Iznenađujuće, mnogi ljudi, kada treba da pošalju e-mail na više ljudi odjednom, jednostavno navedu adrese u polju "Za", to je normalno kada je ovaj email naslovljen na vaše kolege ili prijatelje, ali kada šaljete pisma grupi klijenata, tako svima pokazujete adrese drugih primalaca, u suštini otkrivajući vašu adresnu bazu.
Sve što vaši klijenti treba da urade je da proslede ovo pismo vašem konkurentu i vaši kontakti će odmah procuriti.
Čudno je, ali mnogi daleko od glupih ljudi iznenađeni su kada saznaju da ako trebate poslati pismo mnogim primateljima kako ne bi znali jedni za druge, onda postoji polje "Bcc" za to.
Na primjer, za mail.ru to će izgledati ovako:
I tako još jednom ukratko:naznačio adrese u "za" - svako može vidjeti kome si poslao pisma, naznačen u "slijepoj kopiji" - svako misli da je pismo samo za njega.
I svaki primalac će dobiti pismo u kojem će biti u polju „do“. samo njegova adresa . Za druge programe, ako ne možete pronaći gdje za BCC, zamolite nekoga da vam pokaže. Još jedna mala stvar, morate navesti jednu adresu u polju "za"; većina programa ili mail servera neće vam dozvoliti da pošaljete pismo bez ovog parametra.
I kada mi pričamo o tome o slanju ponuda, vijesti grupi vaših klijenata - ovdje je praksa korištenja slijepe kopije nedvosmislena, morate sakriti svoju adresnu bazu. Zanimljiva stvar oko slanja pisma vašim kolegama, ovdje se preporučuje da se ponašate u skladu sa situacijom, na primjer, pošaljete pismo sa zahtjevom za slanje sugestija (na primjer, za poboljšanje korisničke usluge) i ako svaki kolega vidi da drugi ljudi su primili isto pismo, tada najvjerovatnije neće odgovoriti - oslanjat će se na druge, što znači da morate koristiti skrivenu kopiju. Ako se ova naredba izvrši, onda će, na primjer, navođenje šefa vašeg kolege jednostavno učiniti čuda, a vaš nalog će biti izvršen.
Posebno pitanje sa dobavljačima. S jedne strane, označavanje svih primatelja u kopiji treba pokazati dobavljaču da imate izbor i da vam on treba ponuditi dobre cijene. S druge strane, menadžer koji je primio vaše pismo, budući da je poslato ne samo njemu, najvjerovatnije će se prema vašem zahtjevu odnositi “hladno”. Lično, po mom mišljenju, smatram da je u slučaju dobavljača potrebno koristiti skrivenu kopiju, barem radi zaštite poslovne tajne, ali vjerojatnije da dobri odnosi sa menadžerom dobavljača.
Možete pročitati nedavni slučaj greške specijaliste, kada su svi primaoci vidjeli druge primaoce: Smaranje svima u ovom chatu, tamo su bili zaista ugledni ljudi - direktori, ali su ipak mnogi primili spam kao odgovor.
Pa, kao i uvijek, diskusija u komentarima je dobrodošla.
Prema mom iskustvu, postoje dvije glavne opcije u prepisci.
Prvo je „hladno pismo“, kada se pismo piše novom kontaktu ili se inicira komunikacija sa primaocem sa kojim je došlo do pauze u komunikaciji. A drugi je kada napišete pismo nekome ili onima sa kojima ste u prilično bliskom radnom kontaktu.
U slučaju “hladnog” pisma, bolje je pismo popratiti pozivom. Bez obzira koliko je dobro sastavljeno „hladno“ pismo, ako je iz njega došlo stranac, velike su šanse da će biti odloženo za kasnije i, možda, potpuno zaboravljeno. Poziv ili, na primjer, poruka na Skypeu omogućit će vam da uspostavite početnu vezu i motivirate ih da pročitaju vaše pismo.
Dopisivanje sa kolegama s kojima češće ili rjeđe komunicirate je, naravno, potpuno drugačije. Naravno, pokušaće da pročitaju vaše pismo. Ali postoji i šansa da pismo neće biti zapaženo u opštem toku. To mi se najčešće dešava ako je pošiljalac previše lijen da promijeni temu pisma. Takvo pismo, s nebitnom temom, dugo ostaje nepročitano, a zatim se jednostavno prenosi u arhivski folder. Takođe ne volim duga slova kada ih ima nekoliko važne teme pokušavajući da opišem sve odjednom. Nezgodno je odgovoriti na takvo pismo. I može biti teško pročitati do kraja, jer već prvi dio zahtijeva neku vrstu akcije. Bolje je podijeliti takvo pismo na nekoliko, s jednom glavnom idejom u svakom.
