας εντοπίσει υπερανάληψη, ο λογιστής πρέπει να το απεικονίσει στη λογιστική. Η ημερομηνία εμφάνισης της υπερανάληψης είναι η ημερομηνία κατά την οποία η τράπεζα πραγματοποίησε την πληρωμή από δικά της κεφάλαια. Στην περίπτωση αυτή γίνεται η ακόλουθη καταχώριση στη λογιστική:
Χρέωση 55 «Ειδικοί λογαριασμοί σε τράπεζες» υπολογαριασμός «Ειδικός λογαριασμός κάρτας» Πίστωση 66 «Διακανονισμοί βραχυπρόθεσμων δανείων και δανείων». Οι τόκοι που προκύπτουν από την προβλεπόμενη υπερανάληψη είναι τόκοι από τη χρήση δανειακών κεφαλαίων και λογιστικοποιούνται με τον συνήθη τρόπο.
Ωστόσο, εάν κατά τη σύναψη συμφωνίας για την έκδοση και διατήρηση εταιρικής πιστωτικής κάρτας, τα μέρη δεν προέβλεπαν τη δυνατότητα βραχυπρόθεσμου δανεισμού σε περίπτωση υπέρβασης του ορίου πληρωμής της κάρτας, τότε σε περίπτωση υπέρβασης του ορίου πληρωμής , συμβαίνει μια λεγόμενη απρόβλεπτη υπερανάληψη. Σε αυτή την περίπτωση, η τράπεζα έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από τον οργανισμό που επέτρεψε την απρόβλεπτη υπερανάληψη την επιστροφή των εξόδων της και το ποσό των τόκων για τη χρήση κεφαλαίων άλλων ανθρώπων (άρθρο 1017 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Χρεώνονται τόκοι για τη χρήση κεφαλαίων άλλων ανθρώπων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 395 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σύμφωνα με τις απαιτήσεις του αστικού δικαίου, οι τόκοι για τη χρήση αδικαιολόγητων κεφαλαίων υπολογίζονται από τη στιγμή που ο οργανισμός έμαθε για την αδικαιολόγητη λήψη τους. Δηλαδή τη στιγμή της παραλαβής μιας κατάστασης λογαριασμού, η οποία θα αντικατοπτρίζει την υπέρβαση κόστους.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με θέματα που σχετίζονται με τη λογιστική και τη φορολογία των συναλλαγών που πραγματοποιούνται με πλαστικές κάρτες, μπορείτε να βρείτε στο βιβλίο της CJSC "BKR Intercom-Audit" "Διακανονισμοί με χρήση πλαστικών καρτών".
Οι εταιρικές τραπεζικές κάρτες, όπως είναι σαφές από τα φυλλάδια, είναι το καλύτερο μέσο διακανονισμού με συνεργάτες, πληρωμής εξόδων, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδιού και φιλοξενίας. Είναι άνετο και με κύρος. Είναι αλήθεια;
Και ποιες δυσκολίες θα αντιμετωπίσουν οι λογιστές, ανακάλυψα Irina Shitik.
Ας δούμε, λοιπόν, το ερώτημα τι είναι μια εταιρική τραπεζική κάρτα και ποια πλεονεκτήματα ή μειονεκτήματα παρέχει στους υπαλλήλους της εταιρείας.
Πρώτα απ 'όλα, υπενθυμίζουμε ότι μια τραπεζική πλαστική κάρτα είναι ένα ονομαστικό μέσο πληρωμής που προορίζεται για την πληρωμή αγαθών ή υπηρεσιών, καθώς και για τη λήψη μετρητών από ΑΤΜ και τράπεζες. Μια εταιρική τραπεζική πλαστική κάρτα δεν διαφέρει από άλλες από αυτή την άποψη. Ανοίγει επίσης σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Αλλά η ιδιαιτερότητά του είναι ότι αυτό το άτομο πρέπει να είναι υπάλληλος του οργανισμού που έχει συνάψει συμφωνία για την έκδοση μιας τέτοιας κάρτας. Μια άλλη διαφορά μεταξύ εταιρικών καρτών και άλλων είναι ότι ένας υπάλληλος έχει πλήρη πρόσβαση σε έναν από τους λογαριασμούς μιας νομικής οντότητας, δηλαδή διαχειρίζεται τα κεφάλαια του οργανισμού.
Για να κάνετε αίτηση για εταιρική κάρτα, πρέπει:
1. Σύναψη συμφωνίας με την τράπεζα για την έκδοση και συντήρηση εταιρικών καρτών.
2. Επισυνάψτε στη σύμβαση:
Κατάλογος εργαζομένων της επιχείρησης που θα χρησιμοποιήσουν τις κάρτες.
Αιτήσεις εργαζομένων για έκδοση καρτών.
Εξουσιοδοτήσεις από την επιχείρηση για εργαζομένους - κατόχους καρτών.
3. Υποβάλετε στην τράπεζα τα έγγραφα που απαιτούνται για το άνοιγμα λογαριασμού διακανονισμού κάρτας σε ρούβλι (νόμισμα).
Υπάρχουν πολλά για να διαλέξετε
Τα νομικά πρόσωπα μπορούν να ανοίξουν δύο βασικούς τύπους καρτών για τους υπαλλήλους τους:
Κάρτα διακανονισμού. Προορίζεται για συναλλαγές από τον κάτοχό του εντός του ποσού των κεφαλαίων που έχει καθορίσει η τράπεζα, οι διακανονισμοί για τους οποίους πραγματοποιούνται σε βάρος των χρημάτων της εταιρείας στον τραπεζικό της λογαριασμό.
Πιστωτική κάρτα. Οι διακανονισμοί σε αυτό πραγματοποιούνται σε βάρος των κεφαλαίων που παρέχονται από την τράπεζα στο καθορισμένο όριο σύμφωνα με τους όρους της δανειακής σύμβασης.
Με τη βοήθεια μιας εταιρικής κάρτας, οι εργαζόμενοι μπορούν να λάβουν μετρητά, να πληρώσουν έξοδα που σχετίζονται με επιχειρηματικές δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδιού και φιλοξενίας στη Ρωσική Ομοσπονδία, να λάβουν μετρητά σε ξένο νόμισμα εκτός Ρωσίας και να πληρώσουν έξοδα ταξιδιού. και έξοδα διασκέδασης σε ξένο νόμισμα εκτός το έδαφος της χώρας μας. Παρεμπιπτόντως, τις περισσότερες φορές οι εταιρείες χρησιμοποιούν τραπεζικές κάρτες για να πληρώσουν τα έξοδα φιλοξενίας και ταξιδιού.
Λογιστική για τραπεζικούς λογαριασμούς...
Κατά το άνοιγμα ή το κλείσιμο ενός λογαριασμού σε τράπεζα που εξυπηρετεί εταιρικές κάρτες, είναι απαραίτητο να ειδοποιηθεί ο έλεγχος εντός επτά εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία ανοίγματος ή κλεισίματός του.
Η βάση για τη σύνταξη διακανονισμού και άλλων εγγράφων που αντικατοπτρίζουν τα ποσά των συναλλαγών που πραγματοποιούνται με χρήση καρτών πληρωμών στη λογιστική είναι το μητρώο πληρωμών που εκδίδει η τράπεζα ή ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Η διαγραφή ή η πίστωση κεφαλαίων για συναλλαγές με κάρτα πραγματοποιείται συνήθως το αργότερο την εργάσιμη ημέρα που ακολουθεί την ημέρα που η τράπεζα λαμβάνει το μητρώο πληρωμών ή ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο από ένα μόνο κέντρο διακανονισμού. Στη συνέχεια, αυτά τα έγγραφα μπορούν να ληφθούν από την εταιρεία.