Želio bih da upotpunim mišljenja mojih kolega. Ponekad mi se čini da se nivo internet pismenosti i kulture dopisivanja iz godine u godinu samo smanjuje. Možda su za to krivi glasnici, ko zna? Ako bi se prilično čudno ponašanje u e-mailu prije pet-dvije godine moglo oprostiti direktoru jedne hemijske fabrike iz Kirovo-Čepecka, odgovorivši mu sa osmehom razumevanja i blagog metropolitanskog snobizma. Sada, kada dobijem pismo od mladih i uspješnih momaka, obeshrabren sam. Ispod je moj subjektivni (holivarski) TOP stvari koje su dosadne u dopisivanju.
1. 97 slova u lancu. Baš danas sam dobio takvu temu, to traje već godinu dana i to već kod trećeg odgovornog menadžera. Moj gmail odbija da otvori ovo čudo, posebno na mobilnom.
2. Sto ljudi u kopiji. Veoma je impresivno kada ga dodaju u kopiju generalni direktor, izvršni sekretar, sve kolege iz susednih resora, kao i svi rođaci do desete generacije. Ali mi nismo na svadbi, bogami.
3. Čak i ako je broj učesnika u prepisci mali, često se preraste u raspravu o linjanju voljenog psa, nevažnim detaljima ili nečemu poput "Zadovoljite se prvim ili drugim!" Napišite ok, ko se slaže. Facepalm.
4. Dobar dan. Pa šta da kažem. Ne znam ni kako da prokomentarišem ovo. Imam osjećaj da su ljudi koji ovo pišu svi MLMeri ili šarlatani.
5. Potpisi. Za njih ću čak istaknuti dvije podstavke. Nema tri!
5.1 Dugi potpisi na kojima se navode regalije, prema mojim zapažanjima, dovode do prevelike opasnosti i ogromna količina slobodno vrijeme. U idealnom slučaju, na petama bi trebali biti i logotipi različitih kompanija.
5.2 Ne štampajte ovo pismo. Sačuvajmo drveće. Odaću vam tajnu, ako ima više stabala, treba ih posaditi jutarnji jogging. A efekat je isti i koristan za planetu. Da li je sagovornik zaista mislio da ću ja odštampati njegovo pismo?
5.3. Potpisi na nepravoslavnom jeziku. Iskreno, svaki put kada ga vidim - srdačan pozdrav, želim da proguglam prevod i zaboravim. Pitam se kako se još prevodi?
5.4 Molimo citirajte prepisku, inače imam problema sa memorijom. Takvim ljudima savjetujem da više spavaju i da se suzdržavaju od žurki i droge vikendom.
Pismo sa pitanjem jedna je od najčešćih vrsta poslovne e-poruke. Uprkos svojoj jednostavnosti, upitna pisma stvaraju mnogo poteškoća i pošiljaocu i primaocu.
Greške prilikom pisanja pitanja
1. Pitanje koje visi u vazduhu.
Problem sa ovim pitanjem je što se postavlja nekome nepoznatom, u koju svrhu i u vezi sa čime.
Na primjer: "Hoćete li prihvatiti tročlanu porodicu?" Ovo je bilo prvo pismo. Čak ni primalac ovog pisma nije mogao adekvatno odgovoriti na ovo pitanje. Činjenica je da je prije izvjesnog vremena adresat na nekoliko resursa postavio oglas da je poslodavac spreman obezbijediti posao u svojoj specijalnosti uz obezbjeđivanje stanovanja. Za različita slobodna radna mjesta bilo je različitim uslovima. Kada mesec dana kasnije stigne pismo sa takvim pitanjem bez ikakve preambule, ne želite ni da odgovorite na njega. Zašto takav zaposlenik? Čak i ako je genije u svojoj oblasti, u svom pismu se pokazao u najgorem stanju.
2. Pitanje opterećeno nepotrebnim detaljima.
Ako postavljate pitanje u kontekstu prethodne korespondencije, onda je u tijelu pisma dovoljno da se pozovete na prethodno pismo, a ne da ga opterećujete nepotrebnim detaljima.