Η μεταφορά χρημάτων σε λογαριασμούς καρτών θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στη λογιστική ως εξής:
Χρέωση 55 Πίστωση 51 (52)
Τα χρήματα μεταφέρθηκαν στον λογαριασμό της τραπεζικής κάρτας από τον λογαριασμό διακανονισμού (νόμισμα).
Το ποσό της αμοιβής που χρεώνει η τράπεζα για την εξυπηρέτηση ειδικού λογαριασμού κάρτας αποτελεί λειτουργικό έξοδο στη λογιστική και λογιστικοποιείται ως εξής:
Χρεωστική 91 Πίστωση 55
Τραπεζικές υπηρεσίες επί πληρωμή.
Ωστόσο, το πιο δύσκολο είναι να οργανώσετε αναλυτική λογιστική για τον υπολογαριασμό «Ειδικός λογαριασμός κάρτας». Εξάλλου, η λογιστική για αυτόν τον υπολογαριασμό θα πρέπει να οργανωθεί στο πλαίσιο συγκεκριμένων λογαριασμών καρτών που ανοίγονται σε μια συγκεκριμένη τράπεζα. Επιπλέον, η αναλυτική λογιστική επηρεάζεται σημαντικά από τις προϋποθέσεις έκδοσης και χρήσης τραπεζικών καρτών που προσφέρει ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Έτσι, για παράδειγμα, κατά τη σύναψη συμφωνίας, μια τράπεζα μπορεί να θέσει όρο για την ύπαρξη ελάχιστου υπολοίπου στον λογαριασμό του οργανισμού (ασφαλιστική κατάθεση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διακανονισμούς σε εξαιρετικές περιπτώσεις για την κάλυψη της υπέρβασης του ορίου πληρωμής) . Σε αυτή την περίπτωση, συνιστάται η χρήση δευτερευόντων λογαριασμών δεύτερης σειράς, για παράδειγμα, «Ειδικός λογαριασμός κάρτας - ελάχιστο υπόλοιπο» και «Ειδικός λογαριασμός κάρτας - όριο πληρωμής».
Εάν ανοίξουν πολλές κάρτες για έναν ειδικό λογαριασμό κάρτας, τότε οποιοσδήποτε κάτοχος μπορεί να πραγματοποιήσει συναλλαγές χρησιμοποιώντας αυτές εντός του γενικού ορίου πληρωμής. Στην περίπτωση αυτή, δεν απαιτείται αναλυτική λογιστική των κατόχων κάρτας μέχρι τη στιγμή που τα κεφάλαια εκδίδονται στον υπόλογο.
Όταν κάθε κάρτα πληρωμής αντιστοιχεί σε ξεχωριστό λογαριασμό, τότε κατά τη μεταφορά χρημάτων σε ειδικό λογαριασμό κάρτας, διαβιβάζεται στην τράπεζα ειδική δήλωση που περιέχει τα στοιχεία των κατόχων και τους αριθμούς καρτών, καθώς και τα ποσά που πρέπει να πιστωθούν σε κάθε τραπεζική κάρτα. Στην περίπτωση αυτή, η αναλυτική λογιστική τηρείται στο πλαίσιο των κατόχων των εκδοθέντων καρτών. Κατά το άνοιγμα μιας τραπεζικής κάρτας σε ξένο νόμισμα, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι το ξένο νόμισμα που τηρείται σε ειδικό λογαριασμό κάρτας πρέπει να επανεκτιμηθεί την ημερομηνία της συναλλαγής και την ημερομηνία σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων (PBU 3/2000 «Λογιστική για περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις των οποίων η αξία εκφράζεται σε ξένο νόμισμα ").
Οι προκύπτουσες συναλλαγματικές διαφορές λαμβάνονται υπόψη για σκοπούς λογιστικής και φορολογικής λογιστικής και και στους δύο τύπους λογιστικής, το ποσό των συναλλαγματικών διαφορών θεωρείται μη λειτουργικό έσοδο (έξοδα). Στη λογιστική, οι συναλλαγματικές διαφορές περιλαμβάνονται στα οικονομικά αποτελέσματα και αντανακλώνται ως εξής:
Χρεωστική 55 Πίστωση 91
Το ποσό της θετικής συναλλαγματικής διαφοράς αντικατοπτρίζεται.
Χρεωστική 91 Πίστωση 55
Το ποσό της αρνητικής συναλλαγματικής διαφοράς αντανακλάται.
Εάν ένας οργανισμός έχει συνάψει συμφωνία για την έκδοση εταιρικών πιστωτικών καρτών, τότε θα γίνουν οι ακόλουθες πράξεις στη λογιστική:
Χρεωστική 55 Πίστωση 66
Το ποσό του δανείου πιστώθηκε σε ειδικό λογαριασμό κάρτας την ημερομηνία που δαπανήθηκαν τα χρήματα.
Χρέωση 91- 2 Πίστωση 66
Έχουν συσσωρευτεί τόκοι του δανείου (η ανάρτηση γίνεται περιοδικά, εντός των προθεσμιών που ορίζει η συμφωνία για την πληρωμή τόκων. - Σημείωση του συγγραφέα).
Χρεωστική 66 Πίστωση 51
Αναγράφονται οι τόκοι του δανείου.
Χρέωση 10 Πίστωση 55
Τα αποθέματα και τα υλικά έχουν πιστωθεί (σε περίπτωση που τα χρήματα από την εταιρική κάρτα δαπανήθηκαν για αγορά αγαθών και υλικών. - Σημείωση του συγγραφέα).
Και με τους υπαλλήλους της εταιρείας
Η εταιρική κάρτα είναι ένα εξατομικευμένο μέσο πληρωμής που προορίζεται για τους εργαζόμενους να πληρώνουν για αγαθά ή υπηρεσίες, καθώς και να λαμβάνουν χρήματα σε ΑΤΜ και τράπεζες.
Η τράπεζα διαγράφει χρήματα από τον τρεχούμενο λογαριασμό της κάρτας της επιχείρησης καθώς πραγματοποιούνται οι διακανονισμοί για τις πράξεις των κατόχων. Πιστεύεται ότι τα κεφάλαια που χρεώθηκαν από τον λογαριασμό εκδόθηκαν βάσει της αναφοράς στον υπάλληλο του οργανισμού. Σε καταστήματα, ξενοδοχεία και άλλους χώρους διακανονισμού, ένας υπάλληλος του οργανισμού λαμβάνει έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν στην κάρτα. Τέτοια έγγραφα είναι λογαριασμοί ξενοδοχείων, ταξιδιωτικά εισιτήρια, αποδείξεις, επιταγές, τιμολόγια κ.λπ. Πρέπει να συνοδεύονται από πρωτότυπα δελτία, αποδείξεις από ηλεκτρονικά τερματικά και ΑΤΜ. Ένας υπάλληλος του οργανισμού υποβάλλει όλα αυτά τα έγγραφα στο λογιστήριο της επιχείρησης μαζί με μια εκ των προτέρων έκθεση. Εάν δεν το έκανε αυτό και η τραπεζική κίνηση δείχνει ότι τα μετρητά αναλήφθηκαν από τον λογαριασμό της κάρτας, ο λογιστής του οργανισμού αντικατοπτρίζει το χρέος του υπαλλήλου του οργανισμού ως εξής:
Χρεωστική 73 Πίστωση 55
Αντικατοπτρίζεται η διαγραφή μετρητών από ειδικό λογαριασμό κάρτας, που δεν επιβεβαιώνεται από κύρια έγγραφα.
Με τη λήψη της προκαταρκτικής αναφοράς, τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν (που σχετίζονται με τις παραγωγικές δραστηριότητες του οργανισμού) αντικατοπτρίζονται με τον γενικό τρόπο. Εάν τα έξοδα στα οποία υποβάλλεται ο υπάλληλος του οργανισμού δεν σχετίζονται με παραγωγικές δραστηριότητες, τότε ο τελευταίος υποχρεούται να τα αποζημιώσει.