Na primjer: „Rekli ste da možete napraviti prijevod na daljinu. Možete poslati i elektronsku kopiju. I rekli su mi da... Koliko košta overen prevod izvoda iz matične knjige rođenih ili venčanih sa ukrajinskog na ruski jezik?” IN u ovom slučaju bilo je moguće proći jednom rečenicom ili frazom: „Rekli ste da je moguće napraviti prevod na daljinu. Koliko košta overen prevod izvoda iz matične knjige rođenih ili venčanih sa ukrajinskog na ruski jezik?”
3.Pitanje izvučeno iz konteksta prethodne prepiske.
Vrlo često proces rada zahtijeva razna pojašnjenja, pojašnjenja i rješenja problema koji se na tom putu javljaju. U takvim slučajevima koriste se pojašnjavajuća pitanja. Ali dešava se da neki ljudi postavljaju takva pitanja svaki put u novom pismu, ne čuvajući istoriju prepiske. Ovo uvelike komplikuje proces odgovora i život primaoca. Svaki put je primoran da pretura po svom poštanskom sandučetu i traži prethodna pisma i svoje odgovore na njih. Zadržite prethodnu prepisku o svakom projektu ili pitanju.
Kako pravilno napisati upitno pismo?
1. Oslovite primaoca imenom. Ako je pismo upućeno timu, kontaktirajte odgovornu osobu.
Poštovani Sergeje Anatoljeviču!
2. Postavite kontekst. Šta je bio razlog pisanja i zašto se obraćate upravo primaocu?
Tokom ličnog sastanka razgovarali smo o mogućim temama za Dan pobjede i zaustavili se na životnim pričama veterana.
3. Navedite problem. Ukratko formulirajte suštinu problema.
Međutim, putem lične komunikacije uspio sam prikupiti zanimljiv materijal iz sjećanja djece rata.
4. Postavite pitanje. Formulirajte ga što je moguće kraće i jasnije. Što je pitanje bolje formulisano, to će odgovor biti tačniji.
Možemo li u broj uvrstiti članak o djeci rata?
5. Hvala vam na pomoći.
Bio bih vam zahvalan na brzom odgovoru.
| - | ||
 |
- | Svakodnevno šaljete stotine komercijalnih prijedloga, zahtjeva i drugih poslovnih pisama, ali svojom porukom ništa ne postižete željeni rezultat? Ne znate kako da nenametljivo i pristojno podsjetite primaoca na njegove obaveze? Tada će vam online obuka sigurno pomoći "Poslovne vještine pisanja"! Možete ga uzeti u bilo koje vrijeme |
Ne zaboravite da sakrijete primaoce e-pošte ako svi primaoci ne moraju da se vide.
BCC, ili slijepa karbonska kopija- to je ono što se na ruskom zove skrivena kopija. Zahvaljujući njemu, primalac ne vidi sve druge adrese na koje pismo stiže. Ova funkcija postoji u svim email servisima, od Outlooka do Gmaila, a ako još ne znate za njeno postojanje, vrlo je moguće da vas ne vole kolege i klijenti.
Prije svega, Bcc je neizgovoreni bonton u e-mail korespondenciji. Kao što ne biste trebali, na isti način ne biste trebali nikome pokazivati tuđe poštanske adrese. Čak i ako ste kliknuli na svoje omiljeno dugme „Odgovori svima“, vaša poruka neće stići do primaoca u BCC-u.
Ne znaju svi ovo, ali BCC ne samo da štiti adrese e-pošte od znatiželjnih očiju, već radi i kao neka vrsta antivirusa, sprečavajući neželjenu poštu da uđe na vaš računar. To je zbog činjenice da se virusi kreću okolo e-mail, skrivene adrese e-pošte nisu dostupne. I iako adresa e-pošte na Internetu nije toliko lična i važna kao kućna adresa, ne biste je trebali ostavljati u javnoj domeni - inače spam najvjerovatnije neće biti izbjegnut.
Craig Child
novinar
“Bcc je mjesto gdje stavljate kontakte koje ne želite da drugi ljudi vide. Obično se koristi za slanje e-pošte i neželjenu poštu, ali ovo polje je takođe zgodno za održavanje pristojnosti i nepokazivanje adresa e-pošte strancima. Mislim da je pogrešno misliti da je ljudima ugodno da drugi ljudi vide njihove adrese. Na primjer, ako se radi o pozivu na zabavu: ne poznaju se svi, pa je često neprikladno da ljudi vide jedni druge kontakt informacije.”