Η επιστροφή χρημάτων από τον υπάλληλο αυτών των ποσών μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: είτε ο υπάλληλος του οργανισμού συνεισφέρει μετρητά στο ταμείο του οργανισμού είτε ο οργανισμός παρακρατεί το ποσό της ζημίας από τον μισθό του υπαλλήλου. Ο λογιστής θα εκδώσει τις ακόλουθες εγγραφές σε αυτή την περίπτωση:
Χρεωστική 50 Πίστωση 73
Η συνεισφορά του εργαζομένου σε μετρητά για την επιστροφή εξόδων.
Χρεωστική 70 Πίστωση 73
Παρακράτηση από τον μισθό του υπαλλήλου του χρηματικού ποσού που δαπανήθηκε για εταιρική κάρτα για προσωπικούς σκοπούς.
Εταιρικές κάρτες και φόροι
Κατά το άνοιγμα ή το κλείσιμο ενός λογαριασμού σε τράπεζα για την εξυπηρέτηση εταιρικών καρτών, είναι απαραίτητο να ειδοποιήσετε την επιθεώρηση εντός επτά εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία ανοίγματος ή κλεισίματος (άρθρο 23, 6.1 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Για παραβίαση αυτής της περιόδου, προβλέπεται πρόστιμο 5.000 ρούβλια σύμφωνα με το άρθρο 118 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία τηρούσε πάντα αυτή τη θέση. Και πρόσφατα το Προεδρείο του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας συμφώνησε με αυτό. Στην απόφασή τους της 21ης Σεπτεμβρίου 2010 υπ' αριθμ. 2942/10, οι δικαστές επιβεβαίωσαν ότι εάν μια εταιρεία δεν έστελνε έγκαιρα ειδοποίηση στην εφορία για άνοιγμα επαγγελματικού λογαριασμού, τότε η ποινή για μια τέτοια παράβαση ήταν νόμιμη.
Εάν μια εταιρεία έχει εκδώσει εταιρικές πιστωτικές κάρτες για τους υπαλλήλους της, είναι απαραίτητο να μην ξεχνάμε τη φορολογική λογιστική για τους τόκους για τη χρήση αυτών των πιστωτικών κεφαλαίων. Στη φορολογική λογιστική, το μέγιστο ποσό τόκων που αναγνωρίζεται ως έξοδο που μειώνει τη φορολογητέα βάση για τον φόρο εισοδήματος λαμβάνεται στο ακόλουθο ποσό (άρθρο 269 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας):
Ίσο με το επιτόκιο αναχρηματοδότησης της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αυξημένο κατά 1,1 φορές - κατά την εγγραφή μιας υποχρέωσης χρέους σε ρούβλια.
Ίσο με 15 τοις εκατό - για υποχρεώσεις χρέους σε ξένο νόμισμα.
Οι εταιρικές κάρτες συναλλάγματος συνεπάγονται πρόσθετες συναλλαγές για φορολογικούς σκοπούς - οι διαφορές που προκύπτουν από την απόκλιση της ισοτιμίας πώλησης (αγοράς) ξένου νομίσματος από την εκδότρια τράπεζα από την επίσημη ισοτιμία της Τράπεζας της Ρωσίας λαμβάνονται υπόψη κατά τη φορολόγηση των κερδών. Αντικατοπτρίζονται στην ημερομηνία πώλησης (αγοράς) του νομίσματος (ρήτρα 6, ρήτρα 7, άρθρο 272 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ρήτρα 7, ρήτρα 4, άρθρο 271 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και λογίζονται ως μη λειτουργικά έξοδα (ρήτρα 6, ρήτρα 1, άρθρο 265 Κώδικας Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας) ή έσοδα (ρήτρα 2, άρθρο 250 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Αυτές οι συναλλαγματικές διαφορές μπορούν να μειώσουν τη φορολογική βάση για τον φόρο εισοδήματος μόνο εάν ο εργαζόμενος, έχοντας αγοράσει το νόμισμα, το ξοδέψει για επίσημους σκοπούς.